Checklist voor een goed georganiseerd familietoernooi
Een familietoernooi loopt soepel als je eerst de basis vastlegt en pas daarna teams, schema en boodschappen uitwerkt. Reserveer het sportveld en de kantine op tijd, bepaal het wedstrijdformat en verzamel dieetwensen vóór je aantallen doorgeeft. In de laatste week draait alles om controleren: vrijwilligers, scheidsrechters, materialen, teamshirts en prints. Op de dag zelf wil je vooral klaarstaan met gekoelde dranken, duidelijke wedstrijdformulieren en prijzen binnen handbereik.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Sportveld reserveren
Kantine reserveren
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Toernooiregels vastleggen
2 personen
Teamindeling voorbereiden
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Scheidsrechters vastleggen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Teamshirts verdelen
2 personen
Prijzen bestellen
Muziek afspeellijst maken
Weersverwachting controleren
Definitieve aantallen doorgeven
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Teams en schema printen
Prijzen klaarzetten
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Sportveld inspecteren
2 personen
Veldlijnen controleren
2 personen
Doelen plaatsen
4 personen
Wedstrijdvelden uitzetten
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Broodjes voorbereiden
4 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Prullenbakken plaatsen
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Event
Toernooibalie bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Teamindeling bekendmaken
2 personen
Toernooiregels toelichten
Warming-up begeleiden
2 personen
Wedstrijden begeleiden
6 personen
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
Wedstrijdballen klaarleggen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Pauzes aankondigen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecue serveren
4 personen
Vegetarische maaltijden serveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Finale begeleiden
3 personen
Prijsuitreiking houden
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Nazorg
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Afval inzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Locatie oplevering bevestigen
Uitslagen archiveren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 70
- Statafelsaantal 4
- Tafelkleedaantal 8
- Kledingrek
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 8
- Handballenaantal 4
- Pionnenaantal 40
- Markeringshoedjesaantal 40
- Mini-doelenaantal 4
- Trainingshesjesaantal 40
- Fluitjesaantal 6
- Stopwatchesaantal 4
- Scorebordenaantal 4
- Wedstrijdmappenaantal 6
- Teamshirts blauwaantal 20
- Teamshirts roodaantal 20
- Teamshirts geelaantal 20
- Teamshirts groenaantal 20
- EHBO-dekenaantal 2
- Waterkannenaantal 6
- Pennenaantal 20
- Klembordenaantal 8
- Notitieblokkenaantal 10
- Meetlintaantal 2
- Reservefluitjesaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 80
- Herbruikbare bordenaantal 80
- Herbruikbaar bestekaantal 80
- Koffiekopjesaantal 50
- Theeglazenaantal 30
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerlepelsaantal 8
- Schaaltjesaantal 12
Keuken
- Barbecueaantal 2
- Barbecue-tangenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplank voor vleesaantal 2
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Oplaadbare powerbanksaantal 2
- Kassabox
- Betaalterminal
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 2
- Printer
- Reservebatterijenaantal 2
- Megafoon
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Ballonnenaantal 100
- Teamvlaggenaantal 4
- Welkomstbord
- Pijlbordenaantal 6
- Prijzen en bekersaantal 8
- Medaillesaantal 70
- Afbaklintaantal 4
- Plakbandaantal 6
- Schaaraantal 6
- Tie-wrapsaantal 100
- Krijtbordenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Vuilnisgrijperaantal 2
- Bezemaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilmoppenaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Sponsjesaantal 8
- Microvezeldoekenaantal 12
- Wasmandenaantal 4
Tips
- Leg het wedstrijdformat en de toernooiregels vast voordat je teams indeelt. Zo kun je een wedstrijdschema maken dat past bij het aantal deelnemers en de beschikbare speeltijd.
- Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen en controleer de deelnemerslijst opnieuw voordat je de definitieve aantallen doorgeeft. Daarmee voorkom je dat er op de dag zelf eten of drinken ontbreekt.
- Plan vrijwilligers en scheidsrechters per onderdeel in, niet alleen algemeen. Wijs bijvoorbeeld iemand aan voor wedstrijdformulieren, iemand voor scoreborden en iemand die de materialen tussen wedstrijden controleert.
- Controleer het sportmateriaal minstens één dag vooraf: ballen, pionnen, markeringshoedjes, mini-doelen, hesjes, fluitjes en stopwatches. Leg wedstrijdmappen, geprinte teams en schema’s in één vaste map klaar.
- Kijk de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf na en bepaal waar de partytent, tafels en stoelen komen. Koel de dranken pas nadat de boodschappen binnen zijn, zodat je niet op het laatste moment nog water of glazen hoeft te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een familietoernooi organiseren?
- Leg datum, locatie, sportveld en kantine bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je nog minimaal 3 weken hebt voor aanmeldingen, teamindeling en het wedstrijdschema.
- Wanneer moet ik het wedstrijdschema voor een familietoernooi maken?
- Maak een voorlopig schema zodra het wedstrijdformat en de inschrijvingen bekend zijn, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Controleer het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 3 dagen voor het toernooi en pas het schema dan aan.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een familietoernooi?
- Reken op minimaal 1 coördinator, 1 persoon voor de administratie en per gelijktijdig spelveld 1 scheidsrechter. Bij meerdere velden plan je daarnaast minstens 1 wisselende hulp in voor scoreborden, materialen en pauzes.
- Wanneer moet ik de boodschappen en dranken regelen voor een familietoernooi?
- Controleer de boodschappenlijst zodra de definitieve aantallen bekend zijn en doe de boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf. Zet water en andere dranken op de avond ervoor koud en controleer op de ochtend zelf opnieuw de aantallen, glazen en servies.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!