Cómo organizar un networking online sin improvisar
Un networking online funciona cuando la parte técnica y la conversación se preparan con el mismo cuidado. Empieza definiendo a quién invitas, qué resultado quieres y cómo se repartirán las rondas de conversación. Después fija la plataforma, abre las inscripciones y prueba todos los equipos antes de enviar el enlace definitivo. El día del evento, deja tiempo para admitir a los participantes, explicar la dinámica y resolver fallos sin cortar el ritmo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir el público objetivo y el programa
2 personas
- 2
Seleccionar plataforma online
2 personas
- 3
Confirmar fecha y hora
- 4
Crear formulario de inscripción
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Enviar recordatorio
- 9
Comprobar la lista de participantes
- 10
Preparar el programa y las preguntas
2 personas
- 11
Preparar temas para romper el hielo
2 personas
- 12
Crear sala online
- 13
Comprobar el enlace de participación
- 14
Probar la técnica
2 personas
- 15
Probar sonido e iluminación de fondo
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Enfriar bebidas
- 18
Preparar los aperitivos
2 personas
- 19
Montar los puestos de trabajo
2 personas
- 20
Probar de nuevo la técnica
2 personas
Evento
- 21
Admitir a los participantes
2 personas
- 22
Dar la bienvenida y explicar
- 23
Presentar a los participantes
2 personas
- 24
Guiar las rondas de conversación
3 personas
- 25
Rellenar las bebidas
- 26
Reponer los aperitivos
- 27
Resolver dudas técnicas
- 28
Dar cierre y agradecimiento
- 29
Dar de baja a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 30
Desmontar los puestos de trabajo
2 personas
- 31
Lavar la vajilla
- 32
Recoger la basura
- 33
Limpiar el espacio
2 personas
- 34
Guardar grabaciones y archivos del chat
- 35
Enviar mensaje de agradecimiento
- 36
Hacer seguimiento de los contactos de los participantes
2 personas
- 37
Devolver el equipo
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Equipo
- Portátilescant. 3
- Webcamscant. 3
- Auriculares con micrófonocant. 3
- Micrófonos externoscant. 2
- Altavoz
- Cables HDMIcant. 3
- Cables USBcant. 4
- Hubs USBcant. 2
- Cargadorescant. 4
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 2
Mobiliario
- Mesas de trabajocant. 3
- Sillas de oficinacant. 3
Decoración
- Lona de fondocant. 2
- Decoración de mesacant. 3
Vajilla
- Vasoscant. 24
- Tazas de cafécant. 12
- Platoscant. 24
- Cubiertoscant. 24
Cocina
- Hervidor de agua
- Cafetera
- Neveras portátilescant. 2
- Cuencos de serviciocant. 6
- Cucharones de servircant. 4
- Sacacorchoscant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 3
- Cepillos para fregarcant. 2
- Paños de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Define el público y el programa antes de crear la invitación. Si habrá rondas de conversación, decide de antemano cuánto durará cada una y prepara varias preguntas para romper el hielo.
- Abre el formulario de inscripción con suficiente antelación para recoger nombres, contactos y preferencias dietéticas. Cierra la lista al menos 24 horas antes para preparar los grupos y el orden de participación.
- Prueba la sala online dos veces: una antes de enviar el enlace y otra el mismo día. Comprueba cámaras, auriculares con micrófono, micrófonos externos, iluminación, cables, cargadores y conexiones eléctricas.
- Envía un recordatorio entre 24 y 48 horas antes con la hora, el enlace y una indicación breve sobre cámara y auriculares. Comprueba la lista final justo antes de admitir a los participantes para no dejar a nadie fuera.
- Prepara bebidas y aperitivos antes de abrir la sala, no durante la bienvenida. Calcula aproximadamente dos bebidas por persona para la primera hora y deja vasos, tazas, platos y cuencos de servicio al alcance de quienes participen.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un networking online?
- Empieza entre 2 y 3 semanas antes si necesitas reunir inscripciones y formar grupos. Haz la prueba técnica completa al menos 24 horas antes y repítela el mismo día.
- ¿Cuándo debo enviar el enlace del networking online?
- Envía la invitación cuando la fecha, la hora y la plataforma estén confirmadas. Manda un recordatorio entre 24 y 48 horas antes y verifica el enlace otra vez justo antes de empezar.
- ¿Cuánto debe durar una ronda de conversación online?
- Reserva entre 10 y 15 minutos por ronda para que cada participante pueda presentarse y conversar sin prisas. Programa 2 o 3 minutos entre rondas para cambiar de sala o explicar la siguiente pregunta.
- ¿Cuántas bebidas necesito para un networking online?
- Calcula 2 bebidas por persona durante la primera hora y añade una reserva del 10 %. Enfría las bebidas antes de abrir la sala y coloca vasos, tazas y aperitivos en cada puesto de trabajo.
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