Checklist pour organiser un tournoi de bloc

Un tournoi de bloc demande plus qu’une salle et des voies à grimper. Il faut cadrer le format, ouvrir les inscriptions, préparer les problèmes, répartir les bénévoles et imprimer les documents avant le jour J. Cette checklist suit l’ordre de préparation, depuis la réservation de la salle jusqu’aux dossards, cartes de score, récompenses et achats de dernière minute. Elle vous aide aussi à repérer ce qui est souvent réglé trop tard : le jury, les besoins alimentaires, le matériel de balisage et les secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Définir le format du concours
2 personnes
Réserver une salle d'escalade de bloc
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
Définir les catégories de prix
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer la confirmation aux participants
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Désigner les membres du jury
2 personnes
Envoyer les consignes du jury
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Sélectionner les problèmes de bloc
3 personnes
Planifier la construction du parcours
2 personnes
Commander les prix
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer les cartes de score
Imprimer les cartes d'itinéraire
Préparer les dossards
2 personnes
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier les murs d’escalade de bloc
3 personnes
Fixer les poignées desserrées
2 personnes
Signaler les problèmes du concours
3 personnes
Vérifier les tapis de chute
2 personnes
Monter le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les tables du jury
2 personnes
Aménager la zone des participants
3 personnes
Monter la table de catering
2 personnes
Mettre en place la table des prix
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Préparer les feuilles de score
2 personnes

Événement

Distribuer les dossards
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Expliquer les règles du match
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Distribuer les cartes de score
3 personnes
Encadrer le tour de qualification
6 personnes
Vérifier les scores
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les snacks
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Informer les participants
2 personnes
Annoncer les finalistes
2 personnes
Installer la finale
4 personnes
Encadrer la finale
6 personnes
Traiter les scores finaux
3 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les médailles
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer les sols
3 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Archiver les feuilles de score
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
Enregistrer les objets trouvés
Évacuer les emballages vides
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Finaliser la salle d’escalade de bloc
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Brosses à blocqté 12
Sacs de magnésiumqté 8
Magnésium liquideqté 6
Numéros de départqté 80
Fiches de scoreqté 160
Cartes d’itinéraireqté 120
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Mètre rubanqté 2
Prises d’escalade de rechangeqté 20
Clés Allenqté 4
Tournevisqté 4
Tapis de chuteqté 12
Trousse de premiers secours
Packs de froidqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Tabletteqté 2
Imprimante
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externes rechargeablesqté 4
Glacièresqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 10
Carafeqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 20
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Thermomètres de réfrigérateurqté 2

Décoration

Fanions de fêteqté 4
Ballonsqté 60
Banderole de départ
Panneau de table des prix
Badges nominatifsqté 80

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes à pilesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle avant d’annoncer la date : gardez ensuite un délai d’au moins 6 à 8 semaines pour les inscriptions, le recrutement des bénévoles et la préparation du parcours.
Fixez le format et le règlement avant de créer le formulaire d’inscription. Précisez notamment les catégories, le système de score, les horaires et la date limite d’inscription.
Préparez le jury et les bénévoles au moins 2 semaines avant le tournoi. Envoyez leurs consignes avec le planning, les rôles attribués et les horaires de présence.
Faites un test complet des documents 3 à 5 jours avant l’événement : liste des participants, numéros de départ, fiches de score et cartes d’itinéraire doivent être imprimés en quantité suffisante.
Réservez un créneau de contrôle la veille pour vérifier les tapis de chute, les brosses, le magnésium, le balisage, les prises de rechange et la trousse de premiers secours. Les rallonges, multiprises et batteries externes sont souvent oubliées jusqu’au montage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de bloc ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, définir le format, ouvrir les inscriptions, recruter les bénévoles et préparer les problèmes de bloc sans tout concentrer sur la dernière semaine.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un tournoi de bloc ?: Fixez la clôture entre 7 et 10 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, confirmer les participants, recueillir les besoins alimentaires et imprimer les documents.
Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de bloc ?: Le nombre dépend du format et de la capacité de la salle, mais prévoyez au minimum 1 responsable de coordination, les membres du jury et une équipe dédiée à l’accueil, au pointage et au ravitaillement. Établissez les rotations au moins 2 semaines à l’avance.
Que faut-il préparer la veille d’un tournoi de bloc ?: Contrôlez le parcours, le balisage, les tapis, le matériel de sécurité et le système de sonorisation. Préparez aussi les dossards, les fiches de score, les cartes d’itinéraire, la liste des participants et les récompenses afin de ne pas imprimer ou acheter le jour même.

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