Checklist pour organiser un spectacle de cabaret

Un spectacle de cabaret demande une préparation précise, surtout pour la technique et l’accueil du public. Commencez par confirmer l’humoriste, la salle et les horaires, puis avancez vers les invitations, les inscriptions et le catering. Les derniers jours servent à vérifier le matériel, la liste des visiteurs et les produits frais. Cette checklist regroupe 58 tâches et 36 éléments à prévoir pour ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Engager un humoriste
Réserver le lieu
Fixer les horaires de représentation
2 personnes
Demander les besoins techniques
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Calculer les quantités de catering
Vérifier la technique
2 personnes
Mettre en page le programme
Imprimer les livrets du programme
Mettre à jour la liste des visiteurs
Envoyer un rappel
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Acheter des produits frais
Inspecter la salle
2 personnes
Monter les éléments de scène
3 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Monter l’installation lumière
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer le programme et la signalisation
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes

Événement

Accueillir l'artiste
Briefer techniquement l'artiste
2 personnes
Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les livrets du programme
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Accompagner le public à la salle
2 personnes
Annoncer le spectacle
Gérer la lumière et le son
2 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Faire ses adieux à l’artiste

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter l'équipement
3 personnes
Démonter les éléments de scène
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Fermer le lieu
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les stocks restants
Rassembler les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 85
Tables cocktailqté 6
Tables de buffetqté 4
Banc des artistes
Portant à vêtements

Équipement

Éléments de podiumqté 6
Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Boîtier DI
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage de scèneqté 2

Décoration

Bâche de fond
Plantes décorativesqté 4
Panneaux de directionqté 6

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Thermosqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez l’humoriste et la salle avant d’envoyer les invitations. Faites confirmer les besoins techniques par l’artiste, notamment le nombre de microphones, les branchements et l’éclairage nécessaires.
Fixez les horaires de représentation suffisamment tôt pour organiser l’accueil. Prévoyez une marge avant le début du spectacle afin d’installer les chaises, tester le son et accueillir les premiers visiteurs.
Traitez les inscriptions dès leur arrivée et notez les besoins alimentaires. Calculez ensuite les quantités de catering à partir du nombre confirmé, plutôt que du nombre d’invitations envoyées.
Faites la vérification technique avant le jour du spectacle, puis réalisez un second test sur place. Les microphones sans fil, la table de mixage, les câbles, les rallonges et les projecteurs doivent être contrôlés séparément.
Achetez les produits frais peu avant l’événement et gardez les boissons au frais. Prévoyez aussi les verres, tasses, assiettes, couverts et thermos : ces éléments sont souvent oubliés alors qu’ils sont nécessaires dès l’accueil.

Questions fréquentes

Quand réserver un humoriste pour un spectacle de cabaret ?: Contactez l’humoriste au moins 8 à 12 semaines avant la représentation. Cela laisse le temps de confirmer la disponibilité, les horaires, le cachet et les besoins techniques.
Combien de temps prévoir pour installer la technique d’un cabaret ?: Réservez au minimum 3 heures avant l’arrivée du public pour monter le podium, installer le son et l’éclairage, brancher les microphones et effectuer les tests. Ajoutez 30 minutes de marge en cas de problème de câble ou de branchement.
Quand envoyer les invitations pour un spectacle de cabaret ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la représentation et fixez une date limite d’inscription à 7 jours. Vous pourrez ainsi finaliser la liste des visiteurs et calculer les quantités de catering.
Que faut-il vérifier la veille d’un spectacle de cabaret ?: Contrôlez la salle, la liste des visiteurs, le programme imprimé, le matériel technique et les boissons. Faites les courses principales la veille et achetez les produits frais le jour même ou au maximum 24 heures avant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.