Checklist pour organiser un tournoi anniversaire de tennis de table

Un tournoi anniversaire de tennis de table demande plus qu’une réservation et quelques raquettes. Il faut fixer le format, prévoir les créneaux, suivre les inscriptions et préparer le matériel de jeu comme les tables, filets, balles et feuilles de match. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation du lieu et au rangement. Elle évite aussi les oublis fréquents : trophées commandés trop tard, prises insuffisantes ou bénévoles non confirmés.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du match
2 personnes
Définir le format et les règles du tournoi
2 personnes
Établir le programme des jeux et les créneaux horaires
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Commander les prix et les trophées
Vérifier les balles et les raquettes
2 personnes
Prévoir des raquettes et des balles de rechange
Imprimer le programme du tournoi
Imprimer les formulaires de compétition
Envoyer les informations d’itinéraire et de stationnement
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les prix et les trophées
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer les glacières et les caisses
2 personnes
Répartir la restauration par moment de repas
2 personnes
Informer l'organisation de la compétition
3 personnes
Confirmer le planning des bénévoles

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol sportif et l'espace de jeu
2 personnes
Installer les tables de ping-pong
4 personnes
Installer les filets et les tableaux de score
3 personnes
Préparer les feuilles de match
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Exposer les prix et trophées
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Encadrer le match d'ouverture
2 personnes
Encadrer les matchs de qualification
4 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Vérifier les tables et les balles de jeu
2 personnes
Encadrer les quarts de finale
4 personnes
Encadrer les demi-finales
4 personnes
Préparer le buffet
4 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
Encadrer la finale
3 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Servir le toast d’anniversaire
3 personnes
Servir les derniers amuse-bouches
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Acheminer les restes au stockage
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tables de ping-pongqté 6
Filets de tennis de tableqté 6
Raquettes de tennis de tableqté 24
Balles de tennis de tableqté 100
Panneaux de scoreqté 6
Numéros des tables de matchqté 6
Fiches de matchqté 100
Stylosqté 20

Mobilier

Chaises pliantesqté 70
Tables pliantesqté 10
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes rechargeablesqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Bannière d’anniversaire
Ballonsqté 50
Nappesqté 10
Panneau de table des prix
Confettis de tableqté 4
Trophéesqté 3
Rubans de médailleqté 12

Nettoyage

Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format du tournoi avant d’envoyer les invitations : indiquez le nombre de joueurs attendu, les règles, la durée des matchs et les créneaux réservés à chaque étape.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et mettez la liste à jour au moins une semaine avant l’anniversaire. Notez les besoins alimentaires au même moment pour adapter les achats et le buffet.
Contrôlez le matériel de jeu quelques jours avant : testez chaque table et chaque filet, puis prévoyez des raquettes et des balles de rechange pour éviter une interruption au premier incident.
Préparez les documents avant le jour J : programme imprimé, formulaires de compétition, numéros de tables et feuilles de match. Gardez aussi plusieurs stylos à la table d’inscription.
Confirmez les bénévoles et le déroulement au moins 48 heures avant l’ouverture. Sur place, vérifiez d’abord le sol sportif, l’espace de jeu, les rallonges et les multiprises avant d’installer les tables de ping-pong.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour un tournoi anniversaire de tennis de table ?: Prévoyez généralement 3 à 4 heures pour l’accueil, les matchs, les pauses et la remise des trophées. Ajoutez au moins 60 minutes avant l’arrivée des invités pour installer les tables, les chaises, l’inscription et le buffet.
Quand envoyer les invitations pour un tournoi de tennis de table ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date, surtout si les invités doivent réserver leur journée. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant le tournoi afin d’établir les poules et le programme.
Combien de balles et de raquettes de rechange faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 2 raquettes de rechange et 6 à 12 balles supplémentaires pour un petit tournoi. Pour un groupe plus important ou plusieurs tables, augmentez la réserve afin de ne pas interrompre les matchs.
Quand commander les trophées et les prix du tournoi ?: Commandez-les au moins 2 à 3 semaines avant l’événement. Vérifiez leur contenu et récupérez-les quelques jours avant le tournoi, plutôt que le matin même, pour pouvoir corriger un oubli.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.