Rondleiding organiseren: checklist en planning
Een rondleiding staat of valt met een duidelijke route, een strak ontvangst en informatie die deelnemers vooraf krijgen. Begin met de reservering en het programma, verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen en werk de praktische details uit. Controleer de startlocatie en bezienswaardigheden minstens één keer zelf. Op de dag zelf heb je vooral baat bij een zichtbare ontvangstbalie, geprinte deelnemersinformatie en een alternatief voor slecht weer of een afgesloten route.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reservering bevestigen
Route en programma vastleggen
2 personen
Startlocatie controleren
2 personen
Bezienswaardigheden nalopen
2 personen
Alternatieve route bepalen
2 personen
Deelnemerslijst printen
Routekaarten printen
Naamstickers voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers herinneren
Startpunt opbouwen
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Route aanduiden
2 personen
Gidsen instrueren
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamstickers uitdelen
Programma toelichten
Rondleiding begeleiden
3 personen
Groep bij elkaar houden
2 personen
Pauzeplek inrichten
2 personen
Dranken en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Vervolgprogramma begeleiden
3 personen
Borrelplek klaarzetten
2 personen
Borrel serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Materialen verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Overgebleven voorraad opslaan
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 4
- Stoelenaantal 24
- Statafelsaantal 3
- Tafelkledenaantal 4
Servies
- Glazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 24
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Serveerplankenaantal 6
Apparatuur
- Koelboxenaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Draagbare megafoonsaantal 2
- Zaklampenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 4
- Scharenaantal 2
- Opscheplepelsaantal 6
Decoratie
- Naamstickerhoudersaantal 24
- Routepijlenaantal 12
- Welkomstbord
- Tafeldecoratieaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Schoonmaakemmeraantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilmoppenaantal 2
Papierwaren
- Klembordenaantal 4
- Balpennenaantal 30
- Routekaartenaantal 25
- Deelnemerslijstenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg route, programma en startlocatie uiterlijk twee weken vooraf vast. Loop de route daarna nogmaals na en bepaal één alternatieve route voor een afgesloten straat, locatie of bezienswaardigheid.
- Verwerk aanmeldingen in één deelnemerslijst en noteer dieetwensen direct. Print de lijst en routekaarten uiterlijk één dag vooraf; houd daarnaast een digitale kopie bij.
- Plan het ontvangstpunt zo dat deelnemers het vanaf de aankomst zien. Zet naamstickers, klemborden, een welkomstbord en routepijlen ten minste 30 minuten voor de start klaar.
- Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en pas je voorbereiding daarop aan. Neem bij een buitenroute onder meer verlichting, verlengkabels of een draagbare megafoon mee als de omstandigheden daarom vragen.
- Koel dranken op tijd en tel servies en zitplaatsen op basis van het aantal deelnemers. Reken voor koffie en water op minimaal één kopje of glas per persoon bij ontvangst en leg schoonmaakmateriaal direct na afloop klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een rondleiding organiseren?
- Regel de reservering en het programma bij voorkeur 2 tot 4 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen zodra de route en starttijd vaststaan en stuur deelnemers 24 uur voor de rondleiding een herinnering.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een rondleiding voor te bereiden?
- Plan op de dag zelf minimaal 60 minuten voor het opbouwen van de startlocatie, ontvangstbalie en routeaanduiding. Trek daarnaast 30 minuten uit voor controle van de deelnemerslijst, naamstickers en materialen.
- Wat moet ik meenemen naar een rondleiding?
- Neem geprinte deelnemerslijsten, routekaarten, naamstickers, klemborden, een welkomstbord en routepijlen mee. Voor ontvangst zijn ook glazen of koffiekopjes, dranken en eventueel koelboxen en thermoskannen nodig.
- Wat doe ik als de route van de rondleiding niet doorgaat?
- Bepaal uiterlijk één dag vooraf een alternatieve route en controleer die op bereikbaarheid en duur. Informeer deelnemers zodra de wijziging vaststaat en licht het aangepaste programma bij de ontvangst opnieuw toe.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!