Checklist pour organiser une tournée de concerts

Une tournée de concerts se prépare en plusieurs étapes, car chaque date dépend des précédentes. Commence par fixer les dates et les salles, puis confirme les artistes, les contrats, les trajets et les nuitées. Les besoins techniques doivent être vérifiés assez tôt pour établir les plans de son, de lumière et de scène. Cette checklist de 74 tâches et 56 éléments t’aide aussi à ne pas oublier les autorisations, le catering, la billetterie et la coordination de l’équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer les dates de concert
2 personnes
Réserver des lieux
2 personnes
Confirmer les artistes
2 personnes
Vérifier les contrats
2 personnes
Élaborer les itinéraires
2 personnes
Réserver les nuitées
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Vérifier les fiches techniques
2 personnes
Établir le plan sonore
2 personnes
Établir le plan d’éclairage
2 personnes
Établir le plan de scène
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Vérifier les assurances
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Publier la promotion
2 personnes
Envoyer les communiqués de presse
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Envoyer les informations sur les artistes
Créer les badges de l'équipe
2 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Charger le transport
4 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Monter la scène
6 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer le backline
3 personnes
Sécuriser les câbles
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Aménager les loges des artistes
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Aménager l’espace public
4 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
Effectuer le contrôle de l'éclairage
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Accompagner les spectacles
3 personnes
Effectuer les changements de scène
4 personnes
Vérifier l’espace public
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Clore la dernière prestation
3 personnes
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Ranger le matériel audio
4 personnes
Emballer le matériel d'éclairage
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Retourner le matériel du fournisseur
3 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Déchargement du transport
4 personnes
Archiver les données des billets
Rassembler les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Tabourets de barqté 8
Tables hautesqté 12
Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 12
Portantsqté 4

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 6
Amplificateurs de retourqté 2
Câbles XLRqté 20
Câbles jackqté 12
Enrouleurs électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Ordinateur portable
Goulottes de câblesqté 12
Ruban gafferqté 8
Pilesqté 24
Bureau d’accueil
Scanner de billetsqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Projecteurs asservisqté 4
Pieds d’éclairageqté 4
Console lumière
Lampes de travailqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 150
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Petits bolsqté 12

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Bannièresqté 6
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 10

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 10
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloque les dates et les salles avant de confirmer tout l’itinéraire : prévois au moins une marge entre deux concerts pour le transport, l’installation et les imprévus.
Demande les fiches techniques de chaque artiste dès la confirmation. Compare-les ensuite avec le matériel disponible, notamment la console de mixage, les microphones, les retours, les câbles et l’éclairage.
Ne réserve pas les nuitées au dernier moment : regroupe les besoins par date et vérifie le nombre de personnes, les horaires d’arrivée et les possibilités de stationnement pour le matériel.
Prépare la communication et la billetterie avant l’ouverture des inscriptions. Les invitations, les communiqués de presse et les informations destinées aux artistes doivent partir avec des horaires et des contacts à jour.
Le jour du concert, imprime le déroulé et distribue les badges de l’équipe avant l’arrivée du public. Vérifie aussi les multiprises, enrouleurs électriques, gaffer, piles, lampes de travail et goulottes de câbles avant chaque installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une tournée de concerts ?: Prévois idéalement 3 à 6 mois pour une tournée de plusieurs dates. Ce délai laisse le temps de réserver les salles, confirmer les artistes, vérifier les contrats, organiser les trajets et régler les besoins techniques.
Quand faut-il ouvrir la billetterie pour une tournée de concerts ?: Ouvre généralement la billetterie 6 à 10 semaines avant le premier concert. Prépare auparavant les dates, les lieux, les horaires, les tarifs et les informations nécessaires à la communication.
Quand vérifier la fiche technique d’un artiste ?: Demande-la au moment de la confirmation, puis vérifie-la au moins 4 semaines avant la date concernée. Une seconde vérification 7 à 10 jours avant le concert permet de repérer les changements de matériel ou de personnel.
Combien de temps avant faut-il commander le catering ?: Recueille les besoins alimentaires au moins 2 semaines avant chaque concert et confirme la commande 3 à 5 jours avant. Prévois les boissons, les repas, les horaires de service et le nombre exact d’artistes, de techniciens et de bénévoles.

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