Checklist pour organiser un voyage viticole

Un voyage viticole demande plus qu’une réservation de dégustation. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, le bus, les horaires de départ et le restaurant, puis transmettre un programme clair à chaque participant. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les paiements en attente, les fiches de dégustation ou le matériel à charger. Le jour du départ, vous disposez ainsi d’une liste de participants à jour et de consignes précises.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Inviter les participants
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les données des participants
Réserver une dégustation de vin
Réserver le restaurant
Réserver un bus
Élaborer l’itinéraire et les temps de trajet
Envoyer le programme aux participants
Vérifier les paiements
Rappeler les paiements en attente
Transmettre les besoins alimentaires
Finaliser la liste des participants
Confirmer les heures de départ
Confirmer la dégustation et le restaurant
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les plans d’accès et les badges nominatifs
Préparer les feuilles de dégustation
Remplir les glacières
2 personnes
Faire les bagages pour le voyage
2 personnes
Distribuer la liste des participants
Vérifier le lieu de départ

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Expliquer le programme et les consignes de sécurité
Distribuer des snacks et de l’eau
2 personnes
Accompagner les participants au bus
2 personnes
Vérifier la présence au départ
Distribuer les boissons pendant le trajet
Accompagner le groupe jusqu'au vignoble
2 personnes
Suivre la visite du vignoble
Animer la dégustation de vin
2 personnes
Réapprovisionner en eau et en pain
Prendre une photo de groupe
Accompagner les participants au restaurant
2 personnes
Vérifier le dîner et les repas adaptés
Encadrer le dîner
2 personnes
Vérifier la présence pour le retour
Accompagner les participants au bus
2 personnes
Ravitailler en boissons pour le trajet retour
Aider les participants à descendre en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Trier les courses restantes
2 personnes
Nettoyer les glacières et la vaisselle
2 personnes
Collecter et jeter les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Traiter les factures et les reçus
Partager les photos avec les participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Équipement

Glacièresqté 3
Pains de glaceqté 12
Batteries externesqté 2
Câbles de rechargeqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 36
Verres à eauqté 36
Assiettesqté 36
Couvertsqté 36
Porte-serviettesqté 4

Cuisine

Carafesqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 4
Verres doseursqté 2

Bureau

Badges nominatifsqté 36
Stylos à billeqté 36
Fiches de dégustationqté 36
Dossiers des participantsqté 36
Cartes d'itinéraireqté 36
Presse-papiersqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets réfléchissantsqté 2
Lampes de pocheqté 2

Nettoyage

Gel hydroalcooliqueqté 4
Lingettes nettoyantesqté 2
Essuie-toutqté 4
Poubellesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la dégustation, le restaurant et le transport avant d’ouvrir les inscriptions : ces trois réservations déterminent l’itinéraire et les horaires.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis transmettez-les au restaurant avant la confirmation finale. Une vérification à J-7 évite les corrections de dernière minute.
Envoyez le programme avec les heures de départ et les points de rendez-vous au moins 7 jours avant le voyage. Renvoyez un rappel 24 heures avant le départ.
Préparez les fiches de dégustation, les badges nominatifs et les cartes d’itinéraire la veille. Chargez aussi les batteries externes et placez les câbles dans les glacières ou les bagages de l’équipe.
Le matin du départ, arrivez 30 minutes en avance pour vérifier le lieu, enregistrer les présences et distribuer les consignes de sécurité avant l’embarquement.

Questions fréquentes

Quand réserver une dégustation de vin pour un voyage de groupe ?: Réservez-la dès que la date et le nombre estimé de participants sont connus, idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Confirmez l’horaire et les conditions finales au plus tard 7 jours avant le départ.
Combien de temps avant faut-il envoyer le programme du voyage viticole ?: Envoyez le programme complet au moins 7 jours avant le voyage. Il doit préciser les heures de départ, les temps de trajet, la dégustation, le restaurant et les consignes pratiques.
Quand vérifier les paiements des participants ?: Contrôlez les paiements dès la clôture des inscriptions, puis relancez les personnes en attente 7 jours avant le départ. Faites une dernière vérification 48 heures avant de finaliser la liste des participants.
Que préparer la veille d’un voyage viticole ?: Préparez les badges, les fiches de dégustation, les dossiers des participants et les cartes d’itinéraire la veille. Remplissez les glacières, rassemblez le matériel et vérifiez les équipements de sécurité avant l’arrivée du groupe.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.