Checklist pour organiser un tournoi de korfball

Un tournoi de korfball demande de coordonner les équipes, les terrains, les arbitres et l’accueil dans un ordre précis. Commencez par bloquer la date et le parc sportif, puis fixez le règlement, les inscriptions et le planning des matchs. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, les bénévoles, les repas et les documents imprimés. Cette checklist vous aide à repérer les éléments souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, les boissons fraîches ou les solutions de repli en cas de pluie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le parc sportif
Réserver les terrains de compétition
Finaliser les arbitres
2 personnes
Rédiger le règlement du tournoi
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la répartition des équipes
2 personnes
Commander les prix
Vérifier le matériel de premiers secours
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Vérifier les prévisions météo
Imprimer le planning du match
Imprimer les formulaires d'équipe
Commander les courses
Vérifier les prix
Rassembler le matériel
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la table des prix
2 personnes
Préparer l’administration du concours
2 personnes
Délimiter les espaces
4 personnes
Installer les poteaux de korfball
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table du concours
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer le point café
2 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les équipes
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les cartes d’équipe
2 personnes
Prononcer le mot de bienvenue
Encadrer les matchs
6 personnes
Suivre les scores du match
2 personnes
Soutenir les arbitres
2 personnes
Ravitailler les points d'eau
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Enregistrer les blessures
Saisir les résultats
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
3 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Faire le discours d’adieu et de remerciement
Rassembler les objets perdus
2 personnes

Suivi

Clôturer le catering
3 personnes
Ranger le matériel sportif
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Envoyer les résultats
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Tabourets de barqté 8
Tables de logeqté 4
Porte-manteauxqté 4

Matériel de sport

Poteaux de korfbalqté 8
Paniers de korfballqté 8
Ballons de korfballqté 12
Ballons de rechangeqté 4
Marquages au solqté 16
Cônesqté 40
Chasubles d’entraînementqté 30
Siffletsqté 8
Panneaux de scoreqté 8
Chasubles d’équipeqté 16
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 8
Gilets de sécuritéqté 8
Parapluiesqté 4

Équipement

Pendule de matchqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Téléphones portablesqté 4
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Système de sonorisation
Micro sans filqté 2
Mégaphone
Rallonges à enrouleurqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Caissesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Boîtes à painqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 16
Bannières de départ et d’arrivéeqté 2
Nappe pour table des prixqté 2
Ballonsqté 100
Nappesqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les terrains avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez un terrain de compétition par match simultané, puis ajoutez du temps pour l’échauffement et les changements d’équipes.
Finalisez les arbitres au moins 2 semaines avant le tournoi et transmettez-leur le règlement ainsi que le planning définitif pour éviter les conflits d’horaires le jour J.
Clôturez les inscriptions 7 à 10 jours avant la rencontre. Vous aurez encore le temps de confirmer la répartition des équipes, les besoins alimentaires et les horaires de parking.
Prévoyez du matériel de jeu en réserve : au minimum 1 ballon de rechange par terrain, des sifflets supplémentaires et une solution de secours pour l’affichage des scores.
La veille, rassemblez les documents, les récompenses, les boissons et les encas. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et testez les rallonges, les multiprises, la sonorisation et les terminaux de paiement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de korfball ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le parc sportif, confirmer les arbitres, ouvrir les inscriptions et commander les récompenses sans devoir tout finaliser dans les derniers jours.
Quand faut-il établir le planning des matchs ?: Préparez une première version 10 à 14 jours avant le tournoi, puis finalisez-la après la clôture des inscriptions. Imprimez le planning la veille et gardez une version numérique accessible sur au moins deux appareils.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des équipes ?: Préparez les formulaires d’équipe, la répartition des terrains, les informations de parking et un point d’administration clairement identifié. Prévoyez aussi une table, des chaises et une personne dédiée pendant la première heure d’arrivée.
Quand acheter les boissons et les encas pour un tournoi de korfball ?: Commandez les courses 3 à 5 jours avant l’événement, puis récupérez-les la veille. Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début et préparez les encas suffisamment tôt pour ne pas interrompre l’accueil ou les matchs.

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