Organiser un stage de gymnastique sans rien oublier
Un stage de gymnastique demande plus qu’une salle et des agrès. Il faut coordonner les encadrants, les inscriptions, les groupes, les contacts d’urgence et les informations aux parents, puis préparer chaque zone avant l’arrivée des participants. Cette checklist de 50 tâches et 40 fournitures aide à avancer dans le bon ordre. Elle couvre aussi les repas, les boissons, les badges, les premiers secours et l’installation des ateliers sportifs.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle de gymnastique
Finaliser les encadrants et accompagnateurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Créer le programme et la répartition des groupes
2 personnes
Recueillir les contacts d'urgence
Envoyer les informations aux parents
Commander à manger et à boire
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Préparer la playlist
Inspecter la salle de gymnastique
2 personnes
Mettre en place le comptoir d’accueil
2 personnes
Monter les agrès de gymnastique
5 personnes
Délimiter les stations sportives
3 personnes
Installer les tables à manger
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Informer les accompagnateurs
5 personnes
Événement
Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Accompagner les groupes vers les vestiaires
3 personnes
Accueillir et donner les consignes de sécurité
2 personnes
Animer l’échauffement collectif
3 personnes
Encadrer les stations de gymnastique
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Encadrer la pause
4 personnes
Encadrer le challenge de gymnastique
5 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le jeu du soir
5 personnes
Encadrer la démonstration finale
5 personnes
Accompagner les participants vers leurs parents
4 personnes
Vérifier la présence au départ
2 personnes
Suivi
Démonter les appareils de gymnastique
5 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle de gymnastique
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Vérifier les restes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Trier les objets trouvés
Partager les photos des participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 6
- Chaisesqté 36
- Bancs de vestiaireqté 6
Matériel de sport
- Tapis de gymqté 12
- Tapis de chuteqté 4
- Airtrack
- Plongeoirsqté 2
- Mini-trampolinesqté 2
- Blocs de gymnastiqueqté 6
- Cordes d’escaladeqté 2
- Cerceauxqté 12
- Rubans de gymnastiqueqté 12
- Balles souplesqté 12
- Cônesqté 24
- Cordes à sauterqté 12
- Rubans de compétitionqté 30
- Chronomètresqté 3
- Panneaux de scoreqté 3
- Siffletsqté 5
- Montre de sportqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Saladiers de serviceqté 8
- Louchesqté 6
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 4
Équipement
- Enceinte portable
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Microphone Bluetooth
Décoration
- Badges nominatifsqté 40
- Marqueursqté 12
- Flèches en papierqté 12
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Épongesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Commence par réserver la salle et confirmer les encadrants avant d’ouvrir les inscriptions. Sans effectif d’encadrement définitif, la répartition des groupes et des stations reste difficile à établir.
- Demande les contacts d’urgence et les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis vérifie la liste finale des participants quelques jours avant le stage. Ces informations sont souvent oubliées jusqu’au premier accueil.
- Prépare un programme avec des groupes identifiés et des horaires précis. Des badges nominatifs et des panneaux de score évitent de perdre du temps quand les participants changent de station.
- Inspecte la salle avant le jour J et délimite les stations avant de monter les agrès. Vérifie notamment les tapis de gym, tapis de chute, mini-trampolines, plongeoirs et airtrack pour éviter une installation précipitée.
- Refroidis les boissons et prépare les en-cas avant l’arrivée du groupe. Prévois aussi les gobelets réutilisables, assiettes, couverts, glacières et thermos : le service est souvent le point qui retarde le programme.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un stage de gymnastique ?
- Commence au moins 6 à 8 semaines avant le stage. Réserve la salle et confirme les encadrants en premier, puis ouvre les inscriptions dès que les horaires et les groupes peuvent être annoncés.
- Combien de temps prévoir pour installer une salle de gymnastique ?
- Prévois au minimum 2 heures pour installer les agrès, les tapis, les stations, l’accueil et les tables. Ajoute 30 minutes pour l’inspection finale et le briefing des accompagnateurs.
- Quand envoyer les informations aux parents ?
- Envoie les informations pratiques 7 à 10 jours avant le stage, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indique les horaires, les groupes, les contacts d’urgence, les repas et ce que les participants doivent apporter.
- Que faut-il prévoir pour les repas d’un stage de gymnastique ?
- Prépare les quantités selon la liste finale des participants et vérifie les besoins alimentaires au moins 5 jours avant. Installe le service traiteur, les tables et les boissons avant le début du premier atelier.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !