La checklist pour organiser un tournoi de korfball

Un tournoi de korfball demande de coordonner le terrain, les vestiaires, les arbitres, les équipes et le matériel sportif. Cette checklist de 73 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au rangement final. Prévoyez aussi l’accueil, les repas, les résultats et les informations envoyées aux participants. Les points souvent oubliés sont le matériel de secours, les formulaires de match imprimés et une solution pratique en cas de météo défavorable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le terrain de sport
Réserver les vestiaires
Finaliser les arbitres
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Rédiger le règlement du tournoi
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les équipes
2 personnes
Publier le programme des matchs
Commander le catering
2 personnes
Commander les prix
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les prix et les médailles
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Imprimer la répartition des équipes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le stand café et thé
2 personnes
Inspecter le terrain de sport
2 personnes
Vérifier les lignes de terrain
2 personnes
Installer les poteaux de korfball
4 personnes
Fixer les paniers de korfbal
4 personnes
Préparer les ballons de match
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter la tente et les zones d’ombre
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les tables de score
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer les lots
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les équipes
4 personnes
Enregistrer les équipes
3 personnes
Distribuer les ballons et les maillots
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Encadrer les matchs
8 personnes
Enregistrer les scores
3 personnes
Annoncer les horaires des matchs
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les amuse-bouches et les sandwiches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les vestiaires
Mettre à jour les résultats
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
4 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Faire le discours d’adieu et de remerciement

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Démonter les poteaux de korfball
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter la tente et la signalisation
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Laisser les vestiaires propres
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Emballer l’installation sonore
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer les résultats aux équipes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Poteaux de korfbalqté 8
Paniers de korfballqté 8
Ballons de korfballqté 12
Ballons de rechangeqté 4
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Siffletsqté 10
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 4
Chasubles d’équipeqté 48
Filets de ballonqté 4
Pompeqté 2
Aiguilles pour pompeqté 10
Mètre ruban de terrainqté 2
Craie de marquage au solqté 4

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Portantsqté 2
Bancs de vestiaireqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 6
Glacièresqté 6
Mégaphone à main
Trousses de premiers secoursqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Presse-papiersqté 6
Sets de stylosqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 8
Petits bolsqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 24
Tapis de découpeqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux de noms d’équipeqté 16
Flèches de directionqté 12
Ruban de scène

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-essuie-tout en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le terrain et les vestiaires dès que la date est fixée, puis confirmez les arbitres et les bénévoles avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez au moins une personne responsable de l’accueil et une autre du suivi des matchs.
Établissez le planning après la clôture des inscriptions. Envoyez le programme définitif aux équipes plusieurs jours avant le tournoi, avec l’heure d’arrivée, les règles, les vestiaires et les besoins alimentaires signalés.
Contrôlez le matériel sportif la veille : poteaux, paniers, ballons, ballons de rechange, sifflets, chronomètres et panneaux de score. Testez aussi la pompe, les aiguilles, les rallonges et la sonorisation.
Prévoyez l’installation assez tôt pour mesurer et marquer le terrain avant l’arrivée des équipes. Installez les tables, les chaises, les tentes, les glacières et les gobelets réutilisables dans des zones clairement séparées.
Imprimez les formulaires de match et la répartition des équipes en plusieurs exemplaires. Vérifiez les prévisions météo la veille et le matin même, puis informez rapidement les participants si l’organisation doit changer.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un tournoi de korfball ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant le tournoi afin de laisser le temps aux équipes de s’organiser. Fixez une date limite au moins 10 jours avant l’événement pour établir les matchs, confirmer les équipes et commander le catering.
Combien d’arbitres faut-il prévoir pour un tournoi de korfball ?: Prévoyez au minimum un arbitre par terrain utilisé en parallèle, plus une personne de remplacement si le tournoi dure plusieurs heures. Confirmez leur disponibilité au moins 2 semaines avant la date.
Quand envoyer le programme des matchs aux équipes ?: Envoyez le programme définitif 3 à 5 jours avant le tournoi. Indiquez les heures de convocation, les matchs, l’accès aux vestiaires, les règles et les consignes concernant les repas.
Que vérifier la veille d’un tournoi de korfball ?: Contrôlez le matériel sportif, les formulaires imprimés, les médailles, les repas, les bénévoles et les prévisions météo. Faites cette vérification au plus tard la veille au soir, puis préparez les caisses et les tables pour gagner du temps le matin.

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