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Checklist pour organiser une visite guidée

Une visite guidée réussie repose sur une préparation précise, surtout au point de départ et lors de l’accueil. Cette checklist vous aide à suivre les inscriptions, confirmer la réservation, construire l’itinéraire et préparer le matériel avant le jour J. Prévoyez aussi une solution en cas de pluie, un itinéraire alternatif et un briefing clair pour les guides. Les dernières vérifications concernent les participants, les badges, les indications et la présentation du programme.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer la réservation

  • Définir l'itinéraire et le programme

    2 personnes

  • Vérifier le lieu de départ

    2 personnes

  • Vérifier les points d'intérêt

    2 personnes

  • Déterminer un itinéraire alternatif

    2 personnes

  • Imprimer la liste des participants

  • Imprimer les cartes d'itinéraire

  • Préparer les étiquettes nominatives

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Rassembler le matériel

    2 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Rappeler les participants

  • Monter le point de départ

    3 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    2 personnes

  • Aménager le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Indiquer l’itinéraire

    2 personnes

  • Briefing des guides

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Enregistrer la présence

    2 personnes

  • Distribuer les étiquettes nominatives

  • Présenter le programme

  • Animer la visite guidée

    3 personnes

  • Garder le groupe ensemble

    2 personnes

  • Aménager l’espace de pause

    2 personnes

  • Servir les boissons et les en-cas

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

  • Accompagner le programme de suite

    3 personnes

  • Préparer l’espace apéritif

    2 personnes

  • Servir l’apéritif

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

  • Saluer les participants à leur départ

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler le matériel

    3 personnes

  • Trier les déchets

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    3 personnes

  • Ranger le stock restant

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 4
  • Chaisesqté 24
  • Tables hautesqté 3
  • Nappesqté 4

Vaisselle

  • Verresqté 40
  • Tasses à caféqté 24
  • Assiettesqté 40
  • Couvertsqté 40
  • Planches de serviceqté 6

Équipement

  • Glacièresqté 3
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 4
  • Mégaphones portatifsqté 2
  • Lampes de pocheqté 4

Cuisine

  • Planches à découperqté 3
  • Couteauxqté 4
  • Ciseauxqté 2
  • Louchesqté 6

Décoration

  • Supports pour étiquettes nominativesqté 24
  • Flèches de directionqté 12
  • Panneau d’accueil
  • Décoration de tableqté 6

Éclairage

  • Lampes LEDqté 6
  • Rallongesqté 3

Nettoyage

  • Poubellesqté 4
  • Seau de nettoyageqté 2
  • Balai et pelleqté 2
  • Serpillièresqté 2

Papeterie

  • Presse-papiersqté 4
  • Stylos à billeqté 30
  • Cartes d'itinéraireqté 25
  • Listes de participantsqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez une date limite d’inscription quelques jours avant la visite afin de traiter les réponses, recueillir les besoins alimentaires et imprimer une liste de participants fiable.
  • Vérifiez l’itinéraire au moins une fois sur place avant le jour J : départ, points d’intérêt, durée des étapes et parcours alternatif doivent être connus de chaque guide.
  • Préparez le point d’accueil avant l’arrivée du groupe, avec les tables, le panneau, les flèches directionnelles, les badges et les presse-papiers au même endroit.
  • Contrôlez la météo la veille et le matin même. Une visite extérieure nécessite une décision claire sur l’itinéraire de remplacement et l’équipement à emporter.
  • Réunissez les guides pour un briefing avant l’accueil : répartissez les rôles, confirmez le programme et prévoyez un mégaphone si le groupe est important ou si le parcours est bruyant.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une visite guidée ?
Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 3 à 5 jours avant la visite pour pouvoir confirmer les effectifs et les besoins alimentaires.
Combien de temps avant une visite guidée faut-il vérifier l’itinéraire ?
Faites une première vérification au moins 7 jours avant, puis un dernier contrôle 24 heures avant. Vérifiez le point de départ, les points d’intérêt, les indications et l’itinéraire alternatif.
Que faut-il préparer au point de départ d’une visite guidée ?
Installez le point d’accueil 30 à 45 minutes avant l’arrivée du groupe. Préparez la liste des participants, les badges, les cartes d’itinéraire, les flèches, le panneau d’accueil et les boissons prévues.
Comment organiser le briefing des guides ?
Prévoyez un briefing de 15 à 30 minutes avant l’accueil des participants. Parcourez le programme, les rôles, les horaires, les consignes de sécurité et la procédure à suivre si le groupe est séparé.

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