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Checkliste für die Führung durch eine Pflegeeinrichtung

Eine Führung durch eine Pflegeeinrichtung braucht mehr Vorbereitung als eine normale Besichtigung. Neben Termin und Route müssen Datenschutz, Barrierefreiheit und sichere Besucherbereiche geklärt werden. Plane außerdem Gruppen, Guides, Anmeldung und Verpflegung so, dass der Rundgang ruhig bleibt und Bewohner nicht gestört werden. Diese Checkliste führt dich von den ersten Absprachen bis zur Kontrolle von Eingang, Technik und Beschilderung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Uhrzeit bestätigen

  • Führungsroute festlegen

    2 Personen

  • Barrierefreie Route prüfen

    2 Personen

  • Sichere Besucherbereiche auswählen

    2 Personen

  • Datenschutzregeln für Besucher aufstellen

  • Einverständnis für Fotos vorbereiten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anwesenheitsliste führen

  • Besuchergruppen einteilen

    2 Personen

  • Guides einteilen

  • Führer anweisen

    3 Personen

  • Bewohner und Mitarbeitende informieren

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Catering bestellen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Infobroschüren drucken

  • Wegweiser drucken

  • Technik und Präsentation testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Veranstaltungsort und Eingang prüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Flyer und Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Guides empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Besuchergruppen begleiten

    6 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Geschirr und Tische kontrollieren

    2 Personen

  • Letzte Führung begleiten

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebene Verpflegung kühlen

    2 Personen

  • Dekoration und Wegweiser entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Fundstücke wegräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 5
  • StühleAnz. 36
  • Empfangstisch
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 36
  • GläserAnz. 48
  • TellerAnz. 48
  • BestecksetsAnz. 48
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 4

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Mikrofon

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 40
  • InformationsbroschürenAnz. 40
  • WegweiserAnz. 8
  • StifteAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 5

Reinigung

  • Reinigungs-EimerAnz. 2
  • WischmoppsAnz. 2
  • HandfegerAnz. 2
  • Wiederverwendbare TücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Führungsroute früh fest und gehe sie vollständig ab. Prüfe dabei, ob Türen, Aufzüge und Wege für Rollstühle geeignet sind und wo sich Besuchergruppen ohne Behinderung des Betriebs sammeln können.
  • Plane Besuchergruppen mit festen Guides und informiere die Führer vorab über Ablauf, sensible Bereiche und Datenschutz. Eine Anwesenheitsliste am Empfang erleichtert die Zuordnung und verhindert, dass Gruppen ungeplant zusammenlaufen.
  • Verschicke Einladungen mit verbindlicher Anmeldefrist und frage Ernährungswünsche gleich mit ab. Namensschilder, Informationsbroschüren und Wegweiser sollten spätestens am Vortag fertig sein.
  • Bestelle Catering erst, wenn die Zahl der angemeldeten Personen feststeht, und rechne für das erste Besuchsstunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person. Getränke rechtzeitig kalt stellen, Snacks vorbereiten und Kaffee, Tee sowie Wasser getrennt bereitstellen.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und Mikrofon mindestens einen Tag vorher. Lege Verlängerungskabel bereit und prüfe am Veranstaltungstag Eingang, Empfangstisch, Sitzordnung, Beschilderung sowie Reinigungsmaterial.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Führung durch eine Pflegeeinrichtung planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Route und Zuständigkeiten. Einladungen sollten mindestens 2 Wochen vor der Führung verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wie viele Besucher sollte eine Gruppe bei einer Führung haben?
Plane pro Guide etwa 8 bis 12 Besucher ein, damit alle die Erklärungen hören und die Gruppe sicher geführt werden kann. Bei engen Wegen oder vielen Bewohnerbereichen sind kleinere Gruppen mit höchstens 8 Personen sinnvoll.
Was muss bei einer Führung durch eine Pflegeeinrichtung zum Datenschutz beachtet werden?
Lege vorab fest, welche Bereiche fotografiert oder betreten werden dürfen, und hole Einverständniserklärungen für Fotos ein. Besucher sollten am Empfang und in den Einladungen darauf hingewiesen werden, dass Bewohner und Unterlagen nicht ohne Zustimmung aufgenommen werden dürfen.
Wann sollte man Technik und Verpflegung für die Führung vorbereiten?
Teste die Präsentation und das Mikrofon spätestens am Vortag. Getränke kannst du am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher kühlen; Snacks sollten kurz vor Beginn vorbereitet und der Empfang mindestens 30 Minuten vorher besetzt sein.

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