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Jubiläums-Tischtennisturnier organisieren: die Checkliste

Ein Jubiläums-Tischtennisturnier braucht mehr als freie Tische und Schläger. Du musst Spielort, Format und Zeitblöcke früh festlegen, damit Anmeldungen und Turnierplan zusammenpassen. Kurz vor dem Termin entscheiden Materialkontrolle, Helferplan und Verpflegung darüber, ob der Ablauf ins Stocken gerät. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag – inklusive der Punkte, die bei einem Turnier besonders oft zu spät erledigt werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Spielort festlegen

    2 Personen

  • Turnierformat und Regeln festlegen

    2 Personen

  • Spielplan und Zeitblöcke erstellen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Preise und Trophäen bestellen

  • Bälle und Schläger kontrollieren

    2 Personen

  • Ersatzschläger und Bälle besorgen

  • Turnierplan drucken

  • Spielformulare ausdrucken

  • Route und Parkinformationen versenden

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Preise und Trophäen abholen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    3 Personen

  • Kühlboxen und Kisten bereitstellen

    2 Personen

  • Catering nach Mahlzeiten einteilen

    2 Personen

  • Wettkampfleitung instruieren

    3 Personen

  • Freiwilligenplan bestätigen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Sportboden und Spielfläche kontrollieren

    2 Personen

  • Tischtennistische aufstellen

    4 Personen

  • Netze und Anzeigetafeln aufstellen

    3 Personen

  • Wettkampfformulare bereitlegen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Preise und Trophäen ausstellen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Startinformationen geben

    2 Personen

  • Eröffnungswettkampf begleiten

    2 Personen

  • Vorrundenspiele betreuen

    4 Personen

  • Ergebnisse verarbeiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Tische und Spielbälle prüfen

    2 Personen

  • Viertelfinals betreuen

    4 Personen

  • Halbfinale betreuen

    4 Personen

  • Buffet vorbereiten

    4 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Geschirr und Gläser sammeln

    2 Personen

  • Finale betreuen

    3 Personen

  • Preisverleihung vorbereiten

    2 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    3 Personen

  • Jubiläumstoast servieren

    3 Personen

  • Letzte Häppchen servieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Sportgeräte sammeln

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Tonanlage abbauen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestände ins Lager bringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

  • TischtennistischeAnz. 6
  • TischtennisnetzeAnz. 6
  • TischtennisschlägerAnz. 24
  • TischtennisbälleAnz. 100
  • AnzeigetafelnAnz. 6
  • WettkampftischnummernAnz. 6
  • WettkampfformulareAnz. 100
  • StifteAnz. 20

Mobiliar

  • KlappstühleAnz. 70
  • KlappischeAnz. 10
  • Anmeldetisch
  • BuffetischeAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Dekoration

  • Jubiläumsbanner
  • BallonsAnz. 50
  • TischdeckenAnz. 10
  • Preistischschild
  • TischkonfettiAnz. 4
  • TrophäenAnz. 3
  • MedaillenbänderAnz. 12

Reinigung

  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Spielort, Turnierformat und Regeln fest, bevor du die Einladungen verschickst. Plane die Zeitblöcke anschließend mit realistischen Pausen, damit sich verspätete Spiele nicht durch den ganzen Tag ziehen.
  • Bestelle Preise und Trophäen nicht erst in der Turnierwoche. Hole sie spätestens einige Tage vorher ab und prüfe, ob für jede geplante Platzierung etwas vorhanden ist.
  • Kontrolliere Tischtennistische, Netze, Schläger und Bälle mindestens eine Woche vorher. Lege Ersatzschläger und zusätzliche Bälle bereit, statt defektes Material erst zwischen zwei Spielen ersetzen zu müssen.
  • Drucke Turnierplan und Spielformulare vor dem Veranstaltungstag aus. Halte außerdem Stifte, Anzeigetafeln und Wettkampftischnummern am Anmeldetisch bereit, damit Ergebnisse nicht auf losen Zetteln verschwinden.
  • Bestätige den Freiwilligenplan spätestens 48 Stunden vorher und teile die Aufgaben für Wettkampfleitung, Catering und Aufbau einzeln zu. Am Morgen selbst prüfst du zuerst Sportboden, Spielfläche, Stromanschlüsse und die Position der Tische.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläums-Tischtennisturnier planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Spielort, Format und Einladungen. Die Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und der Spielplan sollten spätestens 7 Tage vor dem Turnier weitgehend feststehen.
Wie viele Tischtennistische braucht man für ein Turnier?
Das hängt von Teilnehmerzahl und Zeitplan ab, aber plane pro gleichzeitig laufendem Spiel einen Tisch ein. Bei 24 Teilnehmenden und drei parallelen Spielen brauchst du beispielsweise mindestens 3 Tischtennistische sowie einen Zeitpuffer für Pausen und Umbauten.
Wann soll ich die Turnierunterlagen ausdrucken?
Drucke Turnierplan und Spielformulare 1 bis 2 Tage vorher aus. Nimm zusätzlich einige leere Formulare und mindestens 10 Stifte mit, weil während eines Turniers schnell etwas verloren geht oder unleserlich ausgefüllt wird.
Was muss am Turniertag vor Beginn kontrolliert werden?
Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem ersten Spiel. Kontrolliere Sportboden, Spielfläche, Tische, Netze, Beleuchtung, Lautsprecher, Anmeldetisch und die bereitgestellten Getränke, bevor die Teilnehmenden eintreffen.

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