Checklist pour organiser une visite guidée en établissement de soins

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Confirmez la date et l’heure au moins 3 semaines à l’avance, puis communiquez une heure d’arrivée précise aux visiteurs. Prévoyez un point d’accueil distinct de l’entrée principale si celle-ci reste utilisée par les résidents et le personnel.
• Testez le parcours avec une personne à mobilité réduite avant les invitations. Comptez au moins 15 minutes supplémentaires si plusieurs groupes doivent attendre devant un ascenseur, une porte sécurisée ou un espace étroit.
• Limitez chaque groupe au nombre de personnes que le guide peut réellement surveiller dans les couloirs et les espaces de soins. Préparez les badges nominatifs et la liste de présence avant l’ouverture de l’accueil, plutôt que pendant l’arrivée des visiteurs.
• Obtenez l’autorisation pour les photos avant la visite et indiquez clairement les zones où les prises de vue sont interdites. Informez aussi les résidents et le personnel du passage des groupes afin d’éviter les situations gênantes ou les interruptions.
• Vérifiez la présentation, le vidéoprojecteur, le microphone, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant. Mettez les boissons au frais le jour même et préparez les tasses, verres, assiettes et couverts avant l’arrivée du premier groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour une visite guidée en établissement de soins ?

Prévoyez généralement 60 à 90 minutes pour la visite, puis 15 à 30 minutes pour l’accueil ou les questions. Ajoutez une marge de 15 minutes pour les déplacements entre les espaces et les éventuels contrôles d’accès.

Quand envoyer les invitations pour une visite d’établissement de soins ?

Envoyez-les idéalement 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant la visite afin de répartir les groupes, recueillir les besoins alimentaires et préparer les badges.

Combien de visiteurs mettre dans un groupe ?

Constituez des groupes de 8 à 12 visiteurs lorsque le parcours comprend des couloirs, des espaces sensibles ou des zones peu accessibles. Au-delà de 12 personnes, prévoyez plusieurs guides et des départs décalés pour éviter les attroupements.

Que faut-il vérifier la veille d’une visite guidée en établissement de soins ?

Revérifiez le parcours accessible, les espaces autorisés, les règles de confidentialité, la liste des inscrits et la présence des guides. Testez aussi la technique, imprimez les supports et contrôlez l’entrée, les panneaux de direction et le matériel d’accueil 24 heures avant.

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