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Kabarettvorstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Kabarettvorstellung müssen Künstler, Raum, Publikum und Technik genau zusammenspielen. Kläre zuerst den Auftritt und die Vorstellungszeiten, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Catering und die Gestaltung der Programmhefte. Plane für den Aufbau ausreichend Zeit ein: Bühne, Beschallung, Mikrofone und Licht sollten nicht erst kurz vor Einlass getestet werden. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Comedian engagieren

  • Location reservieren

  • Vorstellungszeiten festlegen

    2 Personen

  • Technische Anforderungen erfragen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen berechnen

  • Technik prüfen

    2 Personen

  • Programmheft gestalten

  • Programmhefte drucken

  • Besucherliste aktualisieren

  • Erinnerung senden

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frische Produkte einkaufen

  • Raum inspizieren

    2 Personen

  • Bühnenelemente aufbauen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische für den Empfang aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Programm und Beschilderung aufstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Künstlerraum einrichten

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

  • Künstler technisch briefen

    2 Personen

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Programmhefte verteilen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Publikum in den Saal begleiten

    2 Personen

  • Vorstellung ankündigen

  • Licht und Ton bedienen

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

  • Künstler verabschieden

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Übrig gebliebene Verpflegung kühlen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Ausrüstung abbauen

    3 Personen

  • Bühnenelemente abbauen

    3 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestände aufräumen

  • Ausgaben sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 85
  • CocktailtischeAnz. 6
  • BuffetischeAnz. 4
  • Künstlerbank
  • Kleiderständer

Ausstattung

  • BühnenelementeAnz. 6
  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • DI-Box
  • AudiokabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 2
  • BühnenbeleuchtungAnz. 2

Dekoration

  • Hintergrundtuch
  • Dekorative PflanzenAnz. 4
  • PfeiltafelnAnz. 6

Geschirr

  • GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Frage beim Comedian früh nach den technischen Anforderungen: Benötigt werden je nach Auftritt unter anderem aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer, DI-Box und passende Audiokabel. Kläre außerdem, wer die Technik bedient.
  • Lege Vorstellungszeit und Einlass mindestens drei bis vier Wochen vorher fest. Verschicke die Einladungen erst, wenn Ort, Beginn, Dauer und Anmeldemöglichkeit sicher feststehen.
  • Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und aktualisiere die Besucherliste spätestens 48 Stunden vor der Vorstellung. Erfasse Ernährungswünsche separat, damit die Cateringmengen nicht nur nach der Personenzahl berechnet werden.
  • Plane den Raum in zwei Bereichen: Stühle mit freier Sicht auf die Bühnenelemente und einen Empfang mit Cocktailtischen, Buffetischen, Gläsern und Serviertabletts. Pfeiltafeln helfen Gästen, Eingang, Garderobe und Saal ohne Rückfragen zu finden.
  • Beginne den technischen Aufbau mindestens drei Stunden vor Einlass. Teste Lautsprecher, Mikrofone, DI-Box, LED-Spots und Bühnenbeleuchtung mit einem kurzen Probelauf und halte Verlängerungskabel sowie Ersatzkabel griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Comedian für eine Kabarettvorstellung buchen?
Buche den Comedian idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. So bleiben genug Zeit für Vertrag, Vorstellungszeiten, technische Anforderungen und die Einladung der Gäste.
Wann sollte man die Einladungen zur Kabarettvorstellung verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor der Vorstellung. Bitte um Anmeldung mit einer klaren Frist, zum Beispiel 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit Catering und Sitzplätze planbar sind.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Kabarettvorstellung?
Plane mindestens 3 Stunden für Bühne, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Licht und Bestuhlung ein. Die Technik sollte spätestens 30 Minuten vor dem Einlass vollständig getestet sein.
Wann muss man das Catering für eine Kabarettvorstellung bestellen?
Berechne die Mengen nach Ablauf der Anmeldefrist und bestelle frische Produkte 1 bis 2 Tage vor der Vorstellung. Getränke, Geschirr, Thermoskannen, Kaffeemaschinen und Eiswürfelbehälter sollten am Veranstaltungstag vollständig vor Ort sein.

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