Moschee-Tag der offenen Tür gut organisieren

Beginne mit Datum, Programm und Führungsstrecke, bevor du Einladungen verschickst oder Helfer einteilst. Lege früh fest, wie viele Führungen stattfinden, wer das Programm moderiert und wie Besucher sich anmelden. Danach folgen Freiwillige, Verpflegung, Infomaterial und die Ausstattung vor Ort. Die häufigsten Probleme entstehen am Veranstaltungstag durch unklare Zuständigkeiten, fehlende Namensschilder, blockierte Fluchtwege oder zu spät gekühlte Lebensmittel.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
3 Personen
2
Führungen zusammenstellen
2 Personen
3
Referenten für das Programm festlegen
2 Personen
4
Einladungen erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Tag der offenen Tür online veröffentlichen
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Freiwillige rekrutieren
3 Personen
11
Aufgaben unter den Freiwilligen verteilen
3 Personen
12
Führer anweisen
2 Personen
13
Gästebetreuung einweisen
2 Personen
14
Programm und Strecke drucken
2 Personen
15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
16
Infomaterial prüfen
2 Personen
17
Reservierung für Reinigungsmaterial anlegen
18
Einkaufsliste finalisieren
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Frischeprodukte gekühlt lagern
2 Personen
21
Veranstaltungsort im Voraus reinigen
4 Personen
22
Eingang und Fluchtwege kontrollieren
2 Personen
23
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen
24
Tische und Stühle bereitstellen
5 Personen
25
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
26
Führungsroute markieren
2 Personen
27
Informationstische einrichten
3 Personen
28
Schuhregale aufstellen
2 Personen
29
Gebetsräume vorbereiten
3 Personen
30
Kinderbereich einrichten
2 Personen
31
Beschallungsanlage testen
2 Personen
32
Getränke kalt stellen
3 Personen
33
Kaffee- und Teestation aufbauen
3 Personen
34
Häppchen auf Platten anrichten
4 Personen
35
Allergeninformationen aushängen
2 Personen
36
Volunteer-Briefing abhalten
6 Personen

Event

37
Empfangstheke besetzen
3 Personen
38
Besucher registrieren
3 Personen
39
Programm verteilen
2 Personen
40
Besucher zu den Räumen begleiten
3 Personen
41
Führungen geben
4 Personen
42
Fragen am Informationsschalter beantworten
2 Personen
43
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
44
Snacks servieren
3 Personen
45
Getränke nachfüllen
2 Personen
46
Gebetsräume ordentlich halten
2 Personen
47
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
48
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
49
Kinderbereich betreuen
2 Personen
50
Präsentation moderieren
2 Personen
51
Fragegespräch begleiten
2 Personen
52
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
53
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

54
Kaffeestation schließen
3 Personen
55
Übrig gebliebene Lebensmittel verpacken
3 Personen
56
Geschirr abwaschen
4 Personen
57
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
58
Dekoration entfernen
3 Personen
59
Geräte ausschalten
2 Personen
60
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
61
Toiletten reinigen
2 Personen
62
Gebetsräume reinigen
3 Personen
63
Veranstaltungsort vollständig reinigen
4 Personen
64
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
65
Übriges Material einlagern
2 Personen
66
Fundsachen sammeln
67
Dankeschön an Besucher senden
2 Personen
68
Fotos und Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
Empfangstresen
InformationstischeAnz. 4
SchuhregaleAnz. 8
HockerAnz. 12
KinderhochstühleAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 80
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
LöffelAnz. 180
MesserAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 16
ServiertablettsAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
LebensmittelzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Laptop
Beamer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Dekoration

WillkommensschildAnz. 2
WegweiserAnz. 12
TischdeckenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 8
WimpelkettenAnz. 6
Fotowand

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 3
Reinigungswagen
HandfegerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Führungen mit festen Startzeiten und einer klaren Strecke. Drucke Programm und Wegführung spätestens am Vortag aus, damit Empfang und Führer dieselben Informationen verwenden.
Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und frage dabei auch nach Ernährungswünschen. Schließe die Auswertung einige Tage vor dem Termin ab, damit die Verpflegung und Sitzplätze realistisch geplant werden können.
Teile die Freiwilligen nicht nur allgemein ein, sondern weise jeder Person eine konkrete Aufgabe und einen Zeitraum zu. Eine kurze Einweisung für Führer und Gästebetreuung verhindert Rückfragen während des laufenden Programms.
Richte den Empfang mit Tresen, Informationstischen, Namensschildern und Schuhregalen ein. Kontrolliere zusätzlich, ob Lautsprecher, Funkmikrofone und Laptop vor Beginn funktionieren.
Erledige Reinigung, Einkauf und Aufbau in dieser Reihenfolge: Veranstaltungsort reinigen, Fluchtwege und Toiletten prüfen, Mobiliar aufstellen, dann frische Lebensmittel gekühlt lagern. Plane für die letzte Kontrolle mindestens 60 Minuten vor dem ersten Programmpunkt ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Moschee-Tag der offenen Tür planen?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Führungen und Referenten. Einladungen und die Online-Ankündigung sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden.
Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür in der Moschee?: Plane pro gleichzeitig laufender Führung mindestens eine führende Person und zusätzlich 2 bis 3 Helfer für Empfang, Gästebetreuung und Verpflegung ein. Bei mehreren Gruppen braucht jede Gruppe eine feste Ansprechperson.
Wann sollte man die Führungen und das Programm festlegen?: Lege Führungsstrecke, Startzeiten und Referenten mindestens 3 Wochen vorher fest. So bleiben etwa 14 Tage für Anmeldungen, Rückfragen, Drucksachen und die Einteilung der Freiwilligen.
Was muss man am Veranstaltungstag vor dem Beginn kontrollieren?: Starte die Schlusskontrolle mindestens 60 Minuten vorher. Prüfe Eingang, Fluchtwege, Toiletten, Empfang, Technik, Sitzplätze, Namensschilder und die gekühlte Lagerung frischer Lebensmittel.

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