Checklist para organizar un torneo familiar
Un torneo familiar necesita algo más que reservar un campo y reunir a los equipos. Hay que cerrar el formato, controlar las inscripciones, preparar el material deportivo y coordinar a quienes ayudan durante la jornada. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado, desde fijar la fecha hasta llevar los balones, marcadores, camisetas y premios al lugar. También te ayuda a comprobar los números definitivos y a prever comida, bebidas y cambios por el tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Reservar campo deportivo
Reservar la cantina
Definir el formato de la competición
2 personas
Establecer las reglas del torneo
2 personas
Preparar la distribución de equipos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Contratar árbitros
Hacer el horario del concurso
2 personas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Repartir las camisetas del equipo
2 personas
Encargar premios
Crear lista de reproducción
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comunicar los números definitivos
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Imprimir formularios del partido
Imprimir equipos y horario
Preparar los premios
Llevar materiales al lugar
3 personas
Inspeccionar el campo deportivo
2 personas
Comprobar las líneas del campo
2 personas
Colocar las porterías
4 personas
Marcar los campos de competición
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar sándwiches
4 personas
Preparar la barbacoa
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar papeleras
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Evento
Atender la mesa del torneo
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Anunciar la distribución del equipo
2 personas
Explicar las reglas del torneo
Guiar el calentamiento
2 personas
Supervisar las competiciones
6 personas
Llevar el control de la clasificación
2 personas
Preparar las bolas de competición
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Anunciar pausas
Encender la barbacoa
2 personas
Servir la barbacoa
4 personas
Servir comidas vegetarianas
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Coordinar la final
3 personas
Celebrar la entrega de premios
2 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Servir la última ronda
2 personas
Seguimiento
Reunir material deportivo
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los restos
2 personas
Confirmar la entrega del recinto
Archivar resultados
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpa plegablecant. 2
- Mesascant. 8
- Sillas plegablescant. 70
- Mesas altascant. 4
- Mantelcant. 8
- Perchero
Material deportivo
- Balones de fútbolcant. 8
- Balones de balonmanocant. 4
- Conoscant. 40
- Conos de marcajecant. 40
- Miniporteríascant. 4
- Chalecos de entrenamientocant. 40
- Silbatoscant. 6
- Cronómetroscant. 4
- Marcadorescant. 4
- Carpetas de competicióncant. 6
- Camisetas del equipo azulescant. 20
- Camisetas del equipo rojascant. 20
- Camisetas del equipo amarillascant. 20
- Camisetas del equipo verdescant. 20
- Manta de primeros auxilioscant. 2
- Jarras de aguacant. 6
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 8
- Bloc de notascant. 10
- Cinta métricacant. 2
- Silbatos de repuestocant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platos reutilizablescant. 80
- Cubiertos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos de técant. 30
- Bandejas de servircant. 10
- Cucharones de servircant. 8
- Cuencoscant. 12
Cocina
- Barbacoacant. 2
- Pinzas para barbacoacant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tabla de cortar para carnecant. 2
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías externas recargablescant. 2
- Caja registradora
- Terminal de pago
- Portátilescant. 2
- Tabletscant. 2
- Impresora
- Baterías de repuestocant. 2
- Megáfono
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Linternas a pilascant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Banderas del equipocant. 4
- Cartel de bienvenida
- Carteles direccionalescant. 6
- Premios y copascant. 8
- Medallascant. 70
- Cinta de delimitacióncant. 4
- Cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 6
- Bridascant. 100
- Pizarrascant. 4
Catering
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Pinza recoge basuracant. 2
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Esponjascant. 8
- Paños de microfibracant. 12
- Cestos para la ropacant. 4
Consejos
- Cierra la fecha, el campo y la cantina con varias semanas de margen. Después define el formato y las reglas antes de enviar las invitaciones, para que todos sepan cuánto dura cada partido y cómo se forman los equipos.
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas en un mismo formulario. Comprueba la lista de participantes una semana antes y vuelve a comunicar los números definitivos cuando se cierre el plazo.
- Asigna voluntarios para funciones concretas: recepción, marcador, bebidas, comida y recogida. Si hay varios partidos simultáneos, confirma también los árbitros y entrega a cada responsable el horario y los formularios correspondientes.
- Prepara el material por categorías el día anterior: balones, conos, miniporterías, silbatos, cronómetros, marcadores, chalecos y camisetas de los cuatro colores. Lleva además la manta de primeros auxilios y las carpetas de competición en una caja separada y visible.
- Enfría las bebidas con tiempo y calcula al menos 2 o 3 por persona durante la primera hora. Revisa el pronóstico el día anterior: una carpa, mesas y sillas plegables se olvidan fácilmente cuando el torneo se celebra al aire libre.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo familiar?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el campo, la cantina y los árbitros. Deja la última semana para cerrar inscripciones, confirmar voluntarios, revisar el pronóstico y preparar el material.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones del torneo?
- Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes. Así puedes formar los equipos, encargar las camisetas y los premios, ajustar la compra y enviar los números definitivos.
- ¿Cuántas bebidas necesito para un torneo familiar?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade una reserva para quienes jueguen varios partidos. Enfría la mayor parte el día anterior y deja algunas jarras de agua disponibles durante toda la jornada.
- ¿Qué material deportivo hay que preparar para el torneo?
- Prepara balones, conos, conos de marcaje, miniporterías, chalecos, silbatos, cronómetros y marcadores. Añade las camisetas azules, rojas, amarillas y verdes, las carpetas de competición y la manta de primeros auxilios; comprueba todo al menos un día antes.
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