Lasergame-Ausflug organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Lasergame-Ausflug braucht mehr Vorbereitung als nur eine Spielbuchung. Du musst den Termin bestätigen, Anmeldungen und Ernährungswünsche sammeln, Zahlungen prüfen und die endgültige Teilnehmerzahl rechtzeitig weitergeben. Auch Anfahrt, Getränke, Essen und die Ausgabe der Ausrüstung solltest du vorab klären. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung bis zum Empfang und der Teameinteilung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Lasergame reservieren
Ort und Zeit bestätigen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Zahlungen prüfen
Transport und Route teilen
Endgültige Anzahl durchgeben
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Essen vorbereiten
3 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Teilnehmerinformationen ausdrucken
Ort überprüfen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Buffet aufbauen
3 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Musik anschließen
Spielaufbau bereitlegen
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
Teameinteilung vorbereiten
2 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
Spielanleitung geben
2 Personen
Teams einteilen
2 Personen
Laser-Game-Runden begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Preisverleihung durchführen
2 Personen
Freies Beisammensein begleiten
2 Personen
Nachbereitung
Restbestände verpacken
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien einladen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Endabrechnung prüfen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 36
- BuffetischeAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 36
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 36
- Wiederverwendbare GläserAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 36
- BestecksetsAnz. 36
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ServierzangenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- Kaffeemaschine
- ThermoskannenAnz. 3
Ausstattung
- Bluetooth-Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- LadekabelAnz. 4
Sportmaterial
- Lasertag-WestenAnz. 30
- Lasertag-GewehreAnz. 30
- TeambänderAnz. 30
- WertungsbögenAnz. 40
- StifteAnz. 10
Dekoration
- BallonsAnz. 40
- GirlandenAnz. 6
- Willkommensschild
- PreiseAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 4
- LeuchtarmbänderAnz. 36
Reinigung
- EimerAnz. 2
- SchwämmeAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 10
- SpülbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere das Lasergame möglichst mehrere Wochen vorher und bestätige Ort, Startzeit, Spieldauer sowie die maximale Teilnehmerzahl schriftlich. So fallen Änderungen bei der Anreise oder beim Zeitplan nicht erst am Veranstaltungstag auf.
- Setze für Einladungen und Rückmeldungen feste Fristen: mindestens 7 Tage für Zu- oder Absagen und 3 bis 5 Tage für Ernährungswünsche. Aktualisiere danach die Teilnehmerliste und melde die endgültige Anzahl beim Anbieter.
- Teile Route, Treffpunkt und Abfahrtszeit spätestens 48 Stunden vorher. Prüfe, ob alle wissen, wann sie eintreffen müssen und ob für die Strecke zusätzliche Zeit für Parkplatzsuche oder Umsteigen nötig ist.
- Kühle Getränke am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vorher und bereite Essen, Geschirr sowie Servierbesteck vor dem Empfang vor. Häufig vergessen werden außerdem genug Gläser, Abfallbehälter und ein eigenes Schneidebrett für die Verpflegung.
- Lege Teambänder, Wertungsbögen und Stifte vor Beginn am Empfangstisch bereit und drucke die Teilnehmerinformationen aus. Teste Musik, Ladekabel und Verlängerungskabel mindestens 30 Minuten vor dem Start, damit der Spielaufbau nicht unter Zeitdruck gerät.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Lasergame-Ausflug reservieren?
- Reserviere den Termin idealerweise 3 bis 6 Wochen vorher. Bei größeren Gruppen oder einem Termin am Wochenende solltest du zusätzlich frühzeitig nach freien Zeitfenstern und der maximalen Gruppengröße fragen.
- Wann sollte ich die endgültige Teilnehmerzahl beim Lasergame-Anbieter melden?
- Melde die endgültige Anzahl etwa 3 bis 5 Tage vor dem Ausflug, sofern der Anbieter keine andere Frist nennt. Prüfe vorher auch offene Zahlungen und besondere Ernährungswünsche.
- Was muss ich für einen Lasergame-Ausflug an Essen und Getränken einplanen?
- Plane pro Person etwa 1 bis 1,5 Liter Getränke für den gesamten Ausflug ein, bei warmem Wetter mehr. Bereite die Verpflegung so vor, dass sie spätestens 30 Minuten vor der Ankunft bereitsteht, und berücksichtige alle gemeldeten Unverträglichkeiten.
- Wann sollte ich die Route und den Treffpunkt verschicken?
- Schicke Route, Treffpunkt und Abfahrtszeit spätestens 48 Stunden vor dem Termin. Bitte die Teilnehmer, 10 bis 15 Minuten vor der vereinbarten Zeit einzutreffen, damit die Teameinteilung und der Spielbeginn pünktlich klappen.
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