Squashtoernooi organiseren: checklist en planning

Een squashtoernooi staat of valt met de baanplanning en een sluitende deelnemerslijst. Leg eerst datum, speelvorm en regels vast en reserveer daarna genoeg banen voor alle rondes. Werk met een duidelijke inschrijfdeadline, zodat je het wedstrijdschema op tijd kunt maken en een wachtlijst kunt bijhouden. In de laatste week controleer je materiaal, catering en vrijwilligers; op de dag zelf moeten formulieren, badges, scoreborden en gekoelde dranken direct klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en format vastleggen
2 personen
Squashbanen reserveren
Toernooiregels opstellen
2 personen
Prijzengeld en prijzen regelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bevestigen
Wachtlijst bijwerken
Wedstrijdschema maken
2 personen
Wedstrijdschema publiceren
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Scheidsrechters aanwijzen
Cateringbestelling controleren
Boodschappenlijst maken
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Deelnemers herinneren
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen en materialen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Broodjes en wraps voorbereiden
3 personen
Wedstrijdformulieren printen
Deelnemersbadges klaarmaken
2 personen
Banen en kleedkamers controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Scoreborden klaarzetten
2 personen
Route- en baanborden plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Sportmateriaal per baan verdelen
2 personen
Muziek en timer testen
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Openingsuitleg geven
2 personen
Wedstrijden begeleiden
6 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Catering serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Voorraad en afval controleren
2 personen
Finalisten aankondigen
Finale begeleiden
3 personen
Winnaars huldigen
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Borg en sleutels afhandelen
Materialen retourneren
2 personen
Uitslagen naar deelnemers sturen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Squashballenaantal 50
Reserve squashracketsaantal 8
Squashbrillenaantal 20
Scorebordenaantal 4
Fluitjesaantal 4
Medaillesaantal 6
Bekersaantal 3

Kantoor

Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Deelnemersbadgesaantal 50
Wedstrijdformulierenaantal 100
Prijslijstenaantal 10
Papieren polsbandjesaantal 60

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Mobiele opladersaantal 3
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiemokkenaantal 50

Decoratie

Toernooibanner
Ballonnenaantal 40
Richtingsbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Veiligheid

EHBO-kit

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de banen voordat je uitnodigingen verstuurt. Tel per wedstrijd de speeltijd, wissels en minimaal 5 minuten uitloop op; zo voorkom je een schema dat al in de eerste ronde achterloopt.
Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor het toernooi en bevestig daarna de deelnemerslijst. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat de cateringbestelling niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast.
Maak het wedstrijdschema zodra het aantal deelnemers vaststaat en publiceer het minimaal 48 uur vooraf. Zet daarnaast een actuele wachtlijst klaar voor afmeldingen.
Plan per baan een scheidsrechter of aanspreekpunt en leg scoreborden, formulieren, pennen en fluitjes per wedstrijdplek klaar. Neem per baan minstens één reservebal en reserve-racket mee.
Koel de dranken de avond ervoor en bereid broodjes en wraps op de wedstrijddag zo vroeg mogelijk voor. Controleer vóór de eerste wedstrijd ook kleedkamers, squashbrillen, opladers, verlengkabels en stekkerdozen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een squashtoernooi te organiseren?: Reken op 6 tot 8 weken voor een toernooi met meerdere banen en deelnemers. Reserveer de banen in de eerste week en sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de wedstrijddag.
Hoeveel squashbanen heb ik nodig voor een toernooi?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en de wedstrijdduur. Plan per baan de volledige speeltijd plus 5 minuten wisseltijd; maak pas daarna het schema, zodat je de benodigde capaciteit realistisch berekent.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een squashtoernooi?: Maak het schema direct nadat de inschrijving sluit en de deelnemerslijst is bevestigd. Publiceer het uiterlijk 48 uur voor de eerste wedstrijd, inclusief baanindeling en aanvangstijden.
Wat moet ik op de dag zelf klaarleggen voor een squashtoernooi?: Leg minimaal 60 minuten vóór de eerste wedstrijd wedstrijdformulieren, pennen, scoreborden, fluitjes, badges, squashballen en reserve-rackets klaar. Controleer dan ook de banen, kleedkamers, catering en stroompunten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.