Checklist para tu torneo de tenis de mesa de aniversario

Un torneo de tenis de mesa de aniversario necesita más que mesas y pelotas. Hay que cerrar el formato, ordenar los turnos, controlar las inscripciones y preparar una zona de juego que no se bloquee entre partidos. Esta checklist reúne las tareas y el material para avanzar desde la reserva del lugar hasta la entrega de premios. También ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento: recambios, formularios, voluntarios, catering e información de acceso.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar de juego
2 personas
Definir el formato y las reglas del torneo
2 personas
Hacer el calendario de partidos y los turnos
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Pedir premios y trofeos
Comprobar pelotas y raquetas
2 personas
Gestionar palas y pelotas de repuesto
Imprimir el calendario del torneo
Imprimir los formularios de competición
Enviar información sobre la ruta y el aparcamiento
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger premios y trofeos
Montar mesas y sillas
3 personas
Preparar neveras portátiles y cajas
2 personas
Dividir el catering por momento de comida
2 personas
Instruir a la dirección de la competición
3 personas
Confirmar el turno de voluntarios

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el suelo deportivo y la zona de juego
2 personas
Montar mesas de ping-pong
4 personas
Colocar las redes y los marcadores
3 personas
Preparar los formularios del partido
2 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Exponer premios y trofeos
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Dar la explicación inicial
2 personas
Coordinar el partido inaugural
2 personas
Supervisar las rondas preliminares
4 personas
Procesar los resultados
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Comprobar las mesas y las pelotas de juego
2 personas
Dirigir los cuartos de final
4 personas
Coordinar las semifinales
4 personas
Preparar el bufé
4 personas
Servir el bufé
4 personas
Recoger vajilla y vasos
2 personas
Coordinar la final
3 personas
Preparar la entrega de premios
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Servir el brindis de aniversario
3 personas
Servir los últimos bocados
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

Reunir material deportivo
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Llevar los excedentes al almacén
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Mesas de ping-pongcant. 6
Redes de ping-pongcant. 6
Paletas de ping-pongcant. 24
Pelotas de ping-pongcant. 100
Marcadorescant. 6
Números de mesa de competicióncant. 6
Formularios de competicióncant. 100
Bolígrafoscant. 20

Mobiliario

Sillas plegablescant. 70
Mesas plegablescant. 10
Mesa de inscripción
Mesas de buffetcant. 4
Papeleracant. 6

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Lámparas recargablescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Abrebotellascant. 3

Decoración

Banner de aniversario
Globoscant. 50
Mantelescant. 10
Cartel de mesa de premios
Confeti de mesacant. 4
Trofeoscant. 3
Cintas de medallacant. 12

Limpieza

Recogedor y escobacant. 2
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Paños de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el formato antes de enviar las invitaciones. El calendario depende del número de participantes, las mesas disponibles y la duración prevista de cada partido.
Actualiza la lista de participantes varias veces: al abrir las inscripciones, una semana antes y el día anterior. En ese último control incluye preferencias dietéticas y teléfonos de contacto si los necesitas.
Comprueba el material deportivo al menos 7 días antes. Cuenta las mesas, redes, palas, pelotas y marcadores, y separa las palas y pelotas de repuesto para que no desaparezcan durante el montaje.
Imprime el calendario del torneo y los formularios de competición con antelación, y lleva bolígrafos adicionales. Deja una copia visible en la mesa de inscripción y otra para la dirección de la competición.
Divide el catering por momentos de comida y prepara neveras portátiles, termos y cajas antes de abrir el recinto. Confirma el turno de voluntarios y la ruta de acceso el día anterior; son dos detalles que suelen fallar cuando todos están pendientes del primer partido.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un torneo de tenis de mesa?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del aniversario. Así tendrás tiempo para gestionar las inscripciones, ajustar el calendario y pedir los premios según el número final de participantes.
¿Cuántas mesas de ping-pong hacen falta para un torneo?: Depende del formato y de la duración de los partidos, pero conviene calcular al menos una mesa por partido simultáneo y reservar espacio para circulación. Define los turnos antes de confirmar el número definitivo.
¿Cuándo hay que comprobar las palas y pelotas?: Haz una primera comprobación 7 días antes y una segunda al abrir el lugar. Separa el material de repuesto desde el principio y revisa también las redes, los marcadores y los formularios.
¿Cuándo se prepara el lugar el día del torneo?: Abre con tiempo suficiente para montar mesas y sillas, colocar las mesas de ping-pong y revisar el suelo deportivo y la zona de juego antes de recibir a los participantes. Reserva como mínimo 60 minutos para el montaje y la comprobación final.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.