Organiser un relais de natation sans rien oublier

Un relais de natation demande une coordination précise entre la piscine, les équipes, les officiels et les bénévoles. Commence par confirmer le format de la compétition et les règles de sécurité, puis ouvre les inscriptions assez tôt pour répartir les nageurs et établir l’ordre de départ. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, les documents, le catering et l’accès au bassin. Cette checklist te permet de suivre les préparatifs dans le bon ordre, jusqu’à l’installation du bureau d’inscription.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la piscine
Définir le format de la compétition
2 personnes
Établir les règles de sécurité
2 personnes
Enregistrer les officiels et les superviseurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier les informations des participants
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les équipes
2 personnes
Établir l’ordre de départ
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Coordonner les règles de la piscine
2 personnes
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les prix et les médailles
Imprimer les formulaires de match
Préparer les badges des participants
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
Confirmer le lieu et l’accès
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
Vérifier le tracé du parcours
2 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Installer les lots
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir l’enregistrement des participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Traiter les dernières inscriptions
2 personnes
Orienter les participants vers les vestiaires
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Encadrer la première série de compétitions
8 personnes
Enregistrer les résultats
3 personnes
Servir les boissons et les snacks
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les vestiaires entre deux passages
2 personnes
Encadrer la deuxième série de compétitions
8 personnes
Encadrer la troisième série de compétitions
8 personnes
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
Préparer les finales
3 personnes
Encadrer les finales
8 personnes
Vérifier les résultats finaux
3 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Dire au revoir et donner des informations
2 personnes

Suivi

Démonter le catering
3 personnes
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer les abords de la piscine
3 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Envoyer les résultats numériquement
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tables pliantesqté 2
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Témoins de relaisqté 12
Lignes de pisteqté 8
Lunettes de natation de compétitionqté 6
Cônesqté 20
Numéros de départqté 80
Blocs de départqté 8
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 8
Bouées de sauvetageqté 2
Cordes de sauvetageqté 2
Tapis antidérapantsqté 10
Serviettesqté 30

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Protection des prises électriquesqté 4
Horloge numérique
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphonesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Gants thermiquesqté 2

Catering

Étiquettes pour poubellesqté 12
Filtres à caféqté 100
Serviettesqté 300
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Pains de glaceqté 24

Décoration

Banderoles de compétitionqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 100
Nappesqté 10
Médaillesqté 30
Trophées pour les gagnantsqté 6

Nettoyage

Serpillièresqté 6
Seauxqté 4
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Trousse de premiers secoursqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Courses

Courses

Conseils

Réserve la piscine avant d’annoncer la date : prévois aussi le temps nécessaire pour l’installation, le briefing et le rangement après la compétition.
Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le relais. Tu auras ainsi le temps de traiter les demandes alimentaires, répartir les équipes et imprimer les documents.
Prépare un plan de circulation distinct pour les nageurs, les spectateurs et les bénévoles. Vérifie notamment l’accès au bassin, aux vestiaires et au bureau d’inscription la veille.
Organise le briefing des bénévoles 30 à 45 minutes avant le début. Rappelle les postes, les règles de la piscine, les moyens de communication et la procédure en cas d’incident.
Contrôle le matériel sportif et électrique la veille, pas le matin même. Teste les chronomètres, la sonorisation, les microphones, les talkies-walkies et les rallonges avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un relais de natation ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la piscine, définir le format, ouvrir les inscriptions, recruter les officiels et confirmer le matériel.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour un relais de natation ?: Ferme les inscriptions environ 7 jours avant la course. Il te restera assez de temps pour répartir les équipes, établir l’ordre de départ, préparer les badges et imprimer les formulaires.
Quand faut-il faire le briefing des bénévoles ?: Organise un briefing de 30 à 45 minutes avant le début du relais. Les bénévoles doivent connaître leur poste, les règles de sécurité et la personne à contacter en cas de problème.
Que faut-il vérifier la veille d’un relais de natation ?: Vérifie l’accès à la piscine, le matériel de course, les dispositifs de sécurité, les documents imprimés et l’installation électrique. Prépare aussi les tables, les chaises et le bureau d’inscription pour éviter les retards le jour J.

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