Organiser un afterwork en ligne, étape par étape

Un afterwork en ligne fonctionne mieux quand le programme est court, les échanges sont préparés et la technique est testée avant l’arrivée des participants. Commence par définir le public, le format et la plateforme, puis fixe la date avant d’envoyer les invitations. Prévois un formulaire d’inscription, un rappel et une animation précise pour éviter les temps morts. Le jour J, vérifie les connexions, l’éclairage, les micros et les boissons avant l’ouverture de la salle virtuelle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le public cible et le programme
2 personnes
2
Choisir une plateforme en ligne
2 personnes
3
Confirmer la date et l'heure
4
Créer le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer un rappel
9
Vérifier la liste des participants
10
Préparer le programme et les questions
2 personnes
11
Préparer des amorces de conversation
2 personnes
12
Créer un espace en ligne
13
Vérifier le lien d’inscription
14
Tester la technique
2 personnes
15
Tester l’arrière-plan et l’éclairage
16
Faire les courses
2 personnes
17
Refroidir les boissons
18
Préparer les en-cas
2 personnes
19
Monter les postes de travail
2 personnes
20
Revérifier la technique
2 personnes

Événement

21
Accueillir les participants
2 personnes
22
Accueillir et donner les explications
23
Présenter les participants
2 personnes
24
Animer les tours de discussion
3 personnes
25
Réapprovisionner les boissons
26
Ravitaillement des amuse-bouches
27
Résoudre les questions techniques
28
Clore et remercier
29
Déconnecter les participants
2 personnes

Suivi

30
Démonter les postes de travail
2 personnes
31
Faire la vaisselle
32
Rassembler les déchets
33
Nettoyer l’espace
2 personnes
34
Enregistrer les fichiers d’enregistrement et de chat
35
Envoyer un message de remerciement
36
Relancer les contacts des participants
2 personnes
37
Retourner le matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Webcamsqté 3
Casquesqté 3
Microphones externesqté 2
Haut-parleur
Câbles HDMIqté 3
Câbles USBqté 4
Hubs USBqté 2
Chargeursqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 2

Mobilier

Tables de travailqté 3
Chaises de bureauqté 3

Décoration

Bâche de fondqté 2
Décoration de tableqté 3

Vaisselle

Verresqté 24
Tasses à caféqté 12
Assiettesqté 24
Couvertsqté 24

Cuisine

Bouilloire
Machine à café
Glacièresqté 2
Saladiers de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 4
Tire-bouchonsqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 3
Brosses à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque d’abord 60 à 90 minutes pour l’afterwork et limite le programme à deux ou trois séquences : accueil, tours de discussion et moment informel. Sans déroulé précis, les premières minutes sont souvent perdues en explications.
Envoie l’invitation au moins 10 jours avant la date et ferme les inscriptions 24 à 48 heures avant. Utilise le formulaire pour recueillir les besoins alimentaires et vérifier le nombre réel de participants.
Prépare une question de présentation et deux amorces de conversation par petit groupe. Cette réserve de questions évite les silences lorsque les participants ne se connaissent pas.
Fais un test technique complet 24 heures avant, puis une dernière vérification 30 minutes avant l’accueil. Contrôle les webcams, casques, microphones, câbles, chargeurs, éclairage et lien d’inscription depuis les appareils qui seront utilisés.
Prépare les boissons et les en-cas avant la connexion des invités, avec verres, tasses, assiettes et serviettes déjà disposés. Pour le premier verre, prévois environ deux à trois boissons par personne et garde une glacière ou un espace de réassort à portée de main.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour un afterwork en ligne ?: Prévoyez 60 à 90 minutes, avec 10 minutes d’accueil, 20 à 30 minutes de discussions guidées et au moins 20 minutes d’échange libre. Ajoutez 30 minutes avant le début pour les derniers tests et l’installation.
Quand envoyer les invitations pour un afterwork en ligne ?: Envoyez-les 10 à 14 jours avant l’événement afin de laisser le temps de répondre. Envoyez un rappel 24 à 48 heures avant, avec le lien de connexion, l’horaire et les consignes techniques.
Combien de temps avant faut-il tester la technique ?: Faites un test complet la veille, puis contrôlez à nouveau les micros, webcams, casques et éclairages 30 minutes avant l’arrivée des participants. Gardez des câbles USB, HDMI, des chargeurs et une multiprise de rechange à proximité.
Comment éviter les blancs pendant un afterwork en ligne ?: Préparez au moins deux questions par séquence et désignez une personne pour animer les tours de discussion. Prévoyez aussi une présentation courte de chaque participant, limitée à environ 30 secondes, pour lancer les échanges.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.