La checklist du tournoi de badminton d’anniversaire
Un tournoi de badminton d’anniversaire demande plus qu’une réservation de terrain et quelques raquettes. Il faut cadrer le format, recueillir les inscriptions, préparer le planning des matchs et répartir les pistes avant le jour J. Cette checklist de 62 tâches et 50 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations au rangement du matériel. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : arbitres, navettes, formulaires imprimés, badges et boissons au frais.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le format du tournoi
2 personnes
Définir les catégories de la compétition
2 personnes
Rédiger le règlement du tournoi
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles pour les compétitions
2 personnes
Contacter les arbitres
Réserver le catering
2 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Commander les prix et médailles
Établir le planning des matchs
2 personnes
Envoyer la confirmation aux participants
Établir la répartition des pistes
2 personnes
Envoyer les consignes aux bénévoles
Vérifier les prix
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les navettes et le matériel
2 personnes
Imprimer les formulaires de compétition
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Signaler l'entrée extérieure
2 personnes
Préparer le matériel de piste
4 personnes
Installer les filets et les poteaux
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les tables de score
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Événement
Assurer l’ouverture
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Expliquer le programme de la compétition
Encadrer les matchs
8 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Réapprovisionner les navettes
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Distribuer les collations de pause
3 personnes
Annoncer les finales
Encadrer les finales
5 personnes
Servir le repas chaud
4 personnes
Vérifier définitivement les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prononcer le discours d’anniversaire
Encadrer le cocktail libre
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Suivi
Démonter le matériel de piste
4 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les résultats du match
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Matériel de sport
- Filets de badmintonqté 6
- Poteaux de filetqté 12
- Volants de compétitionqté 120
- Raquettes de badminton de rechangeqté 12
- Ruban de marquage de pisteqté 6
- Panneaux de scoreqté 6
- Siffletsqté 8
- Maillots de compétitionqté 20
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 80
- Tabourets de barqté 6
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Louchesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Casseroles à soupeqté 2
- Bacs de rangementqté 12
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Imprimantes
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Microphone
- Enceinte portable
- Batteries externes rechargeablesqté 4
Décoration
- Bannière d’anniversaireqté 2
- Ballonsqté 80
- Ruban à ballonsqté 2
- Nappesqté 10
- Compositions floralesqté 6
- Badges nominatifsqté 100
- Stylosqté 30
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
- Lampes à pilesqté 6
Catering
- Médaillesqté 24
- Trophées pour les gagnantsqté 6
- Chèques-cadeauxqté 6
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Raclettes de solqté 2
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
- Poubellesqté 8
Courses
- Courses
Conseils
- Fixez le format et les catégories avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître le niveau attendu, le nombre de matchs et la durée approximative de l’après-midi.
- Traitez les inscriptions au fur et à mesure et demandez les besoins alimentaires dès la réponse. Une confirmation finale quelques jours avant permet de corriger les absences et le planning.
- Établissez le planning des matchs et la répartition des pistes avant l’arrivée des joueurs. Prévoyez aussi des arbitres, des bénévoles identifiés et des raquettes de rechange pour éviter les interruptions.
- Préparez les documents la veille : règlement, formulaires de compétition, badges nominatifs, panneaux de score et consignes bénévoles. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires plutôt que de dépendre d’une imprimante sur place.
- Vérifiez le jour précédent les filets, poteaux, volants, rallonges, multiprises, microphone et enceinte. Le matin du tournoi, mettez les boissons au frais et ouvrez le lieu assez tôt pour installer l’accueil et le service traiteur.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un tournoi de badminton d’anniversaire ?
- Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le tournoi afin de construire les catégories et le planning des matchs.
- Combien de temps prévoir pour organiser le tournoi ?
- Comptez 4 à 6 semaines pour organiser correctement un tournoi avec inscriptions, arbitres, repas et récompenses. Commencez le planning détaillé des matchs environ 7 jours avant, puis envoyez la confirmation finale 2 à 3 jours avant.
- Combien de volants et de raquettes de rechange prévoir ?
- Préparez au minimum 2 à 3 volants de compétition par match prévu, avec une réserve pour les volants usés ou perdus. Prévoyez aussi 2 à 4 raquettes de rechange, selon le nombre de joueurs qui n’apportent pas leur propre matériel.
- Que préparer la veille d’un tournoi de badminton d’anniversaire ?
- La veille, imprimez les formulaires, préparez les badges, vérifiez les prix et médailles, regroupez le matériel par zone et mettez les boissons au frais si possible. Gardez 60 à 90 minutes le jour même pour l’ouverture du lieu et l’installation des pistes.
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