Checklist pour organiser un tournoi de judo

Un tournoi de judo demande une coordination précise entre les inscriptions, les catégories, les arbitres et le déroulement des combats. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix du gymnase jusqu’à son ouverture le jour J. Elle couvre aussi les détails souvent réglés trop tard : feuilles de score, répartition des poules, besoins alimentaires, signalétique et matériel de pesée. Prévoyez un responsable pour chaque zone afin d’éviter les décisions de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le gymnase
Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Finaliser les arbitres
Planifier le service à table
Réserver un secouriste
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations de transport
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Répartir les poules
2 personnes
Imprimer les listes de départ
Imprimer les feuilles de score
Préparer les panneaux de direction
Préparer le briefing des collaborateurs
Diffuser la répartition des employés
Récupérer les prix
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Ouvrir le gymnase
2 personnes
Inspecter le tatami
3 personnes
Installer les tatamis
8 personnes
Installer les tables de compétition
4 personnes
Installer les tableaux de score
3 personnes
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Installer les tribunes du public
5 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
Installer les lots
Animer le briefing des arbitres
5 personnes
Animer le briefing des bénévoles
8 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Vérifier les poids
3 personnes
Distribuer les cartes de compétition
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer l'échauffement
2 personnes
Encadrer les matchs
8 personnes
Enregistrer les scores
4 personnes
Mettre à jour le programme des matchs
2 personnes
Guider les participants vers le tapis
2 personnes
Informer le public
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les snacks
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier le tatami en cours d’événement
2 personnes
Annoncer la pause
Annoncer les finalistes
Encadrer les finales
6 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Démonter le catering
3 personnes
Remettre le mobilier en place
6 personnes
Désactiver les tableaux d’affichage
2 personnes
Ranger les tatamis
8 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le gymnase
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier l’inventaire
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Publier les résultats
Informer les participants des résultats
Restituer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de judoqté 80
Marquage du tapisqté 4
Bandeaux de compétition rougesqté 20
Bandes de compétition blanchesqté 20
Tableaux de score de judoqté 4
Chronomètreqté 6
Siffletsqté 6
Tables de concoursqté 4
Chaises de compétitionqté 16
Balanceqté 2
Casques de judoqté 2
Chasubles d’entraînementqté 12
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Feuilles de scoreqté 250
Cartes de matchqté 150

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables de cateringqté 4
Chaises pour le publicqté 120
Chaises pliantesqté 20
Portants à vêtementsqté 4
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Téléphone mobileqté 2
Mégaphone
Trousse de premiers secours
Glacièresqté 4
Chargeurs de batterieqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pains de glaceqté 20
Tire-bouchonsqté 3
Poubellesqté 8

Décoration

Bannièresqté 4
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 8
Panneaux de scèneqté 3
Médaillesqté 60
Gobeletsqté 12
Certificatsqté 60

Nettoyage

Serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Porte-essuie-tout en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et réservez le gymnase plusieurs semaines à l’avance, puis vérifiez que l’espace permet l’installation des tapis, des tables de concours et des zones d’attente.
Publiez le formulaire d’inscription avec une date limite claire. Après cette échéance, contrôlez les catégories, les besoins alimentaires et les informations de transport avant d’établir les poules.
Confirmez les arbitres et le secouriste avant d’envoyer le planning définitif. Prévoyez au moins une personne dédiée à la table de score par zone de combat.
Imprimez les listes de départ, les cartes de match et les feuilles de score au plus tard la veille. Gardez des exemplaires vierges, des stylos et une imprimante disponible pour les corrections.
Ouvrez le gymnase suffisamment tôt pour installer les tapis, le marquage, les panneaux de direction et les tables d’inscription. Remplissez les glacières avant l’arrivée des participants afin de ne pas interrompre l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de judo ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le gymnase, confirmer les arbitres, recueillir les inscriptions et finaliser les poules sans précipitation.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un tournoi de judo ?: Fixez la clôture environ 7 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les participants, répartir les catégories et imprimer les documents nécessaires.
Quand préparer le planning des matchs ?: Établissez une première version 3 à 5 jours avant le tournoi, puis faites une dernière vérification la veille. Les changements de dernière minute concernent souvent les absences ou les catégories incomplètes.
À quelle heure ouvrir le gymnase le jour du tournoi ?: Ouvrez-le au moins 90 minutes avant l’accueil des judokas. Comptez ce temps pour installer les tapis, préparer les tables, tester le matériel et placer la signalétique.

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