Checklist pour organiser un tournoi de polo en canoë
Un tournoi de polo en canoë demande plus qu’une réservation de canoës et quelques équipes. Il faut sécuriser le site au bord de l’eau, cadrer les règles, répartir les arbitres et prévoir le matériel de secours avant le premier match. Cette checklist rassemble les 56 tâches et 50 éléments à préparer, dans l’ordre où ils deviennent utiles. Vous saurez aussi quand ouvrir les inscriptions, confirmer les participants et installer le terrain le jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date du tournoi
Réserver le site au bord de l'eau
Réserver la location de canoës
Définir les règles du tournoi
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la liste des participants
Publier la composition des équipes
Planifier les arbitres
Répartir les bénévoles
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel du tournoi
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Préparer les prix et les médailles
Remplir les glacières
2 personnes
Dégager le site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter le terrain de compétition
4 personnes
Préparer le matériel de canoë
4 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
Aménager la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Événement
Accueillir les équipes
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Organiser le tournoi d’ouverture
2 personnes
Encadrer les matchs
6 personnes
Suivre les scores du match
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les collations et les plats
4 personnes
Échanger le matériel de compétition
3 personnes
Sécuriser le bord de l’eau
2 personnes
Encadrer les finales
6 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes
Suivi
Rassembler les équipements de canoë
4 personnes
Nettoyer le matériel de sport
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Gérer les objets perdus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Matériel de sport
- Ballons de kano-poloqté 12
- Pagaies de canoëqté 24
- Pagaies de rechangeqté 4
- Casques de canoe poloqté 24
- Gilets de sauvetageqté 30
- Ballons de matchqté 6
- Objectifsqté 2
- Filets de butqté 2
- Chasubles d’équipeqté 24
- Siffletsqté 6
- Tableaux de score étanchesqté 2
- Pendule de matchqté 2
- Marquages au solqté 12
- Poids d'ancrageqté 12
- Lignes de lancerqté 4
- Bouées de sauvetageqté 2
- Talkies-walkies étanchesqté 6
- Trousses de premiers secoursqté 2
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 40
- Ensembles de tables de bièreqté 4
- Portants à vêtementsqté 4
- Poubellesqté 8
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Lampes rechargeablesqté 6
- Batteries externesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Assiettes réutilisablesqté 80
- Couvertsqté 80
- Tasses à caféqté 40
- Carafesqté 6
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Louchesqté 8
- Pincesqté 6
- Serviettesqté 12
Décoration
- Drapeaux de départ et d’arrivéeqté 4
- Drapeaux d’équipeqté 12
- Flèches de directionqté 12
- Panneaux d'informationqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le site et les canoës plusieurs semaines avant le tournoi, puis fixez une date limite d’inscription. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, les besoins alimentaires et la composition des équipes.
- Envoyez aux participants les règles, le programme, les horaires et les consignes de sécurité au moins 7 jours avant l’événement. Précisez notamment l’heure d’arrivée, l’équipement fourni et ce qu’ils doivent apporter.
- Ne prévoyez pas uniquement le matériel utilisé pendant un match : comptez des pagaies de rechange, des ballons supplémentaires, des gilets et des casques pour les remplacements. Vérifiez chaque élément avant le montage du terrain.
- Répartissez les bénévoles avant la dernière semaine et donnez à chacun une mission précise : accueil, chronométrage, arbitrage, ravitaillement ou sécurité. Prévoyez aussi des talkies-walkies étanches si le site est étendu ou bruyant.
- Le jour du tournoi, installez les tentes, les tables, les chaises et le balisage avant l’arrivée des équipes. Gardez les trousses de premiers secours, les bouées de sauvetage et les numéros d’urgence accessibles depuis la zone de compétition.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de polo en canoë ?
- Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le site et les canoës, ouvrir les inscriptions, former les équipes, planifier les arbitres et vérifier la météo avant le jour du tournoi.
- Quand faut-il clôturer les inscriptions au tournoi ?
- Fixez la clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant la compétition. Vous aurez ensuite le temps de confirmer la liste des participants, publier les équipes et recueillir les besoins alimentaires.
- Quel matériel de sécurité prévoir pour un tournoi de polo en canoë ?
- Prévoyez un gilet de sauvetage et un casque pour chaque participant, plus des bouées de sauvetage et au moins une trousse de premiers secours accessible. Ajoutez des pagaies de rechange et vérifiez le matériel avant l’ouverture du site.
- Quand installer le terrain de compétition ?
- Délimitez le terrain et préparez le matériel de canoë le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant le premier match. Les tentes, tables et chaises peuvent être montées en parallèle pour éviter de retarder l’accueil des équipes.
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