Checklist pour organiser un spectacle scientifique
Un spectacle scientifique réussi repose sur des expériences testées, un déroulé précis et une salle préparée pour que chacun puisse voir et participer. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions au rangement du matériel. Prévoyez aussi les éléments souvent oubliés : protections pour les tables, multiprises, badges, feuilles de travail et matériel de premiers secours. Le jour J, gardez du temps pour tester le projecteur, le son et chaque station d’expérience.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Choisir les expériences et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu et la salle
Vérifier la sécurité des expériences
2 personnes
Commander le matériel
Rédiger le déroulé et les démonstrations
2 personnes
Réserver le catering
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Tester les expériences à sec
3 personnes
Trier le matériel d’expérience
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail et les panneaux
Créer la liste des participants et les badges
2 personnes
Portionner les amuse-bouches
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la table de démonstration
3 personnes
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Préparer les stations d’expérience
4 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les snacks et les boissons
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les badges et les feuilles de travail
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Réaliser le premier tour de démonstration
3 personnes
Encadrer les stations d'expérimentation
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Remplacer le matériel usagé
3 personnes
Maintenir la zone de pause propre et sûre
2 personnes
Effectuer le deuxième tour de démonstration
3 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Présenter le programme de la soirée
3 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Suivi
Rassembler le matériel d’expérience
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Refroidir les restes
2 personnes
Emballer et étiqueter les matériaux
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 80
- Table d'inscription
- Poubellesqté 4
- Nappeqté 10
Équipement
- Ordinateur portable
- Projecteur
- Écran de projection
- Enceinte portableqté 2
- Micro sans fil
- Rallonges électriquesqté 4
- Multiprisesqté 6
Sécurité
- Lunettes de sécuritéqté 40
- Blouses de laboratoireqté 8
- Nappes de protectionqté 10
- Trousse de premiers secours
Matériel d’expérimentation
- Verres doseursqté 20
- Éprouvettes graduéesqté 6
- Entonnoirsqté 10
- Pipettes compte-gouttesqté 50
- Tubes à essai en plastiqueqté 60
- Porte-éprouvettesqté 10
- Saladiers en plastiqueqté 12
- Cuillères en plastiqueqté 30
- Balances de cuisineqté 2
- Thermomètresqté 4
- Aimantsqté 20
- Loupesqté 20
- Chronomètresqté 4
- Plateaux en plastiqueqté 12
- Pompe à ballonsqté 2
Décoration
- Panneaux de présentationqté 6
- Panneaux d’orientationqté 8
- Ruban de masquageqté 6
- Marqueurs indélébilesqté 12
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Assiettes réutilisablesqté 90
- Couverts réutilisablesqté 100
- Pichets à caféqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Testez chaque expérience à sec au moins 3 à 5 jours avant le spectacle, avec les mêmes contenants, mesures et accessoires que le jour J. Notez la durée réelle et les éventuels débordements ou temps d’attente.
- Terminez la répartition de la salle 2 à 3 jours avant : prévoyez une table de démonstration, des stations d’expérience distinctes, une table d’inscription et un passage dégagé vers les sorties.
- Préparez les badges et la liste des participants la veille, puis placez la table d’inscription près de l’entrée. Gardez une copie imprimée des inscriptions et des besoins alimentaires.
- Installez projecteur, écran, ordinateur, enceinte, micro, rallonges et multiprises avant l’arrivée du public. Réservez 30 minutes le jour même pour vérifier l’image, le son et les câbles.
- Regroupez le matériel par expérience dans des plateaux séparés et préparez les protections avant l’ouverture : lunettes, blouses, nappes de protection, poubelles et trousse de premiers secours doivent être accessibles immédiatement.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle scientifique ?
- Prévoyez au minimum 3 semaines pour choisir les expériences, réserver la salle, envoyer les invitations et commander le matériel. Bloquez les 3 derniers jours pour les tests, les impressions et la préparation de la salle.
- Quand tester les expériences d’un spectacle scientifique ?
- Faites un premier test 5 à 7 jours avant, puis une répétition complète 1 à 2 jours avant. Chronométrez chaque démonstration et vérifiez la sécurité, les quantités et le nettoyage nécessaire.
- Quel matériel prévoir pour un spectacle scientifique ?
- Prévoyez le matériel de démonstration et au moins un exemplaire de secours pour les éléments fragiles ou très utilisés. Ajoutez les protections, les contenants, les plateaux, les rallonges électriques et le matériel de premiers secours.
- Quand installer la salle pour un spectacle scientifique ?
- Installez les tables, les chaises, les stations et la table de démonstration le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant l’arrivée des participants. Effectuez ensuite un test complet du projecteur, du son et du micro.
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