Organiser les portes ouvertes de votre mosquée

Une journée portes ouvertes réussie repose d’abord sur un parcours simple pour les visiteurs. Commencez par fixer la date, les horaires et le programme, puis construisez les visites guidées autour du nombre de personnes attendues. Les inscriptions vous aideront à prévoir les besoins alimentaires, les bénévoles, les sièges et l’accueil. La préparation du lieu, de la signalétique et du matériel doit être terminée avant l’arrivée du premier groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
3 personnes
2
Composer les visites guidées
2 personnes
3
Réserver les intervenants du programme
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier la journée portes ouvertes en ligne
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Recruter des bénévoles
3 personnes
11
Répartir les tâches entre les bénévoles
3 personnes
12
Briefer les guides
2 personnes
13
Briefer l'équipe d'accueil
2 personnes
14
Imprimer le programme de route
2 personnes
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Vérifier le matériel d’information
2 personnes
17
Faire une réservation de matériel de nettoyage
18
Finaliser la liste de courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Stocker les produits frais au réfrigérateur
2 personnes
21
Nettoyer le lieu à l’avance
4 personnes
22
Vérifier l’entrée et les issues de secours
2 personnes
23
Vérifier et approvisionner les toilettes
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
5 personnes
25
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
26
Balisage du parcours de visite
2 personnes
27
Installer les tables d’information
3 personnes
28
Installer les porte-chaussures
2 personnes
29
Préparer les espaces de prière
3 personnes
30
Aménager l’espace enfants
2 personnes
31
Tester le système de sonorisation
2 personnes
32
Mettre les boissons au frais
3 personnes
33
Installer le point café et thé
3 personnes
34
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
4 personnes
35
Afficher les informations sur les allergènes
2 personnes
36
Animer le briefing des bénévoles
6 personnes

Événement

37
Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
38
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
39
Distribuer le programme
2 personnes
40
Accompagner les visiteurs vers les espaces
3 personnes
41
Faire des visites guidées
4 personnes
42
Répondre aux questions au point d'information
2 personnes
43
Servir le café et le thé
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Maintenir les espaces de prière propres
2 personnes
47
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
48
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
49
Encadrer l’espace enfants
2 personnes
50
Animer la présentation
2 personnes
51
Animer l’entretien
2 personnes
52
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
53
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

54
Fermer le point café
3 personnes
55
Emballer les restes
3 personnes
56
Faire la vaisselle
4 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
58
Retirer la décoration
3 personnes
59
Éteindre l’équipement
2 personnes
60
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
61
Nettoyer les toilettes
2 personnes
62
Nettoyer les espaces de prière
3 personnes
63
Nettoyer entièrement le lieu
4 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Stocker le matériel restant
2 personnes
66
Rassembler les objets trouvés
67
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
2 personnes
68
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Accueil
Tables d’informationqté 4
Porte-chaussuresqté 8
Tabouretsqté 12
Chaises hautes pour enfantsqté 6
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 80
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 180
Couteauxqté 80
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces alimentairesqté 8
Verres doseursqté 3
Bacs de rangementqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Décoration

Panneau d’accueilqté 2
Panneaux directionnelsqté 12
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Mur photo

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Chariot de nettoyage
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez des créneaux de visite de 30 à 45 minutes et limitez chaque groupe à une taille que les guides peuvent réellement encadrer. Prévoyez aussi 10 minutes entre deux groupes pour éviter les croisements à l’entrée.
Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines à l’avance et demandez dès le formulaire les allergies, les régimes alimentaires et les besoins d’accessibilité. Relancez les personnes inscrites 3 à 5 jours avant la date.
Répartissez les bénévoles par postes précis : accueil, visites, boissons, circulation et rangement. Prévoyez au moins 1 personne à l’accueil et 1 guide par groupe, avec 2 remplaçants pour couvrir les absences.
Briefez les guides et l’équipe d’accueil 60 à 90 minutes avant l’ouverture. Remettez-leur le programme, les consignes sur les chaussures et les espaces accessibles, ainsi que la procédure à suivre en cas de question sensible.
Terminez l’installation la veille autant que possible : tables et chaises, bureau d’accueil, porte-chaussures, badges, panneaux et matériel audio. Le jour même, contrôlez les toilettes, les issues de secours, le réfrigérateur et les boissons au moins 2 heures avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser des portes ouvertes de mosquée ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour fixer le programme, réserver les intervenants, ouvrir les inscriptions et recruter les bénévoles. Gardez la dernière semaine pour les briefings, les achats et les vérifications du lieu.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes de mosquée ?: Pour 50 visiteurs répartis en groupes, comptez généralement 8 à 12 bénévoles : accueil, guides, circulation, boissons, installation et rangement. Ajoutez 2 personnes de réserve pour les pauses et les absences.
Quand envoyer les invitations pour les portes ouvertes d’une mosquée ?: Envoyez une première invitation 3 à 4 semaines avant l’événement, puis une confirmation 3 à 5 jours avant. Indiquez les horaires, l’adresse, les modalités d’inscription et les éventuelles consignes à l’entrée.
Que faut-il vérifier le matin des portes ouvertes ?: Faites une vérification complète 2 heures avant l’ouverture : entrée et issues de secours, toilettes, signalétique, badges, programme imprimé, boissons, matériel audio et répartition des bénévoles. Testez aussi le microphone et les haut-parleurs avant l’arrivée du premier groupe.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.