Organiser une sortie laser game sans rien oublier

Une sortie laser game demande surtout de bien coordonner la réservation, les participants et l’arrivée sur place. Commence par confirmer le lieu et l’horaire, puis suis les inscriptions jusqu’au nombre définitif communiqué au centre. Prévois aussi le transport, les besoins alimentaires et le matériel pour l’accueil ou le buffet. Cette checklist rassemble les étapes à suivre avant le jour J, ainsi que les éléments souvent oubliés au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver un laser game
Confirmer le lieu et l’heure
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Vérifier les paiements
Partager le transport et l’itinéraire
Communiquer le nombre définitif
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la nourriture
3 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Imprimer les informations des participants
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Brancher la musique
Préparer la répartition des jeux
Installer la table d’accueil
2 personnes
Préparer la répartition des équipes
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Présenter les règles du jeu
2 personnes
Répartir les équipes
2 personnes
Encadrer les manches de laser game
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des snacks
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Animer le temps libre convivial
2 personnes

Suivi

Emballer les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Charger le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Vérifier le décompte final

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 36
Tables de buffetqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 36
Bols réutilisablesqté 36
Verres réutilisablesqté 50
Tasses à caféqté 36
Couvertsqté 36
Saladiers de serviceqté 8
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 4
Bouilloiresqté 2
Machine à café
Thermosqté 3

Équipement

Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Câbles de rechargeqté 4

Matériel de sport

Gilets de laser gameqté 30
Pistolets de laser gameqté 30
Rubans d’équipeqté 30
Feuilles de scoreqté 40
Stylosqté 10

Décoration

Ballonsqté 40
Guirlandesqté 6
Panneau d’accueil
Prixqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 4
Brassards lumineuxqté 36

Nettoyage

Seauxqté 2
Épongesqté 6
Chiffons microfibresqté 10
Brosses à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve le laser game avant d’envoyer les invitations : demande les horaires disponibles, la durée des parties et le nombre maximal de joueurs par session.
Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la sortie. Tu auras ainsi le temps de relancer les retardataires, de vérifier les paiements et de confirmer l’effectif final.
Prépare la répartition des équipes avant l’arrivée des participants. Prévois des rubans d’équipe, des feuilles de score et quelques stylos pour éviter de perdre du temps sur place.
Envoie l’itinéraire et les informations de transport 3 à 5 jours avant l’événement, puis rappelle l’heure de rendez-vous la veille. Indique clairement l’heure de début du jeu, pas seulement celle du départ.
Pour le buffet, refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et prépare la vaisselle, les ustensiles de service et les poubelles avant l’installation. Les tables, chaises et multiprises sont souvent disponibles moins facilement qu’on ne le pense.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance réserver un laser game ?: Réserve idéalement 3 à 4 semaines avant la sortie, surtout si elle a lieu un samedi ou pendant les vacances. Confirme ensuite l’horaire et le nombre définitif de joueurs 5 à 7 jours avant.
Quand envoyer les invitations pour une sortie laser game ?: Envoie les invitations 2 à 3 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse fixée environ 7 jours avant. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et d’ajuster les équipes.
Que prévoir pour un buffet après un laser game ?: Prévois les boissons, la nourriture, les assiettes, bols, verres, couverts et ustensiles de service. Installe le buffet au moins 30 minutes avant l’arrivée du groupe et garde les boissons au frais pendant plusieurs heures.
Quand confirmer le nombre de participants au laser game ?: Communique le nombre définitif au centre 5 à 7 jours avant la sortie, après avoir vérifié les inscriptions et les paiements. Note séparément les besoins alimentaires afin de les transmettre en même temps.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.