LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Wandelweekend organiseren: checklist en planning

Een wandelweekend vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route kiezen. Je regelt meerdere wandelroutes, start- en eindpunten, overnachtingen, deelnemersinformatie en eten voor onderweg. Begin enkele weken vooraf met reserveringen en deelnemers, en werk in de laatste week de routebestanden, lunchpakketten en veiligheidsmaterialen af. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, routekaarten en een goed gevulde EHBO-tas.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Wandelroutes selecteren

    2 personen

  • Routekaarten controleren

    2 personen

  • Start- en eindpunten vastleggen

    2 personen

  • Locatie reserveren

  • Overnachtingsplekken reserveren

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Deelnemersinformatie versturen

  • Weersverwachting controleren

  • Definitieve deelnemerslijst maken

  • Telefoonnummers controleren

  • Routebestanden downloaden

  • Routekaarten printen

    2 personen

  • Pijlen en routeborden maken

    2 personen

  • Deelnemerspakketten samenstellen

    3 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Lunchpakketten klaarmaken

    4 personen

  • EHBO-tassen vullen

    2 personen

  • Routeborden klaarleggen

    2 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Ontvangsttafel inrichten

    2 personen

  • Koffie en thee klaarzetten

    2 personen

  • Infoborden plaatsen

    2 personen

  • Routeborden uitzetten

    3 personen

Event

  • Deelnemers registreren

    3 personen

  • Deelnemerspakketten uitdelen

    2 personen

  • Bagage naar kamers brengen

    3 personen

  • Welkomstbriefing geven

    2 personen

  • Korte kennismakingswandeling begeleiden

    3 personen

  • Dranken serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Dinerbuffet klaarzetten

    4 personen

  • Dinerbuffet serveren

    3 personen

  • Avondwandeling begeleiden

    3 personen

  • Servies verzamelen

    2 personen

  • Ontbijtbuffet klaarzetten

    3 personen

  • Ontbijt serveren

    3 personen

  • Lunchpakketten uitdelen

    2 personen

  • Dagroute toelichten

    2 personen

  • Groepen indelen

    2 personen

  • Lange wandeling begeleiden

    6 personen

  • Rustpunt bevoorraden

    3 personen

  • Water en fruit uitdelen

    3 personen

  • Achterblijvers ontvangen

    2 personen

  • Deelnemers terug registreren

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Middagpauze verzorgen

    2 personen

  • Prijsuitreiking verzorgen

    2 personen

  • Vrije tijd begeleiden

    2 personen

  • Avondmaaltijd opwarmen

    3 personen

  • Avondmaaltijd serveren

    3 personen

  • Gezelschapsspel begeleiden

    2 personen

  • Uitchecken begeleiden

    2 personen

  • Korte slotwandeling begeleiden

    3 personen

  • Slotkoffie serveren

    2 personen

  • Deelnemers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Routeborden ophalen

    3 personen

  • Locatie afbouwen

    4 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Keuken schoonmaken

    2 personen

  • Sanitair schoonmaken

    2 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Foto's met deelnemers delen

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Klaptafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 50
  • Buffettafelsaantal 3
  • Kapstokkenaantal 3
  • Afvalbakkenaantal 6
  • Partytentenaantal 2

Servies

  • Koffiekopjesaantal 50
  • Glazenaantal 80
  • Bordenaantal 60
  • Soepkommenaantal 50
  • Messenaantal 60
  • Vorkenaantal 60
  • Lepelsaantal 60
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Thermoskannenaantal 8
  • Waterkannenaantal 8

Apparatuur

  • Koelboxenaantal 6
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Waterkokersaantal 3
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Bluetoothspeakersaantal 2
  • Powerbanksaantal 6

Route en veiligheid

  • Kompasaantal 6
  • Portofoonsaantal 8
  • EHBO-tassenaantal 3
  • Nooddekensaantal 12
  • Fluitjesaantal 20
  • Reflecterende hesjesaantal 12
  • Routepijlenaantal 80
  • Routebordenaantal 20
  • Afzetlintaantal 4
  • Zaklampenaantal 8
  • Regenponcho'saantal 15
  • Wandelstokkenaantal 10
  • Koordaantal 2
  • Routekaartenaantal 60
  • Klembordenaantal 6
  • Pennenaantal 30
  • Naamstickersaantal 60
  • Polsbandjesaantal 60

Sportmateriaal

  • Rugzakkenaantal 10
  • Drinkflessenaantal 20
  • Picknickkleedjesaantal 6
  • Frisbeesaantal 3
  • Gezelschapsspellenaantal 6

Decoratie

  • Welkomstbord
  • Informatiebordenaantal 4
  • Tafelkledenaantal 8
  • Vlaggenlijnenaantal 6
  • Ballonnenaantal 40

Verlichting

  • Ledlampenaantal 8
  • Slingerverlichtingaantal 4

Keuken

  • Snijplankenaantal 6
  • Koksmesaantal 4
  • Broodmessenaantal 3
  • Scharenaantal 4
  • Serveerschalenaantal 12
  • Bewaardozenaantal 20
  • Aluminiumfolieaantal 3
  • Vershoudfolieaantal 3
  • Koeltasjesaantal 45

Schoonmaak

  • Afwasteiltjesaantal 3
  • Afwasborstelsaantal 4
  • Emmersaantal 4
  • Dweilenaantal 4
  • Bezemaantal 2
  • Vuilnisgrijpersaantal 3

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Reserveer overnachtingsplekken zodra je een eerste deelnemersaantal hebt. Houd daarna een marge van ongeveer 10 procent aan, zodat een late aanmelding of wijziging niet meteen problemen geeft.
  • Controleer elke route uiterlijk een week vooraf op afstand, ondergrond en bereikbaarheid van start- en eindpunt. Download de routebestanden ook offline en print per groep minstens één routekaart.
  • Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en controleer de definitieve lijst drie dagen voor vertrek. Zo kun je lunchpakketten, hapjes en dranken per deelnemer klaarmaken in plaats van op het laatste moment te improviseren.
  • Maak deelnemersinformatie uiterlijk 48 uur vooraf compleet met vertrektijd, verzamelpunt, routeafstand, kledingadvies en een telefoonnummer voor noodgevallen. Controleer de telefoonnummers opnieuw voordat de groep vertrekt.
  • Leg de ontvangst en het vertrek minstens 60 minuten voor de eerste wandeling klaar. Zet routeborden, deelnemerspakketten, EHBO-tassen, portofoons en opgeladen powerbanks bij elkaar, zodat je niet meer hoeft te zoeken zodra deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een wandelweekend organiseren?
Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met routes, locatie en overnachtingsplekken. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de deelnemerslijst ongeveer 7 dagen voor vertrek.
Wat moet ik meenemen voor een wandelweekend?
Reken per deelnemer op een routekaart, lunchpakket, voldoende drinken en informatie met telefoonnummers. Voor de organisatie zijn daarnaast onder meer een EHBO-tas, kompas, nooddekens, fluitjes en opgeladen powerbanks nodig.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een wandelweekend?
Plan per wandelaar een lunchpakket, extra hapjes en water voor de volledige wandeldag. Voor een gezamenlijke ontvangst kun je per persoon 2 tot 3 drankjes voor het eerste uur rekenen en daarna opnieuw aanvullen op basis van het programma.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een wandelweekend?
Bekijk de verwachting 7 dagen vooraf om routes en voorbereiding te beoordelen, en controleer opnieuw 24 uur voor vertrek. Pas deelnemersinformatie, kledingadvies en eventuele routekeuzes daarna aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!