Konzerttournee organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Konzerttermine und Orte zuerst fest. Reserviere Übernachtungen und plane die Reiserouten direkt danach, damit lange Transferstrecken und knappe Aufbauzeiten früh auffallen.
• Fordere technische Rider unmittelbar nach der Künstlerbestätigung an. Vergleiche sie mit Mischpult, Lautsprechern, Monitoren, Mikrofonen, Kabeln und Lichttechnik, bevor du Material verbindlich einplanst.
• Erstelle Schall-, Licht- und Bühnenplan spätestens mehrere Wochen vor dem ersten Konzert. Markiere darin auch Stromanschlüsse, Kabelwege, Kabelkanäle und Arbeitslichter, damit der Aufbau vor Ort nicht improvisiert werden muss.
• Prüfe Genehmigungen und Versicherungen, bevor Werbung und Ticketverkauf starten. Für Einladungen, Pressemitteilungen und öffentliche Werbung solltest du außerdem einen festen Versandplan mit mindestens zwei Terminen anlegen.
• Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Anreise und bestelle das Catering danach. Drucke den Ablaufplan am Veranstaltungstag aus, erstelle Crewausweise und prüfe jedes Technik- und Bühnenmaterial vor dem Beladen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Konzerttournee planen?

Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vor dem ersten Konzert mit Terminen, Orten und Künstlerverträgen. Technik, Reiserouten, Übernachtungen und Genehmigungen sollten spätestens 8 Wochen vorher konkret geprüft sein.

Wann sollte der Ticketverkauf für eine Konzerttournee starten?

Starte den Ticketverkauf erst, wenn Termine, Orte, Künstler und die wichtigsten Genehmigungen bestätigt sind. In vielen Fällen ist ein Vorlauf von 8 bis 12 Wochen sinnvoll, damit Werbung und Pressearbeit wirken können.

Wie viel Zeit braucht die technische Planung eines Konzerts?

Plane mindestens 4 bis 6 Wochen für Rider, Schallkonzept, Lichtplan und Bühnenplan ein. Führe den vollständigen Materialcheck spätestens 7 Tage vor dem ersten Aufbau durch und kläre fehlende Technik sofort.

Wann muss das Catering für eine Konzerttournee bestellt werden?

Sammle Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Anreise und bestelle das Catering anschließend mit einer verbindlichen Personenzahl. Aktualisiere die Bestellung 48 Stunden vor dem Konzert, falls sich die Crewgröße ändert.

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