Talentshow organisieren: die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Eine Talentshow steht und fällt mit einem klaren Ablauf und funktionierender Technik. Lege zuerst Ort, Datum und Zeitplan fest, bevor du Anmeldungen öffnest und Auftrittsdauern zusagst. Danach folgen Jury, Moderation, Musikdateien und die technische Prüfung jedes Acts. Plane außerdem Sitzplätze, Catering, Preise und die Crew so, dass am Veranstaltungstag niemand gleichzeitig mehrere Aufgaben übernehmen muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Auftritte und Auftrittsdauer festlegen
2 Personen
Künstler bestätigen
2 Personen
Moderatoren bestimmen
Jurymitglieder einladen
Jurykriterien festlegen
2 Personen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Musikdateien prüfen
2 Personen
Auftritte durchgehen
3 Personen
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Catering bestellen
2 Personen
Preise und Zertifikate organisieren
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Crew-Einteilung erstellen
2 Personen
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Catering abholen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
Bühne und Spielfläche aufbauen
4 Personen
Publikumssitze aufstellen
3 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Musikanlage anschließen
3 Personen
Lichtanlage anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Künstlergarderobe vorbereiten
2 Personen
Jurytisch vorbereiten
2 Personen
Moderatoren einweisen
2 Personen
Jury einweisen
2 Personen
Künstler empfangen
3 Personen
Künstler anmelden
2 Personen
Auftritte technisch testen
3 Personen
Publikumsempfang organisieren
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Eröffnung ankündigen
2 Personen
Auftritte betreuen
3 Personen
Musik und Mikrofone bedienen
2 Personen
Künstler bereitstellen
2 Personen
Juryformulare einsammeln
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Pausenprogramm betreuen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Finalistinnen und Finalisten bereitlegen
2 Personen
Finale technisch betreuen
3 Personen
Juryergebnis verarbeiten
2 Personen
Gewinner ankündigen
2 Personen
Preise und Zertifikate überreichen
3 Personen
Abschiedsrede halten
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Garderobe kontrollieren
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Geräte einpacken
3 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Kaution und Schlüssel abwickeln
Fundsachen zurückbringen
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
PublikumssitzeAnz. 70
KlappischeAnz. 10
Jurytisch
BarhockerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8
KleiderbügelAnz. 100
KleiderhüllenAnz. 20

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
Laptop
NotenständerAnz. 2
DI-BoxAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
XLR-KabelAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 12
Ersatz-Laptop-Ladegerät
USB-SticksAnz. 3
Ersatz-AudiokabelAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
LichtstativeAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 90
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 90
BestecksetsAnz. 90
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
SpülbeckenAnz. 3
KühlelementeAnz. 12

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 8
Hintergrundtuch
TischdeckenAnz. 10
VasenAnz. 10
LED-KerzenAnz. 20
NamensschilderAnz. 80
ProgrammkartenAnz. 80
WegweiserAnz. 12
StifteAnz. 12
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
JuryformulareAnz. 20
KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 20
ZertifikateAnz. 20
TrophäenAnz. 3
GeschenkgutscheineAnz. 3
UmschlägeAnz. 10
ArmbänderAnz. 100
GarderobennummernAnz. 100

Catering

Einkäufe

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
AllzweckreinigerAnz. 3
GlasreinigerAnz. 2
ToilettenreinigerAnz. 3
MülltonnenetikettenAnz. 20

Tipps

Schließe die Anmeldung mindestens 3 bis 4 Wochen vor der Show und bestätige danach jeden Act mit Auftrittsdauer, Musikdatei und technischen Anforderungen.
Plane pro Auftritt einen festen Wechselpuffer von 5 bis 10 Minuten ein. So bleibt Zeit für Mikrofonwechsel, Instrumente, DI-Box oder Laptop, ohne dass sich das Programm sofort verschiebt.
Sammle Musikdateien spätestens 7 Tage vorher und prüfe jede Datei vollständig. Lege zusätzlich Ersatzbatterien und passende XLR- sowie Verlängerungskabel bereit.
Teile die Crew spätestens 3 Tage vor der Show ein: Eine Person betreut die Bühne, eine die Technik, eine den Einlass und eine das Catering. Drucke Drehbuch, Beschilderung und Namensschilder vor dem Aufbau aus.
Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, LED-Spots und Lichtstative mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Stelle Jurytisch, Publikumssitze und Garderobe vorher fertig auf, damit der Soundcheck nicht mit dem Einlass kollidiert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Talentshow planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Öffne die Anmeldungen spätestens 4 Wochen vor der Show und schließe sie 3 bis 4 Wochen vorher, damit genug Zeit für Auswahl und Ablauf bleibt.
Wie viel Zeit braucht man pro Auftritt bei einer Talentshow?: Plane die eigentliche Auftrittsdauer genau und ergänze pro Act 5 bis 10 Minuten für Umbau und Ansagen. Bei 12 Auftritten mit je 5 Minuten Wechselzeit entstehen dadurch bereits etwa 60 Minuten zusätzlicher Ablaufzeit.
Wann sollte die Technik einer Talentshow getestet werden?: Führe einen vollständigen Techniktest 1 bis 2 Tage vorher durch und wiederhole ihn am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Prüfe dabei Musikdateien, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Kabel und Beleuchtung.
Wie viele Sitzplätze und Gläser braucht man für eine Talentshow?: Plane mindestens einen Sitzplatz pro erwarteter Person und halte 5 bis 10 Prozent zusätzliche Plätze bereit. Für Gläser rechnest du bei einer kurzen Show mit etwa 2 Gläsern pro Person; Wasser, Kaffee und Geschirr sollten spätestens am Vortag bereitstehen.

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