Checklist para organizar un espectáculo de ciencia

Organizar un espectáculo de ciencia requiere más que elegir unos cuantos experimentos. Hay que cerrar el programa, controlar las inscripciones, comprobar la seguridad y preparar cada estación para que el público pueda participar sin esperas. Esta checklist reúne el trabajo desde la reserva de la sala hasta la prueba del proyector, el montaje de las mesas y el registro de asistentes. Úsala en orden y deja listas las demostraciones y los materiales antes de que llegue el primer participante.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elegir experimentos y programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar la sede y la sala
Comprobar la seguridad de los experimentos
2 personas
Pedir materiales
Redactar el plan de trabajo y las demostraciones
2 personas
Reservar el catering
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Probar los experimentos en seco
3 personas
Clasificar los materiales del experimento
2 personas
Imprimir hojas de trabajo y carteles
Preparar la lista de participantes y las credenciales
2 personas
Porcionar aperitivos
2 personas
Enfriar las bebidas
Marcar la distribución de la sala
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de demostración
3 personas
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Preparar las estaciones del experimento
4 personas
Dejar listos los materiales de seguridad
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar aperitivos y bebidas
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Repartir acreditaciones y hojas de trabajo
2 personas
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
Realizar la primera ronda de demostración
3 personas
Guiar las estaciones de experimentos
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reemplazar los materiales usados
3 personas
Mantener la zona de descanso limpia y segura
2 personas
Realizar la segunda ronda de demostraciones
3 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Presentar el programa de la noche
3 personas
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Reunir material para experimentos
4 personas
Separar y desechar los residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Enfriar la comida sobrante
2 personas
Empaquetar y etiquetar los materiales
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 80
Mesa de registro
Papeleracant. 4
Mantelcant. 10

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoz portátilcant. 2
Micrófono inalámbrico
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6

Seguridad

Gafas de seguridadcant. 40
Batas de laboratoriocant. 8
Manteles protectorescant. 10
Botiquín de primeros auxilios

Material experimental

Jarras medidorascant. 20
Cilindros graduadoscant. 6
Embudoscant. 10
Pipetas cuentagotascant. 50
Tubos de ensayo de plásticocant. 60
Gradillas para tubos de ensayocant. 10
Cuencos de plástico para mezclarcant. 12
Cucharillas de plásticocant. 30
Básculas de cocinacant. 2
Termómetroscant. 4
Imanescant. 20
Lupascant. 20
Cronómetroscant. 4
Bandejas de plásticocant. 12
Bomba de globoscant. 2

Decoración

Paneles de presentacióncant. 6
Señales indicadorascant. 8
Cinta de pintorcant. 6
Rotuladores permanentescant. 12

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platos reutilizablescant. 90
Cubiertos reutilizablescant. 100
Jarras de cafécant. 3

Catering

Compras

Consejos

Haz una prueba completa de cada experimento en seco antes del evento. Comprueba tiempos, cantidades, derrames y qué materiales deben estar preparados en cada bandeja.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen. Así puedes ajustar las hojas de participantes, las credenciales, los aperitivos y las bebidas sin improvisar.
Reserva al menos 30 minutos para probar portátil, proyector, pantalla, altavoz y micrófono. Lleva regletas y enrollacables para evitar cables sueltos alrededor de las estaciones.
Distribuye la sala antes de colocar las mesas y sillas: separa la mesa de demostración, el registro y las estaciones de experimentos. Deja pasillos despejados y espacio suficiente para que los grupos trabajen.
Prepara la seguridad como parte del montaje, no al final. Coloca gafas, batas, manteles protectores y el botiquín donde se puedan encontrar en pocos segundos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de ciencia?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar la sala, definir el programa y gestionar las inscripciones. Deja la compra y la preparación final de materiales para la última semana, y prueba los experimentos como mínimo 2 días antes.
¿Qué hay que comprobar antes de hacer los experimentos?: Revisa cada experimento completo, incluidos materiales, cantidades, tiempos y residuos. Haz una prueba en seco al menos 48 horas antes y confirma que las medidas de seguridad son adecuadas para el público.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar la sala?: Calcula entre 60 y 90 minutos para colocar mesas, sillas, registro, demostración y estaciones experimentales. Añade 30 minutos para conectar y probar el equipo audiovisual y resolver posibles fallos.
¿Cuándo se deben preparar las bebidas y los aperitivos?: Porciona los aperitivos el mismo día y enfría las bebidas al menos 2 horas antes de recibir al público. Comprueba antes la lista de participantes y las preferencias dietéticas para evitar cambios de última hora.

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