Checklist para organizar una salida de láser tag
Una salida de láser tag necesita más coordinación que solo reservar una partida. Primero debes confirmar el lugar y la hora, reunir las inscripciones y cerrar el número de participantes. Después toca organizar pagos, transporte, comida y materiales, dejando preparada la recepción y la distribución de equipos. Esta checklist reúne 46 tareas y 37 cosas para que sepas qué resolver con antelación y qué comprobar justo antes de empezar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar laser game
Confirmar el lugar y la hora
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Comprobar los pagos
Compartir transporte y ruta
Comunicar el número definitivo
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar la comida
3 personas
Reunir los materiales
2 personas
Imprimir la información de los participantes
Comprobar el lugar
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar la música
Dejar listo el orden del juego
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Preparar la distribución de equipos
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Explicar el juego
2 personas
Asignar equipos
2 personas
Guiar las rondas de laser game
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Servir café y té
2 personas
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Acompañar la tertulia libre
2 personas
Seguimiento
Empacar lo sobrante
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Cargar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Comprobar la liquidación final
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 36
- Mesas de buffetcant. 2
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 36
- Cuencos reutilizablescant. 36
- Vasos reutilizablescant. 50
- Tazas de cafécant. 36
- Cubiertoscant. 36
- Cuencos de serviciocant. 8
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzas de servircant. 4
- Teterascant. 2
- Cafetera
- Termoscant. 3
Equipo
- Altavoz Bluetooth
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Cables de cargacant. 4
Material deportivo
- Chalecos de láser tagcant. 30
- Pistolas de láser tagcant. 30
- Cintas del equipocant. 30
- Hojas de puntuacióncant. 40
- Bolígrafoscant. 10
Decoración
- Globoscant. 40
- Guirnaldascant. 6
- Cartel de bienvenida
- Premioscant. 3
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 4
- Pulseras luminosascant. 36
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Esponjascant. 6
- Paños de microfibracant. 10
- Cepillos para fregarcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el láser tag y confirma lugar y hora con varias semanas de margen. No envíes las invitaciones hasta tener esos datos cerrados; así evitas corregir horarios o direcciones después.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de comunicar el número definitivo. Haz una última comprobación de pagos y participantes entre 3 y 5 días antes.
- Comparte la ruta y las opciones de transporte al menos 7 días antes. Incluye la hora de llegada, no solo la hora de inicio de la partida, porque la recepción y la distribución de equipos requieren tiempo.
- Prepara la comida, enfría las bebidas y monta el buffet antes de que lleguen los participantes. Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y reserva un espacio separado para platos, vasos y cubiertos.
- Comprueba el lugar y reúne el material el día anterior. Deja listos los chalecos, pistolas, cintas de equipo, hojas de puntuación, bolígrafos, cables y la información impresa de los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que reservar una salida de láser tag?
- Haz la reserva al menos 3 o 4 semanas antes, especialmente si el grupo es grande o necesitas una hora concreta. Confirma de nuevo el lugar y el horario cuando cierres las inscripciones.
- ¿Cuándo debo cerrar la lista de participantes?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes de la salida. Comunica el número definitivo al centro después de comprobar pagos y preferencias dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar al láser tag?
- Planifica la llegada entre 30 y 45 minutos antes de la partida. Ese margen permite recibir al grupo, comprobar la lista y preparar la distribución de equipos sin retrasar el juego.
- ¿Cuándo preparo la comida y las bebidas?
- Haz la compra entre 1 y 2 días antes y enfría las bebidas la víspera. Prepara la comida y monta el buffet el mismo día, antes de que llegue el grupo.
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