Wijnreis organiseren: checklist voor een soepel programma

Een wijnreis vraagt meer voorbereiding dan alleen een proeverij en een restaurant reserveren. Je stemt deelnemers, dieetwensen, betalingen, busvervoer en reistijden op elkaar af, zodat de dag niet begint met zoeken of wachten. Regel reserveringen en vervoer vroeg, controleer de deelnemerslijst vlak voor vertrek en geef iedereen een programma met vertrektijden. Met proefnotitiebladen, routekaarten, water en goed gekoelde benodigdheden blijft de groep ook onderweg georganiseerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemers uitnodigen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersgegevens controleren
Wijnproeverij reserveren
Restaurant reserveren
Bus reserveren
Route en reistijden uitwerken
Programma naar deelnemers sturen
Betalingen controleren
Openstaande betalingen herinneren
Dieetwensen doorgeven
Deelnemerslijst afronden
Vertrektijden bevestigen
Proeverij en restaurant bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Routekaarten en naamkaartjes printen
Proefnotitiebladen voorbereiden
Koelboxen vullen
2 personen
Reisbenodigdheden inpakken
2 personen
Deelnemerslijst uitdelen
Vertreklocatie controleren

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Programma en veiligheidsregels toelichten
Snacks en water uitdelen
2 personen
Deelnemers naar de bus begeleiden
2 personen
Aanwezigheid bij vertrek controleren
Dranken uitdelen tijdens de rit
Groep naar de wijngaard begeleiden
2 personen
Rondleiding bij de wijngaard volgen
Wijnproeverij begeleiden
2 personen
Water en brood bijvullen
Groepsfoto maken
Deelnemers naar restaurant begeleiden
2 personen
Diner en dieetmaaltijden controleren
Diner begeleiden
2 personen
Aanwezigheid voor terugreis controleren
Deelnemers naar de bus begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen voor terugreis
Deelnemers veilig laten uitstappen
2 personen

Nazorg

Overgebleven boodschappen sorteren
2 personen
Koelboxen en servies schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen en weggooien
2 personen
Geleende materialen retourneren
Facturen en bonnetjes verwerken
Foto's met deelnemers delen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Koelelementenaantal 12
Powerbanksaantal 2
Oplaadkabelsaantal 4

Servies

Wijnglazenaantal 36
Waterglazenaantal 36
Bordenaantal 36
Besteksetsaantal 36
Servettenhoudersaantal 4

Keuken

Schenkkannenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Tangenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Kantoor

Naamkaartjesaantal 36
Balpennenaantal 36
Proefnotitiebladenaantal 36
Deelnemersmappenaantal 36
Routekaartenaantal 36
Klembordenaantal 2

Veiligheid

EHBO-set
Reflecterende hesjesaantal 2
Zaklampenaantal 2

Schoonmaak

Handgelaantal 4
Reinigingsdoekjesaantal 2
Keukenrolaantal 4
Afvalbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de wijnproeverij, het restaurant en de bus zodra je het aantal deelnemers redelijk kent. Controleer alle drie opnieuw kort voor vertrek, omdat tijden, dieetwensen en groepsgrootte kunnen wijzigen.
Plan niet alleen de reistijd tussen vertrek, proeverij en restaurant, maar ook tijd voor verzamelen, uitstappen en vertraging. Stuur het definitieve programma uiterlijk één week vooraf naar alle deelnemers.
Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de wijnreis. Controleer daarna betalingen, openstaande bedragen en dieetwensen en geef de definitieve informatie door aan de proeverij en het restaurant.
Vul koelboxen met koelelementen en neem per deelnemer proefnotitiebladen en een balpen mee. Regel daarnaast waterglazen, wijnglazen, kurkentrekkers en keukenrol voordat de groep vertrekt.
Maak een vertrekpakket met deelnemerslijst, naamkaartjes, routekaarten, powerbanks en veiligheidsbenodigdheden. Leg bij aankomst kort uit waar de groep verzamelt, hoe de aanwezigheid wordt geregistreerd en welke veiligheidsregels gelden.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een wijnreis reserveren?: Reserveer de wijnproeverij, het restaurant en de bus bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Voor een grotere groep of een populaire datum is 10 tot 12 weken veiliger.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst van een wijnreis definitief maken?: Maak de lijst uiterlijk 3 tot 5 dagen voor vertrek definitief. Controleer dan ook betalingen, dieetwensen en contactgegevens, zodat je wijzigingen nog kunt doorgeven.
Hoeveel tijd moet ik tussen een wijnproeverij en restaurant reserveren?: Plan minimaal 60 minuten tussen het geplande einde van de proeverij en de restaurantreservering. Bij busvervoer of een route met meerdere opstapmomenten is 90 minuten praktischer.
Wanneer stuur ik het programma van de wijnreis?: Stuur een voorlopig programma ongeveer 2 weken vooraf en de bevestigde versie uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Vermeld daarin vertrektijd, vertreklocatie, reistijden, reserveringen en een contactnummer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.