Checklist pour organiser un tournoi de korfball

Un tournoi de korfball demande surtout une bonne coordination entre les clubs, le terrain et les bénévoles. Commencez par confirmer la date et réserver le lieu, puis verrouillez les inscriptions avant de construire le planning des matchs. Les arbitres, la table de score, les vestiaires et le stationnement doivent être attribués avant le jour J. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs dans l’ordre, jusqu’au rassemblement du matériel et à l’accueil des équipes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du tournoi
Réserver le lieu sportif
Contacter les clubs de korfball
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées
Répartir les arbitres
2 personnes
Organiser la table de score
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander les prix
Vérifier les autorisations
Réserver les vestiaires
Réserver des places de parking
Établir le plan
Concevoir la signalétique
Créer les livrets du tournoi
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Imprimer la liste des participants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les prix
Rassembler le matériel
3 personnes
Vérifier les ballons
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver les fruits frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer l'inscription de l'équipe
2 personnes
Délimiter les espaces
4 personnes
Installer les poteaux de korfball
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter la tente
4 personnes
Installer la table du concours
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les équipes
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Expliquer les règles du tournoi
Faire le discours d’ouverture
Encadrer les matchs
8 personnes
Enregistrer les scores
2 personnes
Mettre à jour le programme des matchs
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les vestiaires
Réapprovisionner les articles de toilette
Annoncer les pauses
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
4 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Prononcer le mot de clôture
Faire le check-out des équipes
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les terrains de sport
4 personnes
Démonter les poteaux de korfbal
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Poteaux de korfbalqté 8
Ballons de korfballqté 20
Ballons de rechangeqté 4
Marquages au solqté 16
Cônesqté 40
Siffletsqté 10
Panneaux de scoreqté 4
Chasubles d’équipeqté 80
Filets de ballonqté 4
Pompeqté 2
Aiguilles pour pompeqté 10
Mètres rubansqté 2
Lacets de rechangeqté 10

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 4
Bancs de vestiaireqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Pinces à nappeqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Batteries externes rechargeablesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Verres doseursqté 2
Bacs alimentairesqté 12
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Décoration de tableqté 12
Panneaux avec le nom de l'équipeqté 20
Panneaux d’annonceqté 8
Présentoir des prix

Papeterie

Fiches de matchqté 80
Brochures du tournoiqté 100
Badges des participantsqté 180
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 12
Papier d’impressionqté 250
Ruban adhésifqté 6
Ruban adhésifqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Gants de travailqté 8
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez les inscriptions à une date précise, idéalement 10 à 14 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les coordonnées, les besoins alimentaires et le nombre réel d’équipes.
Ne construisez pas le planning des matchs avant d’avoir confirmé les équipes et la durée disponible sur le terrain. Préparez aussi une version imprimée du planning pour la table de score et chaque responsable d’équipe.
Répartissez les arbitres, les bénévoles et la table de score au moins 7 jours à l’avance. Prévoyez un remplaçant pour chaque fonction clé afin de ne pas interrompre les matchs en cas d’absence.
Contrôlez le matériel sportif la veille : poteaux, ballons, ballons de rechange, cônes, sifflets, panneaux de score, pompe et aiguilles. Un contrôle anticipé laisse encore le temps de remplacer un élément manquant ou défectueux.
Finalisez l’accueil avant l’ouverture des portes : signalétique, vestiaires, parking, tentes, tables et boissons. Comptez au moins 2 gobelets réutilisables par participant si le lavage n’est pas organisé pendant la journée.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un tournoi de korfball ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue pour réserver le lieu et contacter les clubs. Les inscriptions et le règlement devraient être finalisés 2 à 3 semaines avant le tournoi.
Quand établir le planning des matchs d’un tournoi de korfball ?: Établissez-le dès que les inscriptions sont closes, généralement 10 à 14 jours avant l’événement. Gardez ensuite 2 à 3 jours pour vérifier les horaires, les terrains et la répartition des arbitres.
Combien d’arbitres et de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum un arbitre par match et un responsable pour la table de score. Pour l’accueil, les vestiaires, le matériel et la buvette, comptez environ 1 bénévole pour 10 à 15 participants, avec au moins 2 remplaçants.
Que vérifier la veille d’un tournoi de korfball ?: Vérifiez les autorisations, l’accès au site, les vestiaires, le parking et la signalétique. Rassemblez aussi tout le matériel sportif et imprimez les formulaires de match, la liste des participants et les livrets du tournoi au plus tard la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.