LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Musikwochenende organisieren: die komplette Checkliste

Ein Musikwochenende braucht mehr als ein gutes Programm: Bands, Spielplan, Technik, Verpflegung und Übernachtungs- oder Anreiseinformationen müssen zusammenpassen. Plane die wichtigsten Zusagen und Reservierungen mehrere Wochen vorher und sammle Kontaktdaten sowie Ernährungswünsche frühzeitig. Am Veranstaltungstag zählen klare Zuständigkeiten, gekühlte Getränke und ein freier Bühnenbereich. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminplanung bis zum Öffnen der Räume durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Künstler und Bands bestätigen

    2 Personen

  • Repertoire und Spielplan erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Kontaktdaten der Teilnehmenden prüfen

  • Reservierungen vornehmen

  • Musikanlage reservieren

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Notfallkontakte sammeln

  • Hausregeln ausdrucken

  • Routen- und Parkinformationen teilen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Lebensmittel gekühlt lagern

    2 Personen

  • Ausrüstung und Materialien sammeln

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume lüften

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    3 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    4 Personen

  • Instrumente aufstellen

    4 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Beleuchtung installieren

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Eingangsbereich einrichten

    2 Personen

  • Programm und Hausordnung aushängen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Anmeldetisch besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Eröffnungsauftritt begleiten

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Auftritte ankündigen

  • Bühnenwechsel begleiten

    3 Personen

  • Lautstärke kontrollieren

  • Beleuchtung bedienen

  • Tische abräumen

    2 Personen

  • Gläser und Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Letzten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    3 Personen

  • Instrumente sicher verstauen

    4 Personen

  • Essen und Getränke kühlen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • Soundanlage zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 4
  • MonitorlautsprecherAnz. 2
  • MusikkabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 10
  • NotenständerAnz. 12
  • ErsatzbatterienAnz. 16

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermokannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

  • BühnentücherAnz. 4
  • WimpelkettenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 80
  • Programmatische PosterAnz. 10
  • KlebebandAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 100

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmoppsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Programm und Spielplan zuerst fest und bestätige Künstler und Bands schriftlich. Plane anschließend ausreichend Zeit für Aufbau, Soundcheck, Pausen und Umbauten ein.
  • Reserviere Musikanlage, Mikrofone, Mischpult und Monitorlautsprecher nicht erst in der letzten Woche. Prüfe zusätzlich Musikkabel, Verlängerungskabel, DI-Boxen und Ersatzbatterien vor dem Transport.
  • Erfasse Anmeldungen, Kontaktdaten und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Musikwochenende. So kannst du Catering, Sitzplätze und Rückfragen rechtzeitig anpassen.
  • Teile Routen- und Parkinformationen mindestens 3 Tage vorher und sammle Notfallkontakte an einer zentralen Stelle. Hausregeln und das Drehbuch sollten am Veranstaltungstag zusätzlich ausgedruckt vorliegen.
  • Kühle Getränke früh genug und lagere Lebensmittel durchgehend gekühlt. Öffne die Location mit einem festen Ablauf: zuerst lüften, dann Bühnenbereich freimachen und Tische, Stühle sowie Technik aufbauen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Musikwochenende planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und den ersten Bandanfragen. Technik, Catering und Reservierungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte ich die Einladungen für ein Musikwochenende verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher. Bitte um eine Rückmeldung bis spätestens 14 Tage vor Beginn, damit du Verpflegung und Raumaufteilung planen kannst.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau der Musikanlage?
Plane mindestens 3 Stunden für Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Kabel und Monitorlautsprecher ein. Für Soundcheck, Licht und einen vollständigen Funktionstest solltest du zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem ersten Auftritt einrechnen.
Wann soll ich Getränke und Lebensmittel für das Musikwochenende einkaufen?
Kaufe haltbare Lebensmittel und Getränke 1 bis 2 Tage vorher ein. Kühlware sollte erst am Veranstaltungstag oder höchstens 24 Stunden vorher besorgt und bis zum Einsatz durchgehend gekühlt gelagert werden.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!