Organiser un spectacle de talents sans rien oublier

Un spectacle de talents demande de coordonner les artistes, le jury, les présentateurs et la technique dans un ordre précis. Commence par fixer la date et le lieu, puis ouvre les inscriptions avant de construire le programme définitif. Les fichiers musicaux, les besoins alimentaires et les récompenses sont souvent réglés trop tard. Cette checklist regroupe les tâches et le matériel à prévoir pour passer des inscriptions aux dernières vérifications le jour du spectacle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Fixer les performances et leur durée
2 personnes
Confirmer les artistes
2 personnes
Désigner les présentateurs
Inviter les membres du jury
Établir les critères du jury
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Passer les prestations en revue
3 personnes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Faire les réservations
Commander le catering
2 personnes
Prévoir les prix et les certificats
2 personnes
Imprimer le déroulé
Établir la répartition de l’équipe
2 personnes
Préparer la signalétique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Récupérer le catering
2 personnes
Faire les courses
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Monter la scène et la zone de jeu
4 personnes
Installer les sièges du public
3 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Raccorder l’installation d’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Préparer les loges des artistes
2 personnes
Préparer la table du jury
2 personnes
Briefer les présentateurs
2 personnes
Informer le jury
2 personnes
Accueillir les artistes
3 personnes
Inscrire les artistes
2 personnes
Tester techniquement les spectacles
3 personnes
Assurer l'accueil du public
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer l'ouverture
2 personnes
Accompagner les spectacles
3 personnes
Gérer la musique et les micros
2 personnes
Préparer les artistes
2 personnes
Rassembler les formulaires du jury
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Animer le programme de la pause
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Préparer les finalistes
2 personnes
Assurer l’accompagnement technique de la finale
3 personnes
Traiter les résultats du jury
2 personnes
Annoncer les gagnants
2 personnes
Remettre les prix et les certificats
3 personnes
Prononcer le mot de clôture
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Contrôler le vestiaire
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Gérer la caution et les clés
Rendre les objets trouvés
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Chaises pour le publicqté 70
Tables pliantesqté 10
Table du jury
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 3
Poubellesqté 8
Cintresqté 100
Housses à vêtementsqté 20

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Ordinateur portable
Pupitre à musiqueqté 2
Boîtier DIqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Câbles XLRqté 8
Piles de rechangeqté 12
Chargeur de secours pour ordinateur portable
Clés USBqté 3
Câbles audio de rechangeqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 90
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 90
Couvertsqté 90
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Pinces de serviceqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Pains de glaceqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Bâche de fond
Nappesqté 10
Petits vasesqté 10
Bougies LEDqté 20
Badges nominatifsqté 80
Cartes du programmeqté 80
Panneaux indicateursqté 12
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Fiches de juryqté 20
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 20
Certificatsqté 20
Trophéesqté 3
Chèques-cadeauxqté 3
Enveloppesqté 10
Braceletsqté 100
Numéros de vestiaireqté 100

Catering

Courses

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Nettoyant multi-usagesqté 3
Nettoyant pour vitresqté 2
Nettoyant pour toilettesqté 3
Étiquettes des poubellesqté 20

Conseils

Fixe la durée de chaque prestation avant de finaliser le programme : avec 20 numéros de 5 minutes, prévois déjà 1 h 40 de scène, sans compter les changements de plateau et les présentations.
Demande les fichiers musicaux au moins 7 jours avant le spectacle et teste chaque fichier sur l’ordinateur et la table de mixage utilisés le jour J. Prévois aussi des piles de rechange et les câbles nécessaires.
Ferme les inscriptions avant de confirmer les passages. Une fois les artistes retenus, attribue un ordre, un temps de passage et un responsable de contact à chaque prestation.
Prépare la table du jury, les critères d’évaluation et les certificats avant l’accueil du public. Imprime plusieurs exemplaires du déroulé pour l’équipe, les présentateurs et la régie.
Compte les besoins du catering à partir des inscriptions confirmées, notamment les régimes alimentaires. Récupère les boissons et les plats assez tôt pour installer le service avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour un spectacle de talents ?: Pour 20 prestations de 5 minutes, compte au minimum 1 h 40 de performances. Ajoute généralement 30 à 45 minutes pour les présentations, les changements de scène et les éventuels retards.
Quand ouvrir les inscriptions pour un spectacle de talents ?: Ouvre les inscriptions au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite 7 à 10 jours avant le spectacle afin d’avoir le temps de traiter les candidatures et de construire le programme.
Quand tester la technique d’un spectacle de talents ?: Fais un premier test complet au moins 3 jours avant, avec les microphones, les fichiers musicaux, la table de mixage, les câbles et l’éclairage. Refais une vérification sur place le jour même avant l’arrivée des artistes.
Combien de personnes prévoir dans l’équipe ?: Prévois au minimum une personne pour l’accueil, une pour la régie technique, une pour les artistes et une pour le jury ou les présentateurs. Pour un spectacle de plus de 50 participants ou spectateurs, ajoute au moins 2 personnes pour l’installation et le catering.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.