Checklist para organizar un torneo de judo

Organizar un torneo de judo requiere coordinar competición, instalaciones, participantes y personal en un orden preciso. Primero se fijan la fecha, el pabellón, el reglamento y las categorías; después se abren las inscripciones y se contratan árbitros. Durante las últimas semanas se cierran los grupos, el horario, las listas y el material. Esta checklist reúne 74 tareas y 63 artículos para que no llegues al día del torneo sin báscula, hojas de puntuación o responsables asignados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del torneo
2 personas
Reservar el pabellón deportivo
Establecer el reglamento del concurso
2 personas
Determinar las categorías del concurso
2 personas
Contratar árbitros
Asignar servicio de mesa
Asignar personal de primeros auxilios
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información de transporte
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Hacer el horario del concurso
2 personas
Distribuir los grupos
2 personas
Imprimir las listas de salida
Imprimir las hojas de puntuación
Preparar señales de ruta
Preparar la reunión informativa del personal
Distribuir la asignación del personal
Recoger los premios
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Abrir el polideportivo
2 personas
Inspeccionar el tatami
3 personas
Colocar tatami
8 personas
Colocar las mesas de competición
4 personas
Instalar las pizarras de puntuación
3 personas
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Montar la grada del público
5 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Colgar señalizadores
2 personas
Exponer los premios
Dar la charla a los árbitros
5 personas
Realizar la sesión informativa para voluntarios
8 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Comprobar los pesos
3 personas
Repartir las tarjetas del concurso
2 personas
Dar el discurso de apertura
Guiar el calentamiento
2 personas
Supervisar las competiciones
8 personas
Registrar las puntuaciones
4 personas
Actualizar el calendario de la competición
2 personas
Guiar a los participantes hacia la colchoneta
2 personas
Informar al público
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Reponer snacks
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar el tatami a mitad de evento
2 personas
Anunciar el descanso
Anunciar a los finalistas
Acompañar las finales
6 personas
Gestionar la entrega de premios
4 personas
Dar el discurso de agradecimiento
Despedir a los participantes
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Desmontar el catering
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
6 personas
Apagar los marcadores
2 personas
Recoger el tatami
8 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el pabellón deportivo
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Publicar los resultados
Informar a los participantes sobre los resultados
Devolver objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Colchonetas de judocant. 80
Marcación de alfombracant. 4
Cintas rojas de competicióncant. 20
Cintas de competición blancascant. 20
Marcadores de puntuación de judocant. 4
Cronómetrocant. 6
Silbatoscant. 6
Mesas de competicióncant. 4
Sillas de competicióncant. 16
Básculacant. 2
Cascos de judocant. 2
Chalecos de entrenamientocant. 12
Conoscant. 20
Cinta de balizamientocant. 4
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Hojas de puntuacióncant. 250
Tarjetas de competicióncant. 150

Mobiliario

Mesas de registrocant. 2
Mesas de cateringcant. 4
Asientos para el públicocant. 120
Sillas plegablescant. 20
Percheroscant. 4
Percheroscant. 2

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Teléfono móvilcant. 2
Megáfono
Botiquín de primeros auxilios
Neveras portátilescant. 4
Cargadores de bateríacant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 40
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Acumuladores de fríocant. 20
Abrebotellascant. 3
Papeleracant. 8

Decoración

Bannerscant. 4
Señales direccionalescant. 8
Mantelescant. 8
Carteles para el escenariocant. 3
Medallascant. 60
Vasoscant. 12
Certificadoscant. 60

Limpieza

Fregonacant. 3
Cuboscant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de papel de cocinacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento y las categorías antes de publicar el formulario de inscripción. Si los participantes se apuntan sin conocer su grupo, tendrás que corregir datos y rehacer listas al final.
No dejes árbitros, primeros auxilios ni personal de mesa para la última semana. Asigna por escrito quién cubre cada función y organiza una reunión informativa antes de abrir el pabellón.
Calcula el horario después de comprobar la lista real de participantes y distribuir los grupos. Imprime las listas de salida y las hojas de puntuación cuando las categorías ya estén cerradas, no varios días antes.
Haz una revisión física del material deportivo antes del torneo: colchonetas, marcadores, cronómetro, silbatos, báscula y cintas de competición. Comprueba también impresora, portátil, cables y regletas para evitar depender de un único equipo.
Prepara por separado la recepción, las zonas de competición y el catering. Las mesas de registro, los asientos, las señales de ruta y las neveras deben estar colocados antes de la reunión del personal y de la llegada de los judokas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de judo?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el pabellón, fijar el reglamento, contratar árbitros y abrir las inscripciones. Deja los últimos 7 días para cerrar participantes, grupos, horarios e impresos.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de un torneo de judo?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes de la competición. Así tendrás tiempo para comprobar la lista, distribuir los grupos, preparar el horario y hacer las listas de salida.
¿Qué material hace falta para un torneo de judo?: Necesitas material de competición como colchonetas, marcadores, cronómetros, silbatos, báscula, cintas y hojas de puntuación. También hacen falta mesas, sillas, un portátil, una impresora, cables y megáfono; compruébalo todo al menos 48 horas antes.
¿Cuándo hay que preparar el horario del torneo de judo?: Prepara el horario cuando las inscripciones estén cerradas y los grupos distribuidos, normalmente entre 5 y 7 días antes. Imprime la versión definitiva después de una última comprobación de participantes y categorías.

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