Organiser un week-end de randonnée sans rien oublier

Un week-end de randonnée demande de coordonner les parcours, les hébergements et la logistique du groupe avant le premier départ. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des itinéraires et inscriptions aux repas, à la signalisation et à l’accueil. Vous y trouverez aussi les vérifications souvent repoussées au dernier moment : météo, numéros de téléphone, cartes téléchargées et matériel de premiers secours. Prévoyez une liste définitive des participants avant de préparer les packs et les paniers-repas.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Sélectionner les itinéraires de randonnée
2 personnes
Vérifier les cartes d'itinéraire
2 personnes
Définir les points de départ et d'arrivée
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver des hébergements
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
Vérifier les numéros de téléphone
Télécharger les fichiers d’itinéraire
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Créer les flèches et les panneaux de direction
2 personnes
Préparer les packs participants
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les paniers-repas
4 personnes
Remplir les sacs de premiers secours
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les panneaux d’information
2 personnes
Installer la signalisation du parcours
3 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les kits des participants
2 personnes
Apporter les bagages dans les chambres
3 personnes
Donner le briefing de bienvenue
2 personnes
Animer une courte promenade de знакомство
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
3 personnes
Encadrer la promenade du soir
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Mettre en place le buffet du petit-déjeuner
3 personnes
Servir le petit-déjeuner
3 personnes
Distribuer les paniers-repas
2 personnes
Présenter l’itinéraire de la journée
2 personnes
Répartir les groupes
2 personnes
Encadrer la longue marche
6 personnes
Approvisionner le point de repos
3 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
Accueillir les retardataires
2 personnes
Réenregistrer les participants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer la pause de l’après-midi
2 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Accompagner les temps libres
2 personnes
Réchauffer le repas du soir
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Animer un jeu de société
2 personnes
Accompagner le départ
2 personnes
Encadrer la courte marche de clôture
3 personnes
Servir le café de clôture
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux indicateurs
3 personnes
Démontage du lieu
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Partager les photos avec les participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 6
Tentes de réceptionqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 80
Assiettesqté 60
Bol à soupeqté 50
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 12
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Microphones sans filqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Batteries externesqté 6

Parcours et sécurité

Boussoleqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Sacs de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 12
Siffletsqté 20
Gilets réfléchissantsqté 12
Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 20
Ruban de balisageqté 4
Lampes de pocheqté 8
Ponchos de pluieqté 15
Bâtons de marcheqté 10
Cordonqté 2
Cartes d'itinéraireqté 60
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 60
Braceletsqté 60

Matériel de sport

Sacs à dosqté 10
Bouteilles d’eauqté 20
Plaids de pique-niqueqté 6
Frisbeesqté 3
Jeux de sociétéqté 6

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 4
Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 40

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Boîtes de rangementqté 20
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Sacs isothermesqté 45

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Brosses à vaisselleqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 2
Pinces à déchetsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par valider les itinéraires, les points de départ et d’arrivée, puis vérifiez chaque carte avant d’envoyer les invitations. Téléchargez les fichiers d’itinéraire et imprimez une carte par groupe, avec quelques exemplaires de secours.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le week-end. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires, de réserver les hébergements selon l’effectif réel et de transmettre les informations pratiques aux participants.
La veille, consultez les prévisions météo et confirmez la liste définitive avec les numéros de téléphone. Ne laissez pas cette vérification au matin du départ : elle sert aussi à adapter les parcours, les vêtements conseillés et les horaires.
Préparez les paniers-repas, les en-cas et les boissons la veille, puis mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée du groupe. Contrôlez aussi les sacs de premiers secours, les couvertures de survie, les sifflets et les gilets réfléchissants.
Prévoyez le temps d’installer l’accueil avant le premier départ : tables, chaises, panneaux et flèches doivent être en place au moins 30 minutes à l’avance. Gardez les cartes, les packs participants et les consignes de sécurité à un endroit clairement identifié.

Questions fréquentes

Quand réserver l’hébergement pour un week-end de randonnée ?: Réservez dès que les itinéraires et les dates sont confirmés, idéalement 4 à 8 semaines avant le week-end. Si le groupe est nombreux, attendez d’avoir une estimation des inscriptions, mais ne repoussez pas la réservation jusqu’à la dernière semaine.
Combien de temps avant faut-il envoyer les informations aux randonneurs ?: Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant le départ, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indiquez les points de rendez-vous, les horaires, les itinéraires, l’hébergement, les repas et un numéro de contact.
Quand vérifier la météo pour un week-end de randonnée ?: Faites une première vérification 3 jours avant, puis une dernière la veille du départ. Cette dernière mise à jour permet de confirmer les parcours, les horaires et le contenu des sacs de sécurité.
Combien de cartes d’itinéraire faut-il imprimer ?: Prévoyez au moins une carte par groupe ou responsable de parcours, plus 2 ou 3 exemplaires de secours. Imprimez-les après avoir vérifié les fichiers téléchargés et conservez aussi les versions numériques accessibles hors connexion.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.