Checklist pour organiser un week-end musical

Un week-end musical demande de coordonner le programme, les artistes, les participants, les repas et la technique. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, des premières confirmations jusqu’à l’ouverture du lieu. Elle aide aussi à éviter les oublis fréquents : besoins alimentaires, contacts d’urgence, câbles, piles et informations de stationnement. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier chaque détail avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les artistes et les groupes
2 personnes
Établir le répertoire et le planning
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées des participants
Faire les réservations
Réserver le matériel audio
Passer la commande traiteur
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Recueillir les contacts d'urgence
Imprimer le règlement intérieur
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Conserver les aliments au frais
2 personnes
Rassembler le matériel et les équipements
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Dégager la zone du podium
3 personnes
Installer le matériel sonore
4 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Afficher le programme et le règlement intérieur
Mettre le buffet en place
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Encadrer la représentation d’ouverture
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Annoncer les spectacles
Coordonner les changements de scène
3 personnes
Vérifier le niveau sonore
Gérer l’éclairage
Dégager les tables
2 personnes
Rassembler les verres et la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
3 personnes
Ranger les instruments en toute sécurité
4 personnes
Refroidir les aliments et les boissons
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Retourner le matériel audio
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 4
Moniteurs de scèneqté 2
Câbles audioqté 12
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Passe-câblesqté 10
Pieds de microqté 12
Piles de rechangeqté 16

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Pieds d’éclairageqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 80
Affiches du programmeqté 10
Ruban adhésifqté 6
Serre-câblesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et le répertoire avant d’envoyer les invitations : les artistes et les groupes doivent être confirmés assez tôt pour construire un planning réaliste.
Traitez les inscriptions avec les besoins alimentaires, les coordonnées vérifiées et les contacts d’urgence. Faites une dernière relance au moins 7 jours avant le week-end.
Pour la technique, prévoyez un contrôle complet avant l’accueil : table de mixage, microphones, boîtiers DI, moniteurs, câbles audio, multiprises et rallonges doivent être testés ensemble.
Ne gardez pas les boissons et les aliments pour le dernier moment. Refroidissez les boissons, vérifiez la chaîne du froid et terminez les courses avant le jour d’ouverture.
Le jour venu, ouvrez le lieu assez tôt pour l’aérer, installer tables et chaises, dégager la zone du podium et sécuriser les câbles avec des passe-câbles. Imprimez aussi le déroulé et le règlement intérieur.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un week-end musical ?: Envoyez-les dès que la date, le programme et les premiers artistes sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant. Fixez une date limite d’inscription au moins 14 jours avant l’événement.
Combien de temps prévoir pour installer le matériel audio ?: Prévoyez au minimum 3 heures avant l’arrivée du public pour installer et tester la table de mixage, les microphones, les moniteurs, les câbles et les alimentations. Ajoutez 30 minutes pour corriger un problème imprévu.
Quand commander le traiteur pour un week-end musical ?: Passez la commande au moins 7 jours avant, après avoir consolidé les inscriptions et les besoins alimentaires. Confirmez les quantités et l’heure de livraison 48 heures avant.
Que faut-il vérifier la veille d’un week-end musical ?: Vérifiez les courses, les boissons à refroidir, les aliments à conserver au frais, le matériel rassemblé et les contacts d’urgence. Relisez aussi l’itinéraire, le stationnement et le déroulé imprimé.

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