Checklist para organizar un recorrido sin imprevistos
Organizar un recorrido requiere coordinar la ruta, los participantes y el punto de salida en el orden adecuado. Esta checklist reúne 42 tareas y 34 materiales para que no olvides detalles como las preferencias dietéticas, los mapas impresos o una ruta alternativa. También contempla la recepción, la señalización y las instrucciones para los guías. Úsala desde las primeras reservas hasta la presentación del programa y el inicio de la actividad.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la reserva
Fijar la ruta y el programa
2 personas
Comprobar el lugar de salida
2 personas
Revisar los puntos de interés
2 personas
Definir una ruta alternativa
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Imprimir mapas de ruta
Preparar etiquetas con nombres
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recordar a los participantes
Montar el punto de salida
3 personas
Colocar mesas y sillas
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Señalizar la ruta
2 personas
Instruir a los guías
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir etiquetas con nombre
Presentar el programa
Guiar la visita
3 personas
Mantener unido al grupo
2 personas
Preparar la zona de descanso
2 personas
Servir bebidas y aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
Guiar el programa de seguimiento
3 personas
Preparar el área de encuentro
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Reunir los materiales
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Guardar el stock restante
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 4
- Sillascant. 24
- Mesas altascant. 3
- Mantelescant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 40
- Tazas de cafécant. 24
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Tablas para servircant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Megáfonos portátilescant. 2
- Linternascant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 4
- Tijerascant. 2
- Cucharonescant. 6
Decoración
- Portaetiquetas para nombrescant. 24
- Flechas de rutacant. 12
- Cartel de bienvenida
- Decoración de mesacant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Cables alargadorescant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubo de limpiezacant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Artículos de papel
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 30
- Mapas de rutacant. 25
- Listas de participantescant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Fija la ruta y el programa con antelación y prepara una alternativa antes de revisar el pronóstico del tiempo. Así podrás avisar a los participantes si cambia el recorrido o el punto de salida.
- Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Imprime la lista de participantes y prepara las etiquetas con nombres para agilizar la recepción.
- Comprueba el punto de salida al menos un día antes: verifica el espacio para mesas, sillas, recepción y el cartel de bienvenida. Lleva también portapapeles para registrar la asistencia sin depender del móvil.
- Imprime los mapas de ruta y coloca las flechas antes de que llegue el primer participante. Reúne a los guías para explicarles el programa, los puntos de interés y qué hacer si se utiliza la ruta alternativa.
- Enfría las bebidas con tiempo y calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora. Deja preparados vasos, tazas, termos y máquinas de café, y reserva un momento para revisar papeleras y material de limpieza.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un recorrido?
- Empieza al menos 3 semanas antes para fijar la ruta, confirmar la reserva y enviar las invitaciones. Durante la última semana, cierra las inscripciones, revisa el tiempo e imprime listas y mapas.
- ¿Cuándo debo confirmar la ruta y preparar una alternativa?
- Confirma la ruta principal y la alternativa entre 7 y 10 días antes. Vuelve a comprobar los puntos de interés y el pronóstico 24 horas antes del recorrido.
- ¿Cuántas bebidas necesito para un recorrido?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona para la primera hora y añade una reserva si el recorrido dura más tiempo. Enfría las bebidas el día anterior y utiliza neveras portátiles para mantenerlas listas.
- ¿Qué debo preparar en el punto de salida?
- Monta el punto de salida entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los participantes. Coloca las mesas, sillas, recepción, cartel de bienvenida, etiquetas, mapas y el material para registrar la asistencia.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!