Checklist pour organiser un tournoi de squash

Un tournoi de squash demande surtout une bonne coordination entre les terrains, les matchs et les participants. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis le choix du format jusqu’à la remise des prix. Prévoyez assez de temps pour les inscriptions, le planning et la confirmation des réservations. Le jour J, les fiches de match, les balles de rechange et les arbitres doivent être prêts avant l’arrivée des joueurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le format
2 personnes
Réserver des courts de squash
Établir les règles du tournoi
2 personnes
Prévoir les prix et les lots
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la liste des participants
Mettre à jour la liste d’attente
Établir le planning des matchs
2 personnes
Publier le programme des matchs
Planifier les bénévoles
2 personnes
Désigner les arbitres
Vérifier la commande traiteur
Faire la liste des courses
2 personnes
Commander les prix et médailles
Rappeler les participants
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les prix et le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les sandwiches et les wraps
3 personnes
Imprimer les formulaires de match
Préparer les badges des participants
2 personnes
Vérifier les terrains et les vestiaires
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer les tableaux de score
2 personnes
Installer les panneaux de parcours et de piste
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Répartir le matériel sportif par couloir
2 personnes
Tester la musique et le minuteur
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Donner les consignes d’ouverture
2 personnes
Encadrer les matchs
6 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Servir le service traiteur
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les stocks et les déchets
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
3 personnes
Récompenser les gagnants
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler le matériel sportif
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Gérer la caution et les clés
Retourner les matériels
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Balles de squashqté 50
Raquettes de squash de rechangeqté 8
Lunettes de squashqté 20
Panneaux de scoreqté 4
Siffletsqté 4
Médaillesqté 6
Gobeletsqté 3

Bureau

Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Badges des participantsqté 50
Fiches de matchqté 100
Listes de prixqté 10
Bracelets en papierqté 60

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Chargeurs mobilesqté 3
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces de serviceqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Tasses à caféqté 50

Décoration

Bannière du tournoi
Ballonsqté 40
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 8

Sécurité

Trousse de premiers secours

Nettoyage

Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format et le nombre de participants au moins 4 semaines à l’avance : le nombre de terrains détermine directement la durée du tournoi et le planning des matchs.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant le tournoi. Vous aurez encore le temps de confirmer les participants, de traiter la liste d’attente et de recueillir les besoins alimentaires.
Publiez le programme des matchs au plus tard 48 heures avant le début. Prévoyez les horaires d’arrivée, les terrains attribués et une marge pour les retards ou les matchs qui durent plus longtemps.
Désignez les arbitres et les bénévoles avant la dernière semaine. Chaque terrain doit avoir accès aux fiches de match, aux stylos, aux panneaux de score et à un sifflet.
La veille, vérifiez les terrains, les vestiaires et la commande traiteur. Refroidissez les boissons, préparez les sandwiches et les badges, puis récupérez les prix, les médailles et le matériel manquant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de squash ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour un tournoi avec plusieurs terrains et participants. Les réservations, les inscriptions et le planning des matchs demandent davantage de temps qu’un simple entraînement collectif.
Quand clôturer les inscriptions à un tournoi de squash ?: Clôturez-les 7 à 10 jours avant l’événement. Ce délai permet de confirmer la liste des joueurs, de mettre à jour la liste d’attente et de préparer un planning réaliste.
Combien de terrains faut-il réserver pour un tournoi de squash ?: Le nombre dépend du nombre de joueurs et du format choisi, mais réservez les terrains dès que la date est fixée. Pour éviter un planning trop serré, prévoyez une marge d’au moins 15 minutes entre les matchs lorsque c’est possible.
Que faut-il préparer la veille d’un tournoi de squash ?: Préparez les badges, les fiches de match, les listes de prix et les boissons la veille. Vérifiez aussi les terrains, les vestiaires, les raquettes de rechange et les balles afin de ne pas gérer ces détails pendant l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.