Checklist pour organiser une soirée théâtre

Une soirée théâtre demande de coordonner le spectacle, la salle, le public et la technique dans le bon ordre. Cette checklist rassemble les préparatifs à suivre, des premières réservations jusqu’à l’accueil des visiteurs. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, fichiers audio, accessoires, accès à la salle et répartition des rôles. Le jour J, vous disposez ainsi d’un déroulé clair et du matériel nécessaire pour installer, jouer et recevoir le public sans improviser.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Valider la date et la salle
2 personnes
Définir le spectacle et le programme
3 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Confirmer les réservations
Commander le catering
2 personnes
Réserver la technique
Imprimer le programme
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le déroulé
Confirmer la répartition des rôles
2 personnes
Vérifier les costumes et les accessoires
3 personnes
Vérifier les éléments de décor
3 personnes
Établir la liste des cues techniques
2 personnes
Tester la musique et les fichiers audio
2 personnes
Briefer les accompagnateurs du public
2 personnes
Communiquer la restauration et les allergies
Faire les courses
3 personnes
Apporter le matériel à la salle
4 personnes
Vérifier la salle et les accès
2 personnes
Distribuer la liste du personnel
Préparer la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
Libérer le sol de la salle
3 personnes
Monter les éléments de scène
4 personnes
Suspendre le fond de scène
3 personnes
Installer le décor
4 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer les pieds d’éclairage
3 personnes
Brancher l'éclairage de scène
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la musique et les cues
2 personnes
Mettre en place la table de restauration
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Déposer les programmes
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les sorties de secours
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Désigner les vestiaires
Préparer les costumes
3 personnes
Aménager le maquillage et l’espace miroir
2 personnes
Réaliser la répétition technique
5 personnes
Répéter les changements de décor
4 personnes
Préparer les collations de pause
3 personnes
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Accompagner le public à la salle
3 personnes
Assurer la technique du spectacle
3 personnes
Accompagner les artistes en coulisses
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir la pause
4 personnes
Reconduire le public dans la salle
2 personnes
Accompagner les applaudissements finaux
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Servir les boissons d’au revoir
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Démonter le décor
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler les costumes
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Compter et emballer le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger la déco en toute sécurité
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Ranger le catering restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Chaises pour le publicqté 180
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Bureau d’accueil
Tables de logeqté 4
Miroirsqté 4
Poubellesqté 8

Décoration

Fond de scène
Rideaux noirsqté 4
Panneau de théâtreqté 2
Panneaux décoratifsqté 6
Plantes artificiellesqté 6
Chemins de tableqté 12
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandeqté 6
Compositions floralesqté 4

Équipement

Table de mixage
Intervenants actifsqté 2
Moniteur de scène
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable
Boîtier DI
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 6
Barres lumineuses LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Rallongesqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 200
Tasses à caféqté 120
Plateauxqté 120
Assiettes à gâteauqté 200
Cuillères à caféqté 120
Couverts de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Glacièresqté 4
Bacs de rangementqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 3
Tire-bouchonsqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, la salle, le spectacle et le programme avant de concevoir les invitations. Sans ces informations, vous risquez de devoir corriger les invitations ou de gérer des réservations incomplètes.
Fixez une date limite d’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu. Établissez ensuite une liste actualisée des visiteurs, en séparant les réservations confirmées et les réponses encore attendues.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez les allergies au traiteur avant de commander. Une vérification 3 à 5 jours avant la soirée évite les changements de dernière minute.
Testez la musique, les fichiers audio, les microphones et le matériel de scène au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Préparez aussi la liste des cues techniques et vérifiez les rallonges, multiprises et le ruban gaffer.
Attribuez les rôles avant le jour J et briefez les accompagnateurs du public à l’avance. Le déroulé imprimé, la liste du personnel, les badges et les moyens de paiement doivent être regroupés à l’accueil avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée théâtre ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la représentation. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant, afin de confirmer les réservations, la restauration et la liste des visiteurs.
Combien de temps prévoir pour installer une soirée théâtre ?: Prévoyez au minimum 2 heures pour installer le mobilier, les éléments de décor et la technique. Ajoutez 30 minutes pour tester les micros, la musique, les fichiers audio et les cues avant l’accueil du public.
Quand commander le catering pour une soirée théâtre ?: Passez la commande au moins 5 à 7 jours avant l’événement, une fois le nombre de visiteurs suffisamment stable. Vérifiez les allergies et les besoins alimentaires 3 jours avant la soirée.
Que vérifier le jour même d’une soirée théâtre ?: Vérifiez les accès, la salle, les chaises, les costumes, les accessoires, le décor et tout le matériel technique avant l’arrivée du public. Gardez au moins 30 minutes pour régler les derniers détails et préparer la caisse ou les moyens de paiement.

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