Checklist pour organiser un spectacle et monologue

Un spectacle et monologue demande une préparation précise, même dans une petite salle. Commence par réserver le lieu et confirmer les besoins de l’artiste, puis ouvre rapidement la billetterie pour laisser au public le temps de s’inscrire. Les derniers jours servent surtout à vérifier la technique, l’accessibilité, le catering et l’accueil. Cette checklist de 46 tâches et 35 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, sans découvrir le soir même qu’il manque un câble, des chaises ou une information importante.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Confirmer le spectacle et la salle
Créer la page de billets
Envoyer les invitations
2 personnes
Promouvoir le spectacle
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les besoins techniques
Vérifier l’accessibilité
Imprimer le programme et les billets
Acheter le matériel et le catering
2 personnes
Vérifier le matériel acheté
Refroidir les boissons
Préparer les en-cas
2 personnes
Préparer le programme

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le lieu et la technique
2 personnes
Monter la scène
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Brancher l’éclairage et le son
2 personnes
Installer la décoration et la signalétique
2 personnes
Aménager l’espace d’accueil
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Réaliser la répétition technique
2 personnes
Accueillir l'artiste
Accompagner l’artiste jusqu’au vestiaire
Briefer le personnel d’accueil
Ouvrir les portes
3 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Accompagner le public à la salle
2 personnes
Assurer le suivi technique du spectacle
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Accompagner l'artiste à la fin
Saluer le public au revoir
2 personnes
Débarrasser le service traiteur
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Retirer le décor et la signalétique
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Éléments de podium
Chaise d’acteur
Tables d'appointqté 3
Table d’accueil
Portantsqté 2
Chaise de logeqté 2

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 30
Plateauxqté 30
Cuillères à caféqté 30
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Microphone
Pied de microphone
Haut-parleurqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Lampes de chantierqté 2

Décoration

Tissu de fond noirqté 2
Cadres d’affichesqté 4
Panneaux directionnelsqté 6
Cintresqté 100

Cuisine

Thermosqté 4
Machine à café
Carafes d’eauqté 4
Glacièresqté 3

Nettoyage

Balaiqté 2
Poubellesqté 4
Kit de lavage
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle avant de créer la page de billets : vérifie la capacité, l’accès, les horaires d’ouverture et le temps nécessaire pour monter la scène et faire la répétition technique.
Demande les besoins alimentaires et d’accessibilité dès l’inscription. Prévois une relance au plus tard 7 jours avant le spectacle pour éviter les réponses de dernière minute.
Contrôle le matériel technique sur place, et pas seulement sur papier : teste le microphone, le pied, le haut-parleur, la table de mixage, les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises pendant la répétition.
Prépare l’accueil avant l’arrivée du public : installe la table d’accueil, les panneaux directionnels, le vestiaire et les billets imprimés au moins 60 minutes avant l’ouverture des portes.
Refroidis les boissons et prépare les en-cas le jour même. Pour le service, regroupe les verres, tasses, plateaux, thermos, machine à café et carafes d’eau afin de limiter les allers-retours pendant le spectacle.

Questions fréquentes

Quand réserver une salle pour un spectacle et monologue ?: Réserve la salle au moins 6 à 8 semaines avant la représentation. Ce délai laisse le temps de confirmer le spectacle, vérifier la technique et lancer la billetterie.
Combien de temps prévoir pour installer la scène ?: Prévois au minimum 2 heures avant l’ouverture des portes pour monter les éléments de podium, installer les chaises, brancher le son et régler l’éclairage. Ajoute ensuite 30 à 45 minutes pour la répétition technique.
Quand envoyer les invitations pour un spectacle et monologue ?: Envoie une première invitation 3 à 4 semaines avant le spectacle, puis un rappel 5 à 7 jours avant. Ferme ou vérifie les inscriptions 48 heures avant afin d’ajuster les chaises, le catering et l’accueil.
Que faut-il vérifier le jour du spectacle ?: Vérifie la salle, l’accessibilité, le son, l’éclairage, la signalétique, les billets et les boissons avant l’arrivée du public. Fais cette inspection au moins 90 minutes avant le début, puis garde 30 minutes pour les derniers ajustements.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.