Checklist para organizar un torneo de boulder

Organizar un torneo de boulder requiere coordinar la sala, el formato de competición y el recorrido antes de abrir las inscripciones. Después hay que repartir funciones entre jueces y voluntarios, preparar dorsales y tarjetas de puntuación, y confirmar los datos de cada participante. Esta checklist reúne 71 tareas y 59 artículos para que puedas avanzar en orden y detectar a tiempo lo que suele faltar el día del torneo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del torneo
2 personas
Definir el formato de la competición
2 personas
Reservar la sala de boulder
Redactar las reglas de la competición
2 personas
Definir categorías de premios
2 personas
Crear el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar anuncio en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Enviar confirmación a los participantes
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Designar a los miembros del jurado
2 personas
Enviar las instrucciones al jurado
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Seleccionar los problemas de boulder
3 personas
Planificar el trazado del recorrido
2 personas
Encargar premios
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Imprimir las tarjetas de puntuación
Imprimir mapas de ruta
Preparar los dorsales
2 personas
Comprobar premios y medallas
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar los muros de boulder
3 personas
Asegurar los tiradores sueltos
2 personas
Marcar los problemas de la competición
3 personas
Comprobar los colchones de caída
2 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Montar las mesas del jurado
2 personas
Montar la zona de participantes
3 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Montar la mesa de premios
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Colocar las tarjetas de puntuación
2 personas

Evento

Repartir dorsales
3 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Explicar las reglas del concurso
2 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Repartir tarjetas de puntuación
3 personas
Coordinar la ronda de clasificación
6 personas
Comprobar puntuaciones
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer snacks
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Informar a los participantes
2 personas
Anunciar a los finalistas
2 personas
Preparar la final
4 personas
Coordinar la final
6 personas
Procesar las puntuaciones finales
3 personas
Preparar la entrega de premios
3 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar las medallas
3 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Recoger el material de competición
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar los suelos
3 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Archivar las hojas de puntuación
Publicar los resultados
Enviar mensaje de agradecimiento
Registrar los objetos perdidos
Desechar los envases vacíos
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Entregar la sala de boulder
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 24
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12
Papeleracant. 6

Material deportivo

Cepillos para bouldercant. 12
Bolsas de magnesiocant. 8
Magnesio líquidocant. 6
Dorsalescant. 80
Tarjetas de puntuacióncant. 160
Tarjetas de rutacant. 120
Conoscant. 20
Cinta de señalizacióncant. 4
Cinta métricacant. 2
Garras de escalada de repuestocant. 20
Llaves Allencant. 4
Destornilladorescant. 4
Colchonetas de caídacant. 12
Botiquín de primeros auxilios
Cold packscant. 8

Equipo

Portátil
Tabletacant. 2
Impresora
Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externas recargablescant. 4
Neveras portátilescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tazas de cafécant. 40
Bandejas de servircant. 10
Jarracant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6
Jarras medidorascant. 2
Termómetros de neveracant. 2

Decoración

Banderines festivoscant. 4
Globoscant. 60
Pancarta de salida
Cartel de mesa de premios
Tarjetas de nombrecant. 80

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Linternas a pilascant. 4

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 20
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Define el formato, las categorías y las reglas antes de crear el formulario de inscripción. Así los participantes reciben desde el principio la misma información sobre niveles, puntuación y premios.
Reserva la sala con varias semanas de margen y confirma el horario de montaje, competición y desmontaje. Pregunta también cuándo puedes preparar el recorrido y revisar las colchonetas de caída.
Cierra las inscripciones al menos 5-7 días antes del torneo. Ese margen permite imprimir la lista de participantes, preparar dorsales y tarjetas de puntuación, y enviar las instrucciones definitivas.
Asigna por escrito las funciones de jueces y voluntarios y prepara turnos de 2-3 horas. Incluye una persona responsable de incidencias, material y comunicación durante la competición.
Haz una comprobación del material el día anterior y separa lo que se usará en cada zona. No dejes para la mañana del torneo la compra, la impresión ni la revisión de premios, herramientas, botiquín y baterías.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de boulder?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes: primero fija la fecha, reserva la sala y define el formato. Deja los últimos 7 días para cerrar inscripciones, imprimir documentación y confirmar voluntarios, jueces y premios.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un torneo de boulder?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes del torneo. Así puedes revisar categorías, recoger preferencias dietéticas, preparar dorsales y enviar la confirmación final a cada participante.
¿Cuántos voluntarios y jueces hacen falta para un torneo de boulder?: Como punto de partida, calcula 1 juez por cada zona activa y 1 voluntario por cada 15-20 participantes. Añade al menos 1 persona para coordinación e incidencias, aunque el número final depende del formato y del tamaño de la sala.
¿Qué hay que preparar el día antes de un torneo de boulder?: Deja listas las tarjetas de puntuación, dorsales, lista de participantes, mapas de ruta, premios y material de señalización. También conviene comprobar durante 60-90 minutos las colchonetas, las herramientas, el botiquín, los equipos electrónicos y las conexiones eléctricas.

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