Organiser un tournoi familial sans rien oublier

Un tournoi familial demande de coordonner le terrain, les équipes, les matchs et les repas au même moment. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance vers les inscriptions et la répartition des bénévoles. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les effectifs, imprimer les documents et acheminer le matériel. Cette checklist regroupe les étapes à suivre pour que le tournoi commence à l’heure et que les participants sachent où aller.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver le terrain de sport
Réserver la cantine
Définir le format du concours
2 personnes
Définir les règles du tournoi
2 personnes
Préparer la répartition des équipes
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Finaliser les arbitres
Établir le planning des matchs
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Distribuer les t-shirts d’équipe
2 personnes
Commander les prix
Créer la playlist musicale
Vérifier les prévisions météo
Communiquer les chiffres définitifs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Imprimer les équipes et le planning
Préparer les prix
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Inspecter le terrain de sport
2 personnes
Vérifier les lignes de terrain
2 personnes
Installer les buts
4 personnes
Installer les aires de compétition
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les sandwichs
4 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes

Événement

Tenir le stand du tournoi
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Annoncer la répartition de l’équipe
2 personnes
Expliquer les règles du tournoi
Animer l'échauffement
2 personnes
Encadrer les matchs
6 personnes
Suivre les scores du match
2 personnes
Préparer les ballons de match
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer les pauses
Allumer le barbecue
2 personnes
Servir le barbecue
4 personnes
Servir des repas végétariens
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Encadrer la finale
3 personnes
Organiser la remise des prix
2 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Collecter les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Confirmer la remise du site
Archiver les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables hautesqté 4
Nappeqté 8
Portant à vêtements

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de handballqté 4
Cônesqté 40
Cônes de balisageqté 40
Objectifs intermédiairesqté 4
Chasubles d’entraînementqté 40
Siffletsqté 6
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Dossiers de matchqté 6
Maillots d’équipe bleusqté 20
T-shirts d’équipe rougesqté 20
Maillots d’équipe jaunesqté 20
Maillots d’équipe vertsqté 20
Couverture de premiers secoursqté 2
Carafes d’eauqté 6
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 8
Blocs-notesqté 10
Mètre rubanqté 2
Sifflets de rechangeqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 50
Verres à théqté 30
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Barbecueqté 2
Pinces à barbecueqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planche à découper pour viandeqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externes rechargeablesqté 2
Caisse
Terminal de paiement
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Imprimante
Piles de rechangeqté 2
Mégaphone

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Drapeaux d’équipeqté 4
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 6
Prix et coupesqté 8
Médaillesqté 70
Rubaliseqté 4
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Attaches-câblesqté 100
Panneaux en ardoiseqté 4

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Pince à déchetsqté 2
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Épongesqté 8
Chiffons microfibresqté 12
Paniers à lingeqté 4

Conseils

Réserve le terrain et la cantine dès que la date est choisie : sans ces deux confirmations, tu ne peux pas établir un planning fiable. Prévois aussi une solution couverte si la météo devient défavorable.
Fixe le format et les règles avant d’ouvrir les inscriptions. Indique notamment la durée d’un match, le nombre de joueurs par équipe et l’heure limite d’arrivée.
Arrête les inscriptions plusieurs jours avant le tournoi afin de répartir les équipes et de recueillir les besoins alimentaires. Une liste provisoire ne suffit pas pour commander les repas ou les maillots.
Prépare un dossier par match avec les feuilles imprimées, les chronomètres, les sifflets et les panneaux de score. Regroupe les cônes, ballons et chasubles par terrain pour réduire les allers-retours.
La veille, refroidis les boissons, vérifie les prévisions météo et compare la liste des courses au matériel chargé. Le jour même, communique les chiffres définitifs à la cantine avant le premier match.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un tournoi familial ?: Commence idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver le terrain et la cantine, d’envoyer les invitations, de recueillir les inscriptions et de commander les prix.
Quand faut-il arrêter les inscriptions au tournoi familial ?: Fixe une date limite environ 7 jours avant le tournoi. Tu auras ainsi le temps de répartir les équipes, confirmer les besoins alimentaires et finaliser le planning des matchs.
Que faut-il préparer la veille d’un tournoi familial ?: La veille, refroidis les boissons, imprime les équipes, le planning et les formulaires de match, puis prépare les prix. Vérifie également la météo et charge le matériel pour pouvoir l’acheminer sans retard.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un tournoi familial ?: Prévois au minimum une personne responsable de l’accueil, une par terrain et une pour la cantine, puis ajoute les arbitres nécessaires au format choisi. Confirme leurs rôles au moins 3 jours avant l’événement.

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