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Dorfbesichtigung organisieren: die praktische Checkliste

Eine Dorfbesichtigung steht und fällt mit einer gut getesteten Route und klaren Zuständigkeiten. Lege zuerst Thema, Sehenswürdigkeiten sowie Start- und Endpunkt fest und prüfe die Strecke auf Barrierefreiheit. Danach folgen Reservierungen, Einladungen, Anmeldungen und Teilnehmerinformationen. Am Veranstaltungstag brauchst du neben den Führungen auch einen vorbereiteten Empfang, gut sichtbare Wegweiser, gekühlte Getränke und einen Plan für Wetteränderungen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route und Thema festlegen

    2 Personen

  • Sehenswürdigkeiten auswählen

    2 Personen

  • Route auf Barrierefreiheit prüfen

    2 Personen

  • Start- und Endpunkt festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen für Veranstaltungsorte vornehmen

  • Guides und Freiwillige ansprechen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Route erneut abgehen

    2 Personen

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Streckenkarten und Badges bereitlegen

    2 Personen

  • Namensschilder beschriften

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Guide-Briefing durchführen

    3 Personen

  • Startpunkt einrichten

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Ton und Telefone testen

    2 Personen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Sicherheitsanweisungen geben

  • Führung begleiten

    3 Personen

  • Gruppe zusammenhalten

    2 Personen

  • Fragen der Teilnehmenden beantworten

    2 Personen

  • Getränke und Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Feedbackformulare verteilen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Routenschilder entfernen

    2 Personen

  • Startbereich aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    2 Personen

  • Materialien prüfen und verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Feedbackformulare auswerten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Klapptafel
  • KlappstühleAnz. 4
  • Garderobenständer

Ausstattung

  • Megafon
  • PowerbanksAnz. 2
  • LadekabelAnz. 3
  • TaschenlampenAnz. 4

Büro

  • KlemmbretterAnz. 4
  • KugelschreiberAnz. 20
  • Wasserfeste StifteAnz. 4
  • KlebebandAnz. 3
  • ScherenAnz. 2
  • RoutenpläneAnz. 50
  • InformationsbroschürenAnz. 50

Dekoration

  • WegweiserAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 50
  • BadgehalterAnz. 50

Catering

  • ThermoskannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 2
  • Einkäufe

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 50
  • TortenplattenAnz. 50
  • KaffeelöffelAnz. 50
  • ServiertablettsAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • Spülwanne
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LaternenAnz. 4

Sicherheit

  • WarnwestenAnz. 6
  • RegenschirmeAnz. 6

Tipps

  • Gehe die Route spätestens am Vortag noch einmal vollständig ab. Prüfe dabei Baustellen, Engstellen, Sitzmöglichkeiten und die Zeit pro Abschnitt; rechne für ungeplante Stopps zusätzlich 15 Minuten ein.
  • Schicke Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vorher. Nenne Startpunkt, Beginn, voraussichtliche Dauer, Hinweise zur Barrierefreiheit und eine Telefonnummer, unter der die Gruppe am Veranstaltungstag jemanden erreicht.
  • Plane die Anmeldung am Startpunkt mit einer Klapptafel und einem Empfangstisch. Lege Routenpläne, Namensschilder, Badgehalter und wasserfeste Stifte mindestens 30 Minuten vor Beginn bereit.
  • Führe vor dem Start ein kurzes Guide-Briefing durch. Kläre, wer die Gruppe vorne und hinten begleitet, wer Fragen zu Ernährungswünschen beantwortet und wer bei einer Verspätung informiert.
  • Bereite Getränke und Catering vor, bevor die ersten Teilnehmer eintreffen. Kühle die Getränke rechtzeitig, stelle wiederverwendbare Becher bereit und nimm für wechselhaftes Wetter Regenschirme sowie für spätere Abschnitte LED-Laternen mit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Dorfbesichtigung organisieren?
Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Thema, Route, Sehenswürdigkeiten und Reservierungen. Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeitet werden können.
Wie viele Guides braucht man für eine Dorfbesichtigung?
Plane mindestens eine führende Person und eine weitere Person am Ende der Gruppe ein. Bei mehr als 20 Teilnehmern oder einer langen Route ist ein zusätzlicher Guide sinnvoll, damit niemand an Kreuzungen oder bei Stopps zurückbleibt.
Was muss am Tag der Dorfbesichtigung zuerst vorbereitet werden?
Richte den Startpunkt mindestens 45 Minuten vor Beginn ein. Stelle Wegweiser auf, baue den Empfang auf, lege Routenpläne und Namensschilder bereit und teste Megafon, Telefone sowie Powerbanks.
Was tun bei Regen während einer Dorfbesichtigung?
Prüfe die Wettervorhersage am Vorabend und noch einmal am Veranstaltungstag. Halte Regenschirme, Warnwesten und Taschenlampen bereit und informiere die Teilnehmer spätestens 2 Stunden vorher, falls sich Startpunkt oder Route ändern.

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