Checklist pour organiser une visite guidée du village
Une visite guidée du village se prépare d’abord sur le parcours, puis sur l’accueil du groupe. Il faut verrouiller les lieux visités, les horaires et l’accessibilité avant d’envoyer les invitations. Les derniers jours servent surtout à confirmer les inscriptions, vérifier la météo, refaire le trajet et préparer les badges, cartes et équipements. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, jusqu’au briefing des guides et à l’ouverture du point d’accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir l’itinéraire et le thème
2 personnes
Sélectionner les sites à voir
2 personnes
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
2 personnes
Définir le point de départ et d'arrivée
2 personnes
Faire des réservations de lieux
Contacter les guides et les bénévoles
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Reparcourir le parcours
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les cartes d’itinéraire et les badges
2 personnes
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le service traiteur
2 personnes
Refroidir les boissons
Faire le briefing des guides
3 personnes
Aménager le point de départ
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Tester le son et les téléphones
2 personnes
Événement
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Présenter le programme
Donner les consignes de sécurité
Animer la visite guidée
3 personnes
Garder le groupe ensemble
2 personnes
Répondre aux questions des participants
2 personnes
Servir les boissons et les en-cas
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Distribuer les formulaires de feedback
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Retirer les panneaux d’orientation
2 personnes
Ranger le point de départ
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Vérifier et ranger le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Traiter les formulaires de feedback
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Table pliante
- Chaises pliantesqté 4
- Porte-manteau
Équipement
- Mégaphone
- Batteries externesqté 2
- Câbles de rechargeqté 3
- Lampes de pocheqté 4
Bureau
- Presse-papiersqté 4
- Stylos à billeqté 20
- Marqueurs indélébilesqté 4
- Ruban adhésifqté 3
- Ciseauxqté 2
- Cartes d'itinéraireqté 50
- Brochures d’informationqté 50
Décoration
- Panneaux d’orientationqté 12
- Panneaux d'informationqté 6
- Badges nominatifsqté 50
- Porte-badgesqté 50
Catering
- Thermosqté 3
- Glacièresqté 2
- Courses
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 50
- Assiettes à pâtisserieqté 50
- Cuillères à caféqté 50
- Plateaux de serviceqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 3
- Bac à vaisselle
- Gants de nettoyageqté 4
Éclairage
- Lanternes LEDqté 4
Sécurité
- Gilets réfléchissantsqté 6
- Parapluiesqté 6
Conseils
- Commencez par définir l’itinéraire, le thème et les points de départ et d’arrivée. Refaites ensuite le parcours une fois avant la visite pour repérer un détour, une marche difficile ou un panneau manquant.
- Contactez les lieux, les guides et les bénévoles plusieurs semaines à l’avance. Gardez une confirmation écrite pour chaque réservation et attribuez clairement les rôles le jour de la visite.
- Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de connaître l’effectif, les besoins alimentaires et le nombre de badges à préparer. Envoyez ensuite les horaires, le point de rendez-vous et la durée prévue.
- La veille, consultez les prévisions météo et adaptez l’accueil : prévoyez des parapluies, des lampes ou des lanternes LED si la visite peut se terminer dans une lumière faible. Rechargez aussi les téléphones et les batteries externes.
- Installez le point d’accueil avant l’arrivée du groupe, avec cartes, brochures, badges, stylos et panneaux visibles. Faites un briefing court avec les guides et testez le mégaphone ou les téléphones avant de présenter le programme.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une visite guidée du village ?
- Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver les lieux, confirmer les guides et bénévoles, puis d’ouvrir les inscriptions.
- Que faut-il envoyer aux participants avant la visite ?
- Envoyez les informations au plus tard 5 à 7 jours avant : heure et point de rendez-vous, itinéraire, durée, conditions d’accessibilité et consignes liées à la météo. Ajoutez un numéro à appeler en cas de retard.
- Combien de temps avant faut-il refaire le parcours ?
- Refaites le trajet entre 2 et 3 jours avant la visite. Vérifiez les accès, les panneaux, les travaux éventuels et le temps réel nécessaire entre chaque étape.
- Quand préparer les badges et les cartes d’itinéraire ?
- Préparez-les dès que les inscriptions sont clôturées, généralement 2 à 3 jours avant l’événement. Gardez quelques badges vierges et des cartes supplémentaires pour les arrivées imprévues.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !