Organiser un week-end de randonnée, étape par étape

Un week-end de randonnée se prépare d’abord sur la carte, puis dans les détails pratiques. Commencez par choisir les itinéraires et leurs points de départ et d’arrivée avant de réserver le lieu et les hébergements. Les inscriptions servent ensuite à connaître l’effectif, les régimes alimentaires et les numéros à joindre en cas de problème. La dernière semaine est consacrée aux prévisions météo, aux cartes, aux repas, aux trousses de secours et à la signalisation sur le parcours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Sélectionner les itinéraires de randonnée
2 personnes
2
Vérifier les cartes d'itinéraire
2 personnes
3
Définir les points de départ et d'arrivée
2 personnes
4
Réserver le lieu
5
Réserver des hébergements
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les informations aux participants
10
Vérifier les prévisions météo
11
Établir la liste définitive des participants
12
Vérifier les numéros de téléphone
13
Télécharger les fichiers d’itinéraire
14
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
15
Créer les flèches et les panneaux de direction
2 personnes
16
Préparer les packs participants
3 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Préparer les paniers-repas
4 personnes
21
Remplir les sacs de premiers secours
2 personnes
22
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Aménager la table d'accueil
2 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Installer les panneaux d’information
2 personnes
28
Installer la signalisation du parcours
3 personnes

Événement

29
Enregistrer les participants
3 personnes
30
Distribuer les kits des participants
2 personnes
31
Apporter les bagages dans les chambres
3 personnes
32
Donner le briefing de bienvenue
2 personnes
33
Animer une courte promenade de знакомство
3 personnes
34
Servir les boissons
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
36
Servir des amuse-bouches
2 personnes
37
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
38
Servir le buffet du dîner
3 personnes
39
Encadrer la promenade du soir
3 personnes
40
Rassembler la vaisselle
2 personnes
41
Mettre en place le buffet du petit-déjeuner
3 personnes
42
Servir le petit-déjeuner
3 personnes
43
Distribuer les paniers-repas
2 personnes
44
Présenter l’itinéraire de la journée
2 personnes
45
Répartir les groupes
2 personnes
46
Encadrer la longue marche
6 personnes
47
Approvisionner le point de repos
3 personnes
48
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
49
Accueillir les retardataires
2 personnes
50
Réenregistrer les participants
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Assurer la pause de l’après-midi
2 personnes
53
Assurer la remise des prix
2 personnes
54
Accompagner les temps libres
2 personnes
55
Réchauffer le repas du soir
3 personnes
56
Servir le dîner
3 personnes
57
Animer un jeu de société
2 personnes
58
Accompagner le départ
2 personnes
59
Encadrer la courte marche de clôture
3 personnes
60
Servir le café de clôture
2 personnes
61
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

62
Récupérer les panneaux indicateurs
3 personnes
63
Démontage du lieu
4 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer la cuisine
2 personnes
67
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Rassembler les objets trouvés
71
Partager les photos avec les participants
72
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 6
Tentes de réceptionqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 80
Assiettesqté 60
Bol à soupeqté 50
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 12
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Microphones sans filqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Batteries externesqté 6

Parcours et sécurité

Boussoleqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Sacs de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 12
Siffletsqté 20
Gilets réfléchissantsqté 12
Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 20
Ruban de balisageqté 4
Lampes de pocheqté 8
Ponchos de pluieqté 15
Bâtons de marcheqté 10
Cordonqté 2
Cartes d'itinéraireqté 60
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 60
Braceletsqté 60

Matériel de sport

Sacs à dosqté 10
Bouteilles d’eauqté 20
Plaids de pique-niqueqté 6
Frisbeesqté 3
Jeux de sociétéqté 6

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 4
Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 40

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Boîtes de rangementqté 20
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Sacs isothermesqté 45

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Brosses à vaisselleqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 2
Pinces à déchetsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les itinéraires avant d’envoyer les invitations : vérifiez les cartes, la durée, le dénivelé et les points de départ et d’arrivée pour éviter de modifier le programme après les inscriptions.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le week-end. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les hébergements, de recueillir les besoins alimentaires et d’établir la liste définitive des participants.
Préparez les fichiers d’itinéraire et imprimez les cartes 3 à 5 jours avant le départ. Prévoyez aussi les flèches, les panneaux et une solution de rechange si certains marquages ne peuvent pas être installés.
Contrôlez la météo 48 heures avant, puis le matin du départ. Adaptez les paniers-repas et les boissons, vérifiez les sacs de premiers secours et répartissez les moyens de communication entre les encadrants.
Ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant l’arrivée du groupe. Installez les tables, les chaises et la table d’accueil, puis placez boissons, en-cas, informations et matériel de sécurité à des endroits clairement identifiés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un week-end de randonnée ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver les hébergements, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de préparer les itinéraires sans tout faire dans les derniers jours.
Quand faut-il confirmer le nombre de participants ?: Fixez la clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant le départ. Confirmez ensuite la liste définitive, les besoins alimentaires et les numéros de téléphone au plus tard 7 jours avant.
Quand vérifier la météo pour une randonnée sur deux jours ?: Consultez les prévisions une première fois 5 à 7 jours avant, puis faites une vérification finale 24 à 48 heures avant. Cette dernière vérification peut modifier l’itinéraire, les horaires ou l’équipement de sécurité.
Que faut-il préparer la veille d’un week-end de randonnée ?: La veille, rassemblez les cartes imprimées, les fichiers d’itinéraire, les panneaux, les sacs de premiers secours, les boissons, les en-cas et les paniers-repas. Refroidissez les boissons et chargez les batteries externes avant l’ouverture du lieu.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.